Otimização de processos: benefícios para a área fiscal

Otimização de processos

Atualmente, são poucas as empresas que não adotam tecnologias para otimização de processos internos e melhores resultados. Afinal, esse é o primeiro passo para alcançar ganho de produtividade, maior visibilidade de cadeia e, como consequência disso, redução de custos e um melhor posicionamento no mercado.

Agora, você já imaginou conseguir otimizar a área mais complexa e burocrática da sua empresa? Pois bem, acredito que você já deve saber de qual área estamos falando. Isso mesmo, da área fiscal! Nesse campo, o Brasil é considerado um dos países mais complexos do mundo. As empresas sofrem com as mais diversas exigências legais: formatação de documentos, diferentes prefeituras e multas e juros altíssimos. Não à toa, pesquisas apontam que 45% das empresas brasileiras buscam investir em automação de processos fiscais em 2022. Isso revela uma tendência de driblar a burocracia com tecnologia para resolver toda a parte manual e complexa envolvida no processo.

Nesse artigo, vamos explorar a importância da otimização de processos e os benefícios para área fiscal de uma empresa. Vamos aprofundar nos quatro mais importantes:

  • Eficiência;
  • Clareza em processos e resolução de problemas;
  • Melhor relacionamento com fornecedores;
  • Engajamento do time.

1) Otimizar processos garante mais eficiência

Sabe quando você não encontra a roupa que deseja porque seu armário está bagunçado e basta arrumá-lo para encontrar o que procura? É assim que funciona com a área fiscal! Otimizar processos auxilia a eliminar etapas desnecessárias que exigem tempo e esforço do time.

Por exemplo, com a captura e validação automáticas das notas, evita-se a digitalização manual. Assim, deixando apenas o essencial para que a cadeia fiscal flua de maneira saudável, garantindo entregas mais rápidas, de qualidade e que demandem menos da equipe.

2) Clareza de processos e resolução de problemas

Sem o tempo gasto com as diversas atividades manuais que parecem infinitas, o esforço se volta para a parte estratégica. Ou seja, eliminar o fator que ocupava grande parte da rotina da equipe possibilita maior clareza sobre o todo da cadeia. Assim, permitindo a elaboração de soluções de otimização das etapas para além da parte técnica.

E tem mais: uma solução inteligente que controla toda a cadeia fiscal possibilita maior visibilidade quando algo está errado, trazendo agilidade na correção e transparência da resolução.

3) Melhor relacionamento com fornecedores

Sabe aquele momento do mês que os fornecedores começam a ligar sem parar a respeito de notas atrasadas? Pois é, isso não precisa mais acontecer!

Construir um bom relacionamento com os fornecedores de sua empresa é uma parceria fundamental para a saúde do negócio. Com a automação da cadeia, os processos ficam mais eficientes, eliminando os atrasos de pagamentos aos fornecedores e garantido total visibilidade ao time sobre cada uma das etapas que as notas percorrem.

4) Engajamento do time

Sem hora extra, sem trabalho manual e sem rotina burocrática. Parece impossível, não é mesmo? Mas é apenas a descrição do dia a dia de um time com os processos otimizados!

Retirar as tarefas manuais e desenvolver uma rotina estratégica é uma novidade que engaja qualquer time! Afinal, trabalho manual um robô pode fazer, agora a elaboração estratégica depende dos humanos. 

Mas pera aí… E como eu otimizo os processos da minha empresa?

É preciso ter em mente que a otimização de processos não é tão simples… Não basta adotar uma tecnologia e pronto, problemas resolvidos! Otimizar a área fiscal, que normalmente é a mais complexa da empresa, não acontece do dia para a noite, é necessário um trabalho constante e estratégico de repensar todas as etapas.

É nesse ponto que entra a V360! Nosso produto automatiza toda cadeia Req2Pay, ou seja, o processo fiscal de ponta a ponta. Mas, vamos além disso! Nossa entrega não é apenas implementar a ferramenta que automatiza o ingresso fiscal, é também a construção recorrente do nosso time com a empresa para repensar todo o processo. Assim, elaboramos as melhores e mais inovadores estratégias para otimizar a cadeia ao máximo e garantir que as etapas fiquem claras e bem definidas.

Esses são são alguns pontos de atuação do V360:

  • Integração completa com qualquer ERP;
  • +40 validações, com possibilidade de padronizar de acordo com necessidade;
  • Portal de fornecedores com total visibilidade do processo para todas as partes envolvidas;
  • Captura dos mais diversos tipos de documentos (SEFAZ, prefeituras, sites de concessionárias, e-mail etc);
  • +1.400 prefeituras catalogadas para ingresso automático de nota de serviço.

