Conheça a solução para os problemas mais comuns do recebimento fiscal. Assim, sua empresa pode ir mais longe e reduzir as multas e juros!
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Recebimento Fiscal: descubra quais são os erros mais comuns e como evitá-los.
O processo de recebimento fiscal é uma rotina comum nas empresas, seja para a execução de um serviço, ou até mesmo a compra de materiais.
Este artigo tem por objetivo demonstrar quais são os principais erros cometidos na área de recebimento fiscal das empresas e, por sua vez, como evitá-los. No texto vamos abordar:
- Mas o que é Recebimento Fiscal?
- Quais são os erros mais comuns na área de Recebimento Fiscal?
- Qual é a solução?
Mas o que é Recebimento Fiscal?
O processo de recebimento fiscal é a operação que ocorre quando uma mercadoria chega até a sua empresa através do fornecedor. Em geral, é feita a recepção do documento e os produtos são conferidos para que, a partir deste momento, o material adquirido possa ser usado na linha de produção da sua empresa.
Esse processo parece bem simples, mas na prática não é assim que funciona. Uma série de etapas acontece entre diversos setores da empresa – tributário, fiscal, financeiro, suprimentos e almoxarifado e se tratando de uma grande cadeia, muitos erros podem acontecer.
Quais são os erros mais comuns na área de Recebimento Fiscal?
Falta de verificação a nota fiscal quando a mercadoria chega à minha empresa
Ao adquirir uma mercadoria, muitas corporações não se preocupam em confirmar se a nota fiscal recebida é válida ou se foi cancelada pelo fornecedor.
Na maioria dos casos, a checagem realizada é somente a física, conferindo se o número de mercadorias no caminhão corresponde à quantidade apontada.
O ideal é acessar as informações nos sistemas da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para analisar a validade dessa nota fiscal na hora que está recebendo a mesma. Para notas fiscais de serviços, a mesma informação geralmente pode ser encontrada no site da respectiva prefeitura.
Erro na escrituração da nota fiscal em relação aos impostos
Após a conferência da nota fiscal, podem surgir divergências na escrituração relacionadas à tributação dos impostos. Os casos mais comuns envolvem o código de situação tributária, a origem de mercadoria, a alíquota da tributação e a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).
Tenha certeza se o preenchimento está validado de acordo com o Fisco ou simplesmente foi aceito do jeito que o fornecedor enviou.
Controle do que foi (ou não foi) emitido contra a empresa
Você tem total controle sobre tudo o que foi escriturado ou emitido contra a sua empresa? Dentro da carteira é possível que existam fornecedores gerando notas frias com o seu CNPJ e você nem imagina!
Em muitos casos, o cliente além de não saber dessa emissão, a mercadoria nunca chega à empresa. Fique Atento, pois erros como esse podem causar autuações ou até multas graves para a empresa.
Muitos processos feitos de forma manual
Esse erro é mais comum do que gostaríamos. Ao tomar a decisão de desenvolver uma etapa do processo de recebimento fiscal de forma manual, a empresa sabe que está passível a erros.
Lembre-se: é um ser humano digitando, conferindo informações e divergências de uma infinidade de XMLs, tributos e declarações. E se valores forem inseridos com divergências? É sempre bom conferir duas vezes para evitar problemas com a Receita Federal.
Falta de auditoria nos processos
Quando conferimos cada ação, a chance de encontrar erros no processo é muito menor. Quando falamos de recebimento de documentos fiscais eletrônicos, existem três pontos-chave onde a auditoria faz a diferença, evitando erros, autuações e até multas. Sendo eles:
- Depois da emissão da nota fiscal, checando o arquivo XML do fornecedor junto à SEFAZ.
- A escrituração da nota fiscal dentro da empresa, confirmando o que foi escriturado.
- A checagem do SPED, para confirmar se o que vai para o Fisco está mesmo correto.
Falta de tempo e colaboradores sobrecarregados
É comum a área fiscal e tributária sentir-se sobrecarregada, por exemplo, se a sua empresa recebe 500 notas por dia, não há como verificar se essas notas estão ou não corretas.
Logo, o processo é feito por amostragem, os erros vão surgir, mas – sem controle – eles serão notados apenas na hora de enviar o SPED ao Fisco, perdendo-se tempo de conferência.
Então, qual é a solução?
Estudos de mercado apontam a utilização de tecnologia como a principal tendência para superar esse desafio. Com a implementação de inteligência artificial e automatização.
A verificação, escrituração, controle e auditoria serão realizados por meio de um sistema, de acordo com as regras do Fisco, economizando tempo e diminuindo a margem de erros, tornando a empresa mais eficiente e produtiva.
Isso vale também para a diminuição do trabalho manual, direcionando profissionais para áreas mais estratégicas, e tirando a sobrecarga dos ombros dos colaboradores.
