O V360 tem como uma de suas principais características a adaptação ao fluxo e às necessidades dos clientes em seus mais diversos cenários. Um cenário muito recorrente de nossos clientes é o fluxo de Notas Fiscais de Comissão, em que as empresas pagam seus parceiros comerciais (por exemplo, correspondentes bancários para instituições financeiras). 

Apesar das notas de comissão, na prática, serem uma nota fiscal de serviço, elas geralmente têm regras específicas de tratamento e validação que diferem dos demais serviços tomados. Muitas vezes a empresa tem um sistema ou ferramenta interna que calcula esse valor de comissão a partir de informações operacionais. Dependendo do volume, fazer a validação dessas regras de negócio específicas pode ser custoso e propenso a erros. 

Dessa forma, a partir de nossa experiência em diversas grandes empresas do Brasil, o V360 já automatiza esse processo, de forma a maximizar a produtividade e minimizar os riscos operacionais.

Como o V360 soluciona essa necessidade das empresas?

A partir dos sistemas / ferramentas internas que calculam os valores devidos de comissão, o V360 cria automaticamente um “Relatório de Faturamento”, que pode ou não passar por um workflow interno de aprovação. Após essa etapa, o Relatório de Faturamento fica disponível para o parceiro no Portal V360, que pode inclusive contestar os valores pelo próprio portal (caso a empresa decida permitir essa contestação). A criação do Relatório de Faturamento no V360 pode ser realizada automaticamente a partir da integração (via API ou upload de arquivo) com os sistemas internos que fazem esse cálculo.

Com a validação do parceiro em relação a valores, ele emite a NFSe, que é capturada pelo V360. O V360 captura automaticamente notas fiscais de quase 1.000 prefeituras, que totalizam 90% do volume de ISS do Brasil. Além disso, captura as notas emitidas pelo Portal Nacional de NFSes (100% dos MEIs e algumas prefeituras que aderiram) e pode capturar DANFes de serviço emitidas pela SEFAZ. Também permite a captura automática via uma caixa padronizada de e-mail ou via upload da nota no Portal pelo parceiro ou áreas internas.

Dentro do Portal V360, esse documento é validado automaticamente em relação ao Relatório de Faturamento e outras validações específicas (exemplos abaixo). Caso haja qualquer divergência, ele passa por um workflow de tratamento dessas divergências, envolvendo os responsáveis por esse tratamento (áreas internas e/ou o parceiro). 

Validações automáticas do V360 em relação às notas de comissão: 

• Duplicidade;
• Extemporaneidade;
• Competência e valor (em relação ao relatório de faturamento);
• Data de corte de recebimento;
• Dados do Prestador;
• Dados do tomador;
• Opção pelo Simples Nacional;
• Retenções de IR/ISS;
• Alíquotas dos impostos (ISS e PCC);
• Lei Complementar 116;

Após garantir que a NF está correta, o é escriturado automaticamente para pagamento no ERP da empresa. O V360 conta com conectores nativos para SAP e Protheus, podendo se integrar a qualquer outro ERP via APIs abertas. Uma vez escriturada, o V360 monitora nas prefeituras o status da nota até a data do pagamento, de forma a evitar o pagamento de notas canceladas – caso o fornecedor cancele uma nota já escriturada, o V360 cria automaticamente um workflow para que as áreas internas da empresa estornem o lançamento da NF e atuem junto ao fornecedor. Uma vez no ERP, a nota fiscal segue o processo padrão de pagamento ao parceiro.

Outro aspecto importante é a gestão do processo. O V360 permite que as áreas internas da empresa acompanhem, em tempo real, os principais indicadores de desempenho da operação, de forma a suportar a melhoria contínua do processo ao longo da utilização da solução. Por exemplo, os gestores conseguem informações de volumetria de notas, valor total pago em comissões (podendo quebrar por período de competência e parceiro, por exemplo), visão geral de quantas notas estão paradas em algum lugar do fluxo (e com quem), quais parceiros mais emitem notas fiscais com algum problema etc. Assim, é possível tomar as ações de melhoria de forma tempestiva, de forma a otimizar o processo.

Visão de Dashboard 

A automação deste processo simplifica e agiliza o gerenciamento de comissões das empresas gerando ganhos de compliance, produtividade e custos. Além disso, o V360 dá visibilidade de todas as etapas para os parceiros, permitindo que ele acompanhe o status do documento até o pagamento. Isso evita que o parceiro entre em contato frequentemente com as áreas internas para se informar sobre o pagamento da nota.

Temos diversos clientes com esse processo de pagamento de comissões implantado no V360, apoiando nossos clientes não só com a plataforma tecnológica, mas também com boas práticas de operação desse processo, bem como uma gestão da mudança que garante o engajamento do parceiro com a solução. Só assim pode-se experimentar de forma plena os benefícios da tecnologia.

Esse é mais um exemplo de fluxo da cadeia de Request to Pay possível de ser automatizado com a tecnologia do V360. 

Nossa expertise em implantação e boas práticas é capaz de tornar até processos super específicos em um fluxo simples e automatizado.

Aqui são dois fluxos de exemplo, um deles relacionado ao Relatório de Faturamento, que pode passar por aprovações internas, e o outro relacionado a NFS-e.

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