Fazer a escrituração, conferir e gerir todos os documentos fiscais, atualizá-los constantemente de acordo com as fases dos processos, garantir o cumprimento das obrigações acessórias, evitar atrasos, multas e juros… Sabemos que a rotina da área fiscal envolve uma intensa integração a fim de garantir o cumprimento de cada uma das tarefas. Muitas vezes, focamos nossa energia em processos manuais e operacionais, deixando de dar mais atenção à elaboração de estratégias de melhorias, que são medidas, de fato, capazes de aumentar a produtividade do time fiscal. 

Fazer mais em menos tempo parece difícil, não é? Mas continue com a gente porque, neste artigo, você encontrará soluções aos principais desafios à produtividade, como: 

• Definir todas as etapas do processo fiscal;
• Alinhar toda a rotina do time de fiscal;
• Capacitação incessante da equipe;
• Automatizar processos manuais

Soluções: os principais desafios à produtividade fiscal

• Definir todas as etapas do processo fiscal

As etapas envolvidas no processo fiscal precisam ser bem definidas e claras para todos os membros da equipe e seus fornecedores, gerando um ambiente mais estável e evitando, assim, duplicidade de tarefas e erros básicos que atrapalham o efetivo desempenho. Dessa forma, sugerimos que você trace todo o processo fiscal da sua empresa, o passo a passo, do começo ao fim. 

Pergunte-se: 

• Qual é a primeira etapa do processo? 
• Quem será responsável por ela? 
• Como ela deve ser feita? 
• O que deve ser evitado?
• Qual é o prazo médio para sua resolução? 
• O que deve ser feito com o produto final? 
• Qual é a segunda etapa do processo? 

Siga este processo sucessivamente, validando sua efetividade com o fornecedor. No caráter interno, a importância de estruturação se dá pelo fato de que o time precisa das informações para poder trabalhar com qualidade, focando no necessário e atingindo as expectativas. Dessa forma, para que todos tenham uma boa visualização, é válido criar um workspace e compartilhá-lo com toda a equipe do time, sinalizando cada etapa, seus prazos e responsáveis. Neste ponto, vale ressaltar a importância de organizar uma agenda tributária, incluindo (e atualizando) as datas das etapas. 

• Alinhar toda a rotina do time de fiscal

Alguns pontos essenciais dentro da rotina fiscal devem ser salientados, como:

• Conferência dos documentos fiscais

Aqui, devemos destacar duas esferas: a primeira, conferindo se os dados presentes na Nota Fiscal correspondem às informações do produto solicitado. A segunda, conferindo se a Nota Fiscal obtida corresponde à estrutura da escrituração. Assim, erros identificados nesta etapa poderão ser corrigidos antes mesmo de a mercadoria sair do fornecedor;

• Atualização quanto aos prazos e ao andamento do processo

É importante que exista uma efetiva comunicação entre os diferentes setores da empresa, permitindo a melhoria do fluxo de informações. Dessa forma, evita-se divergências com relação à mercadoria, descumprimento de prazos, pagamento e recepção do produto. Mais uma vez, ferramentas que possibilitam o compartilhamento das etapas, não somente dentro do departamento, mas também em um nível macro, podem ser úteis;

• Planejamento junto ao fornecedor

Todos os prazos e processos que citamos neste artigo devem ser validados, antes de estabelecidos, com o seu fornecedor. Defina e compartilhe uma janela de recebimentos, evitando que receba as NFs fora do período estabelecido. E, claro, notifique o provedor sempre que houver divergências, criando espaço para aprimoramento na próxima entrega.

• Capacitação incessante da equipe

Segundo o Banco Mundial, o Brasil possui o sistema tributário mais complexo do mundo: as empresas gastam, em média, até 1.501 horas para pagar impostos. Dessa forma, é importante oferecer, aos funcionários, um treinamento efetivo: ao entrar na empresa, demonstrar como funciona a rotina fiscal e, nos meses seguintes, motivar o constante compartilhamento das atualizações referentes ao sistema. 

É possível utilizar cursos já disponíveis, como o “Gestão Tributária Municipal”, oferecido pela Escola Virtual do Governo, ou até mesmo criar reuniões periódicas destinadas especificamente ao mútuo ensino e aprendizado dos membros.

• Automatizar processos manuais

Já imaginou o quanto de tempo, esforço e erros poderiam ser poupados se existisse um mecanismo, dentro da sua empresa, que automatizasse todo o processo de recebimento fiscal? Sua equipe poderia dedicar maior atenção à elaboração de estratégias que maximizassem seu desempenho, prevendo possíveis erros e traçando novas soluções. Nesse cenário, aumentar a produtividade do time fiscal se torna possível! 

Então, relembrando:

• Foque na treinamento de sua equipe durante toda a trajetória do funcionário na empresa;
• Estude o funcionamento do seu time e crie um fluxo de trabalho com todas as etapas bem definidas. Deixe tudo nítido!;
• Promova a integração dentro do departamento, permitindo que todos tenham acesso às etapas do processo;
• Poupe tempo, esforço e dinheiro por meio da utilização de automatismos já existentes. 

Conclusão

A boa notícia é que somos especialistas em transformação digital: criamos a ferramenta responsável por facilitar o dia a dia e otimizar todos os resultados. Com o V360, todas as soluções apresentadas neste texto são incorporadas à empresa: integração entre os membros da equipe e com seus fornecedores, automação de captura e validação das NFs e detecção de seus erros com antecedência, dirigindo-as à correção, ampla visualização dos processos e constantes atualizações. 

Dê uma olhada nos números que conseguimos até agora:

• Ingresso, de forma automatizada, de 99,6% das Notas Fiscais;
• Processamento de uma NF em menos de um minuto;
• Aumento da produtividade do time em até 10x;
• Redução, em até 99,2%, do pagamento de multas e juros por ano.

Esperamos que este texto tenha te ajudado a pensar um pouco mais sobre a otimização do tempo e como aumentar a produtividade do seu time fiscal. Se você quiser realizar um business case gratuito com um de nossos especialistas, clique aqui. Até a próxima!