Como a V360 pode ajudar a sua empresa?
A V360 transforma seu processo de ingresso e antecipação de pagamentos a fornecedores, triplicando a produtividade, eliminando multas e gerando receita financeira.
A plataforma V360 automatiza a captura e o ingresso de todos os documentos, como: NFe, CTe, NFSe, faturas de concessionárias, notas de débito e muitos outros.
Contando com a ajuda de um sistema de automação, você irá:
- ter maior controle de suas obrigações fiscais
- evitar ou até mesmo eliminar erros e retrabalhos
- contar com maior segurança das suas informações
- possuir uma gestão eficiente de todos seus documentos
Além de todos os benefícios que só a V360 pode oferecer para a sua empresa, como:
- Tributos e Recebimentos Fiscais: Redução no pagamento de multas e juros por atraso / recolhimento incorreto e aumento da produtividade em tributos e recebimentos fiscais.
- Contas a pagar: Redução no pagamento de multas e juros a fornecedores por atraso de pagamento dentro do seu departamento de contas a pagar.
- Suprimentos: Maior informação para negociação com fornecedores, de forma centralizada e de fácil acesso para sua área de suprimentos.
- Tesouraria: Receita financeira a partir da antecipação de recebíveis com melhor utilização do caixa próprio ou via instituição financeira, o que pode ser um ganho para sua tesouraria.
Grandes clientes já utilizam a V360, fale com nosso time e vamos crescer juntos!
A importância da automatização de processos
A tecnologia tem uma forte atuação em nossas vidas. É desnecessário lembrar sobre o uso dos smartphones e inúmeros aplicativos para as funções mais comuns da vida cotidiana. Por isso, é impensável que empresas ainda não utilizem extensivamente a tecnologia como aliada, especialmente para processos que necessitam de análise constante.
A automação de processos leva a inúmeros benefícios, que falaremos ao longo do artigo, mas talvez o principal deles seja a utilização de pessoas nas atividades de análise e tomada de decisão, ou seja, utilizando a tecnologia liberamos as pessoas para fazerem o que fazem de melhor.
A automação de processos está diretamente ligada à gestão empresarial, portanto, é certo dizer que seu uso implica diretamente na capacidade de gerenciamento e otimização de recursos. É graças a automação que as empresas conseguem dinamizar suas operações, além de se verem livres de gargalos que não deixam o dia a dia evoluir. A comunicação entre áreas se torna mais eficaz e menos infantil, diminuindo os “vai e voltas” de comunicados e pedidos entre equipes.
A automação auxilia, ainda, a evitar que problemas de planejamento aconteçam, deixando claras as oportunidades de melhorias em vários momentos do fluxo implantado. Afinal, um processo automatizado tende a gerar dados e informações de forma mais rápida e tempestiva.
A importância da automatização de processos para sua empresa está presente em inúmeros sentidos, neste texto, vamos falar o seguinte:
- Redução dos custos
- Melhor gerenciamento
- Otimização de tempo
- Melhor administração do recurso humano
- Maior ganho de produtividade e resultados
1 – Redução dos custos
A redução de custos é sempre uma prioridade para as empresas, que buscam otimizar recursos a fim de obter melhores desempenhos ao menor custo de operação possível.
Adicionado a isso, ainda temos que lembrar da velha máxima que nos diz que tempo é dinheiro. Neste sentido, a automação de processos é o caminho certo para quem quer economizar.
O motivo é simples: quando a tecnologia nos ajuda com processos, a produtividade aumenta e a chance de ocorrer erros é menor, principalmente em escala. Logo, não há perda com retrabalho.
2 – Melhor gerenciamento
Como falamos no início do artigo, a automação de processos está intimamente ligada com a capacidade de gestão de projetos e recursos – tanto financeiros quanto humanos.
Quando uma empresa pode contar com a automação de processos, sabemos que ela está conseguindo enxergar, de forma clara e objetiva, o funcionamento da corporação de forma holística.
Isso significa dizer que, graças à automatização, gerentes e líderes de negócio têm, em tempo real e rapidamente, inúmeras informações que levariam muito tempo para serem obtidas caso o processo fosse realizado manualmente.
3 – Otimização de tempo
O tempo é provavelmente o grande protagonista em torno da importância da automatização de processos. Afinal, quando realizada corretamente, a automatização de processos pode realizar de forma mais racional, objetiva e ágil uma tarefa que levaria muito mais tempo se feita por um colaborador.
No tópico anterior foi levantado o exemplo de informações gerenciais, como por exemplo na forma de relatórios. Enquanto um software consegue produzir um relatório de forma instantânea, uma pessoa levaria horas em apenas um.
O mesmo raciocínio poderia ser aplicado a cálculos, simulações, identificação de problemas e outra enorme variedade de situações. Independente do nicho de atuação, quando a empresa conta com uma automatização de processos, é certo dizer que ela está otimizando seu tempo ao máximo.