Assim, solucionamos os principais problemas fiscais, acompanhando de perto todo o processo, desde a implantação e treinamento do time até as dúvidas do dia a dia.

Com o V360, é possível a redução de 98.7% das multas e juros e até 99.6% de automação total do ingresso fiscal! Ambos os resultados baseados em cases reais de sucesso que obtivemos nas maiores empresas do Brasil.

Se conquistar esses resultados e otimizar os processos fiscais com uma solução inteligente interessa a sua empresa, solicite um business case gratuito e veja como podemos te ajudar.

NFe, NFS-e, DANFe e XML: simplificando os conceitos

De complicada já basta a nossa rotina na área fiscal, não é mesmo? É por isso que, neste artigo, você encontrará as principais diferenças entre NFe, NFS-e DANFe e XML de forma simples e eficaz. Vamos lá?

 

NFe (Nota Fiscal eletrônica)

  • Registra as movimentações comerciais;
  • É emitida e armazenada eletronicamente;
  • Os dados da NFe devem ser transmitidos à Secretaria da Fazenda (SEFAZ);
  • Possui validade jurídica.

 

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica)

  • Registra as prestações de serviços;
  • É emitida e armazenada eletronicamente;
  • Os dados da NFS-e devem ser transmitidos à Prefeitura através do Recibo Provisório de Serviços (RPS).

 

DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica)

  • Resume todas as informações da NFe;
  • Precisa acompanhar a movimentação da mercadoria no formato impresso;
  • Não possui validade jurídica;
  • A DANFe é um documento no qual contém a chave de acesso (44 dígitos) ao Sefaz, por meio do qual será possível consultar a NFe e baixá-la no formato XML.

 

Arquivo XML

  • É o formato do arquivo da NFe;
  • Pode ser mantido no formato digital, sendo necessário seu envio à Secretaria da Fazenda;
  • Possui validade jurídica;
  • Para conseguir o arquivo XML, é necessário acessar, por meio do código de 44 dígitos presente no DANFe, o Portal da NFe.

 

Existem algumas ferramentas capazes de automatizar o processo de captura das NFe. Assim, evita que você precise esperar que seu fornecedor envie o DANFe para, somente então, ter acesso ao XML. Confira neste link alguns mecanismos para aumentar a produtividade do time fiscal da sua empresa.

E agora, entendeu bem as diferenças dos conceitos de NFe, NFS-e, DANFe e XML?

Esperamos que tenha gostado! Até a próxima! 🙂

Time fiscal: como aumentar a produtividade?

Fazer a escrituração, conferir e gerir todos os documentos fiscais, atualizá-los constantemente de acordo com as fases dos processos, garantir o cumprimento das obrigações acessórias, evitar atrasos, multas e juros… Sabemos que a rotina da área fiscal envolve uma intensa integração a fim de garantir o cumprimento de cada uma das tarefas. Muitas vezes, focamos nossa energia em processos manuais e operacionais, deixando de dar mais atenção à elaboração de estratégias de melhorias, que são medidas, de fato, capazes de aumentar a produtividade do time fiscal. 

Fazer mais em menos tempo parece difícil, não é? Mas continue com a gente porque, neste artigo, você encontrará soluções aos principais desafios à produtividade, como: 

  • Definir todas as etapas do processo fiscal;
  • Alinhar toda a rotina do time de fiscal;
  • Capacitação incessante da equipe;
  • Automatizar processos manuais

Soluções: os principais desafios à produtividade fiscal

  • Definir todas as etapas do processo fiscal

As etapas envolvidas no processo fiscal precisam ser bem definidas e claras para todos os membros da equipe e seus fornecedores, gerando um ambiente mais estável e evitando, assim, duplicidade de tarefas e erros básicos que atrapalham o efetivo desempenho. Dessa forma, sugerimos que você trace todo o processo fiscal da sua empresa, o passo a passo, do começo ao fim. 

Pergunte-se: 

  • Qual é a primeira etapa do processo? 
  • Quem será responsável por ela? 
  • Como ela deve ser feita? 
  • O que deve ser evitado?
  • Qual é o prazo médio para sua resolução? 
  • O que deve ser feito com o produto final? 
  • Qual é a segunda etapa do processo? 

