Dados mestres, ou Master Data, é um termo usado para classificar um conjunto de dados básicos cruciais para o seu negócio. Mantê-los sempre atualizados e com qualidade é fundamental, por exemplo, para o ingresso dos documentos fiscais corretamente. 

A criação de uma rotina de controle e revisão de informações é uma parte importante da automação dos processos.  Na implementação dessa cultura, o principal desafio é a disciplina contínua para manter todos os dados atualizados de forma correta.

Quando focamos no recebimento fiscal, alguns conjuntos de dados mestres se tornam muito importantes. Por exemplo, dados de pedidos de compras, cadastros de fornecedores, cadastros de empresas do grupo, cadastros de itens, cadastros de bases tributárias, dentre outros.

Neste artigo, você vai entender melhor sobre como manter seus dados mestres atualizados corretamente e os principais benefícios disso para o recebimento fiscal. Vamos abordar:

• Importância de cadastros corretos;

• Os benefícios dos dados mestres atualizados:

1. Validação de informações;
2. Escrituração dos dados;
3. Ganhos para toda empresa;

• Solução para atingir os benefícios.

 

 Importância de cadastros corretos

A grande fonte para tomarmos boas decisões são os dados. Conforme mais valor vai sendo agregado aos dados na cadeia da sua empresa, mais importantes as informações se tornam e mais poder para tomar boas decisões você cria.

A necessidade de informações de qualidade fica ainda mais latente quando consideramos processos automatizados de validação, ingresso e fluxos de trabalho. 

Manter os dados corretos no seu ERP é um ponto base na automação fiscal. Independente do cadastro, todos precisam estar corretos para não gerar qualquer problema no ingresso da nota.

É preciso entender que não basta lotar o seu sistema de dados a fim de manter tudo atualizado. Em outras palavras, é preciso fazer uma validação de que toda informação que adentra o seu banco esteja correta! 

O cadastro de dados incorretos pode acarretar uma série de problemas, como a não atribuição da alíquota correta ao item ou serviço que está sendo comprado. Tais erros tornam o seu negócio suscetível ao pagamento de multas e juros. Para evitar problemas, seguem outros exemplos de dados mestres cuja qualidade é crucial para o recebimento fiscal:

• Cadastro de pedidos e itens (material e serviço): avaliar todas as compras, impostos, quantidades;
• Cadastros de cenários tributários: garantir que os impostos estão sendo retidos de forma certa, com quais alíquotas, etc;
• Cadastro de empresas do grupo: garantir que essa informação esteja presente em todas as notas fiscais e de forma correta. O que contribuiu muito também para os fechamentos contábeis;
• Cadastro de fornecedores: direcionar pagamentos, cálculo de impostos, relatórios etc. Os dados precisam estar aderentes à realidade.

 

Os benefícios dos dados mestres atualizados

1-     Validação de informações

A manutenção dos dados mestres atualizados e corretos otimiza o processo do ingresso fiscal. À medida que as notas fiscais chegam na empresa, é preciso compará-las com uma base confiável para garantir que o documento é válido. 

Algumas bases fazem parte do conjunto de dados mestres fundamentais para fazer essa validação, como o número do pedido de compras, cadastro de fornecedores, informações de alíquotas, dentre outras. 

Por isso, a importância de ter um local seguro que se possa conferir, independente do período do mês ou do ano. A vantagem do processo de validação é conseguir fazer uma trava, como um filtro de qualidade. Assim, evitando que notas com erro sejam cadastradas no ERP.

 

2 – Escrituração dos dados 

Após a validação das notas, é preciso escrever os dados no ERP. Nesse momento a nota será associada aos dados mestres internamente no sistema. Sendo assim, garantir que os dados mestres estão corretos e atualizados facilita a gestão fiscal e agiliza esse processo de automação.

A escrituração é o que vai gerar os pagamentos e as guias de recolhimento para prefeituras. Por isso, é um ponto que exige muito cuidado e atenção, já que esses erros são o que geram as multas e juros efetivamente.

 

3 – Ganhos para toda empresa

Garantir que os dados mestres estejam atualizados e corretos trás benefício para toda empresa. Por exemplo, uma base de cadastro de itens de material estará sendo utilizada por diversas áreas: Compras, Recebimento, Estoque, Operação, Recebimento Fiscal, etc.

Nesse sentido, todos se beneficiam e ajudam de forma colaborativa tanto para a saúde do dia a dia das operações, quanto para a visibilidade da alta gestão.

 

Solução para atingir os benefícios

Você pode estar pensando: como se encarregar da manutenção dos dados mestres atualizados no dia a dia do meu negócio? 

Para ter bons resultados, deve-se criar um processo para monitoramento e revisão das informações: ou seja, um trabalho contínuo e recorrente! Você pode usar a regra dos 80 / 20 como estratégia inicial para um primeiro saneamento dos dados e depois ir realizando os ajustes nas causas raiz por amostragem. 

O processo integra uma grande parte da companhia. Então, é importante ter uma gestão periódica (semanal, quinzenal ou mensal, dependendo da maturidade) de tratamento de dados mestres.

Importante ressaltar que abordamos aqui sobre a importância dos dados mestres para o recebimento fiscal, mas que eles trazem benefícios para toda a empresa! 

Dessa forma, a disseminação da cultura é essencial, para que todos consigam ajudar nos dados mestres. É um processo integrado e que retroalimenta o negócio. Nele os times devem ter o mindset de buscar resolver os problemas na causa raiz e não pontualmente.

Assim, para que o processo funcione bem é importante ter uma área central que consiga administrar as demandas de atualizações e manter os padrões de preenchimento. O time de dados mestres deve confirmar as políticas de atualização das informações da empresa e garantir as boas práticas. 

O alinhamento dos departamentos é necessário para conseguir resultados mais rápidos: suprimentos, que normalmente é dono da base de pedidos, fornecedores, materiais; fiscal, que é dono da base fiscal e dados mestres, que é responsável pela política de centralização.

 

Conclusão

A manutenção de dados mestre atualizados previne erros que podem resultar em multas e juros. Assim,  facilitando a automação dos processos fiscais através da validação e escrituração de informações.

Se após ler o artigo identificar falhas no seu processo ou dificuldades em manter os dados atualizados e corretos, nós podemos te ajudar!

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