A transformação digital é uma necessidade que agrega competitividade ao seu negócio. Quando falamos da área fiscal, inclusive, esses benefícios ocorrem de imediato. Afinal de contas, uma área envolta por tantos detalhes, prazos, burocracias e exigências legais tem muito a se beneficiar das tendências de tecnologia. E é justamente isso que vamos destacar ao longo deste artigo.
Vamos abordar os seguintes assuntos nos tópicos a seguir:
- Por onde começar a transformação digital?
- Quais são os principais desafios?
- Divergências na nota fiscal
- Falta de processos estruturados
- Trabalhos repetitivos e burocráticos feitos manualmente
- Falta de padronização
- Qual é o caminho para a implementação da transformação digital?
Acompanhe-nos nesta leitura e entenda como é possível transformar a área fiscal da sua empresa focando na transição por soluções tecnológicas na sua rotina!
Por onde começar a transformação digital
Transformação digital não significa, apenas, o investimento em novas tecnologias. Não se trata apenas disso — embora as soluções tecnológicas façam parte do caminho fundamental do processo.
É preciso também um olhar atento às tendências para o seu setor e um trabalho constante de alinhamento às necessidades do seu negócio .
Daí, a importância em pensar na transição do analógico para as soluções on-line de acordo com as características do seu negócio. Existem as tecnologias corretas para você e que vão caminhar lado a lado com os seus processos. Transformação digital é, acima de tudo, uma mudança de pensamento.
Isso começa com a centralização dos processos e da integração de áreas internas e externas. Para a área fiscal, estamos falando também de fatores de fora, como a sua relação com os fornecedores.
E a transformação digital está aí, já com a proposta de automatizar processos que possam agregar uma padronização harmônica para o seu fluxo de trabalho.
Mas antes de tudo, é preciso, primeiramente, entender os processos, analisar toda a sua cadeia produtiva e entender como a transição digital agrega ao trabalho.
Tem, ainda, a geração de dados e relatórios que favorecem a análise de indicadores para o constante monitoramento de oportunidades de ganho de eficiência.
É aí que deve começar o seu pensamento: na realização de quais soluções podem se acomodar às particularidades do seu negócio para que, gradualmente, seja possível adaptá-las à sua realidade. Em seguida, foque em alguns pontos específicos para identificar oportunidades e carências no seu fluxo de trabalho, como:
- planeje uma governança forte para o seu negócio;
- tenha papéis e responsabilidades bem definidos;
- obtenha uma visão da cadeia de trabalho como um todo;
- estabeleça uma gestão dos dados para que todo o sistema seja baseado em cima de dados mestres;
- invista em uma ferramenta que ajude a identificar e antecipar problemas e também automatize processos.
Quais são os principais desafios?
Na área fiscal, especificamente, uma série de fatores pode interpelar o caminho da sua transformação digital. Confira alguns dos mais comuns, a seguir, e entenda como solucioná-los!
Erros no preenchimento da nota fiscal
É comum encontrar erros nos dados da nota fiscal, que acabam dificultando a sua inserção no ERP para posterior pagamento. No entanto, esse problema tem uma solução relativamente prática que consiste na automatização da leitura dos dados da nota e integração deles com as informações associadas no ERP.
A primeira etapa para que essa automatização funcione é adicionar o número do pedido na nota, assim ficará mais fácil confrontar essa informação com os dados presentes no seu ERP. Em seguida, é possível identificar rapidamente os dados do pedido, e por consequência os tributários, para validar o documento sem os comuns erros de preenchimento (CNPJ do tomador, CNPJ do prestador, valores totais e unitários, unidade de medida, alíquotas de impostos…).
Falta de processos estruturados
Sem mapear o fluxo de trabalho na sua empresa, fica difícil entender quais são as reais necessidades e projetar objetivos com clareza.
Para a transformação digital ter êxito na sua área fiscal — e em qualquer setor —, é preciso fazer esse mapeamento e conhecer melhor todas as características do fluxo de trabalho. Só assim será possível monitorar o desempenho do trabalho e quais são as prioridades para ajustar e melhorar o fluxo produtivo.
Trabalhos repetitivos e burocráticos feitos manualmente
Você já imaginou poupar recursos (tempo e dinheiro) ao investir em soluções de automatização? Seus profissionais deixam de assumir atividades que estão expostas a erros humanos (como preenchimentos equivocados) que geram retrabalho, e se tornam mais analíticos e estratégicos.
Por sua vez, o trabalho automatizado é realizado conforme as características do seu negócio e conferem mais segurança, agilidade e produtividade de maneira equilibrada. Algo que ainda pode render uma significativa dose de economia no seu dia a dia a partir da redução de multas e juros.
Falta de padronização
O Brasil, além de contar com legislações distintas entre municípios, tem algo que dificulta a vida dos prestadores e tomadores de serviços com relação às notas fiscais: a falta de padronização no layout delas.
Há quem emita o documento em PDF , outros em formato XML, e mesmo dentro desses formatos também existe diferença de layouts. O caminho para lançar esses documentos, até então, vinha sendo o trabalho manual
E sabemos o quanto isso pode tornar o processo suscetível a erros, não é mesmo?
Veja também: como controlar os problemas mais comuns de recebimento fiscal
Qual é o caminho para a implementação da transformação digital?
Além dos que foram apresentados neste artigo, existem outros desafios e obstáculos no percurso para a transformação digital. Essa é uma jornada ininterrupta e de constante desenvolvimento.
E soluções completas, como o V360, estão aí justamente para tornar o seu trabalho de transição mais fácil e eficiente.
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