Siga este processo sucessivamente, validando sua efetividade com o fornecedor. No caráter interno, a importância de estruturação se dá pelo fato de que o time precisa das informações para poder trabalhar com qualidade, focando no necessário e atingindo as expectativas. Dessa forma, para que todos tenham uma boa visualização, é válido criar um workspace e compartilhá-lo com toda a equipe do time, sinalizando cada etapa, seus prazos e responsáveis. Neste ponto, vale ressaltar a importância de organizar uma agenda tributária, incluindo (e atualizando) as datas das etapas. 

  • Alinhar toda a rotina do time de fiscal

Alguns pontos essenciais dentro da rotina fiscal devem ser salientados, como:

  • Conferência dos documentos fiscais

Aqui, devemos destacar duas esferas: a primeira, conferindo se os dados presentes na Nota Fiscal correspondem às informações do produto solicitado. A segunda, conferindo se a Nota Fiscal obtida corresponde à estrutura da escrituração. Assim, erros identificados nesta etapa poderão ser corrigidos antes mesmo de a mercadoria sair do fornecedor;

  • Atualização quanto aos prazos e ao andamento do processo

É importante que exista uma efetiva comunicação entre os diferentes setores da empresa, permitindo a melhoria do fluxo de informações. Dessa forma, evita-se divergências com relação à mercadoria, descumprimento de prazos, pagamento e recepção do produto. Mais uma vez, ferramentas que possibilitam o compartilhamento das etapas, não somente dentro do departamento, mas também em um nível macro, podem ser úteis;

Todos os prazos e processos que citamos neste artigo devem ser validados, antes de estabelecidos, com o seu fornecedor. Defina e compartilhe uma janela de recebimentos, evitando que receba as NFs fora do período estabelecido. E, claro, notifique o provedor sempre que houver divergências, criando espaço para aprimoramento na próxima entrega.

  • Capacitação incessante da equipe

Segundo o Banco Mundial, o Brasil possui o sistema tributário mais complexo do mundo: as empresas gastam, em média, até 1.501 horas para pagar impostos. Dessa forma, é importante oferecer, aos funcionários, um treinamento efetivo: ao entrar na empresa, demonstrar como funciona a rotina fiscal e, nos meses seguintes, motivar o constante compartilhamento das atualizações referentes ao sistema. 

É possível utilizar cursos já disponíveis, como o “Gestão Tributária Municipal”, oferecido pela Escola Virtual do Governo, ou até mesmo criar reuniões periódicas destinadas especificamente ao mútuo ensino e aprendizado dos membros.

  • Automatizar processos manuais

Já imaginou o quanto de tempo, esforço e erros poderiam ser poupados se existisse um mecanismo, dentro da sua empresa, que automatizasse todo o processo de recebimento fiscal? Sua equipe poderia dedicar maior atenção à elaboração de estratégias que maximizassem seu desempenho, prevendo possíveis erros e traçando novas soluções. Nesse cenário, aumentar a produtividade do time fiscal se torna possível! 

Então, relembrando:

  • Foque na treinamento de sua equipe durante toda a trajetória do funcionário na empresa;
  • Estude o funcionamento do seu time e crie um fluxo de trabalho com todas as etapas bem definidas. Deixe tudo nítido!;
  • Promova a integração dentro do departamento, permitindo que todos tenham acesso às etapas do processo;
  • Poupe tempo, esforço e dinheiro por meio da utilização de automatismos já existentes. 

Conclusão

A boa notícia é que somos especialistas em transformação digital: criamos a ferramenta responsável por facilitar o dia a dia e otimizar todos os resultados. Com o V360, todas as soluções apresentadas neste texto são incorporadas à empresa: integração entre os membros da equipe e com seus fornecedores, automação de captura e validação das NFs e detecção de seus erros com antecedência, dirigindo-as à correção, ampla visualização dos processos e constantes atualizações. 

Dê uma olhada nos números que conseguimos até agora:

  • Ingresso, de forma automatizada, de 99,6% das Notas Fiscais;
  • Processamento de uma NF em menos de um minuto;
  • Aumento da produtividade do time em até 10x;
  • Redução, em até 99,2%, do pagamento de multas e juros por ano.

Esperamos que este texto tenha te ajudado a pensar um pouco mais sobre a otimização do tempo e como aumentar a produtividade do seu time fiscal. Se você quiser realizar um business case gratuito com um de nossos especialistas, clique aqui. Até a próxima!

 

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