4 – Melhor administração do recurso humano
A automatização de processos tem outro benefício: ajuda a entender que o recurso humano deve ser alocado a atividades em que a análise humana é fundamental.
Mais uma vez, o gerenciamento eficaz tem um importante papel aqui. Saber onde alocar recursos e como tirar o melhor proveito dele é de suma importância para qualquer empresa.
A análise humana é inestimável e, por isso, não deve ser desperdiçada em funções que podem (e devem) ser substituídas por robôs ou softwares.
A capacidade humana deve estar inserida em funções que necessitem de criatividade, emoção e até mesmo insights. Pontos estes que nenhum robô é capaz de reproduzir.
Da mesma forma, quando os colaboradores são alocados em papéis que fogem do burocrático e mecânico, eles se sentem mais envolvidos e valiosos para a empresa.
5 – Maior ganho de produtividade e resultados
Quando unimos uma ferramenta ágil com colaboradores mais felizes e satisfeitos, é certo dizer que a equação terminará em um aumento significativo de produtividade.
Esse termo que todo mundo quer ter no vocabulário é facilmente alcançável quando o time consegue se dedicar às tarefas mais importantes e analíticas.
Quando há a automatização em processos demasiadamente repetitivos, conseguimos eliminar passos que antes engargalavam a empresa em um só lugar.
Consequentemente, conseguimos encontrar melhores soluções de forma mais rápida e, com isso, alcançamos resultados que estavam distantes anteriormente.
Conclusão
Como vimos ao longo do artigo, a automatização de processos é de suma importância para que a empresa saia do lugar e consiga atingir novos patamares de agilidade, produtividade e eficiência.
É através do automatização de processos, que ela consegue reduzir erros, melhorar métodos e dedicar a criatividade da equipe para encontrar novos caminhos para expandir.
E, em termos mais objetivos, a automação de processos é excelente para quem busca economizar recursos financeiros, principalmente em um momento de instabilidade na economia.
Fazendo mais com menos, o dinheiro e o tempo economizados podem ser alocados em outros setores com a finalidade de oferecer melhores serviços e desempenhos.
Como a antecipação de recebíveis pode ajudar a sua empresa a se desenvolver?
Manter as finanças de uma empresa em dia não é uma tarefa fácil, principalmente quando consideramos o prazo de recebimento elevado e eventuais parcelamentos, além de eventual inadimplência (agravada por um cenário de crise).
Se tudo não for muito bem planejado, o seu caixa pode entrar em uma situação irreversível, o que pode estagnar o desenvolvimento ou até mesmo fazer a empresa definhar.
Afinal, não há iniciativa que cresça sem investimento, nem empresa que sobreviva sem caixa para manter seus compromissos.
Para evitar os gargalos, é necessário ter capital de giro para manter o seu negócio em crescimento. Uma das maneiras de conquistá-lo é pela antecipação de recebíveis.
A antecipação de recebíveis consiste, basicamente, em antecipar os pagamentos de montantes a receber no futuro para agora, ou seja, utilizando o próprio contas a receber como garantia. Com isso, é possível conseguir taxas mais atrativas, bem como maior agilidade na obtenção de crédito.
Nos últimos anos, diversas Fintechs têm investido na oferta desse serviço de forma mais eficiente que bancos e fundos de crédito. A antecipação se popularizou através dos adquirentes (“maquininhas” de pagamento com cartão de crédito), mas mesmo em casos onde o pagamento é feito por outros meios (depósito em conta, boleto etc), a antecipação é possível.
Para o fornecedor, dono do crédito, obviamente isso é bastante relevante, principalmente em um cenário de crise. Para o cliente, ou seja, o comprador do material ou serviço, fornecer um programa de antecipação a seus fornecedores também pode representar ganhos significativos.
Neste artigo, vamos tratar da antecipação sob a ótica do fornecedor: como a antecipação de recebíveis pode ajudar a sua empresa a se desenvolver?
Neste artigo você vai ver:
- A antecipação de recebíveis reduz a possibilidade de inadimplência
- A antecipação dos recebíveis garante a receita da empresa em momentos de crise
- Na antecipação de recebíveis se utiliza o crédito da sua própria empresa
- A antecipação de recebíveis acelera o crescimento do seu negócio
1 – A antecipação de recebíveis reduz a possibilidade de inadimplência
Com a antecipação de recebíveis, seu negócio recebe o valor das vendas a prazo rapidamente, tipicamente em um a dois dias. Os programas de antecipação funcionam em duas modalidades: risco cedente (fornecedor) ou risco sacado (comprador). A diferença básica é quem ressarce o agente financeiro em caso de inadimplência, o próprio fornecedor ou o comprador respectivamente.
Assim, para programas com risco sacado, o fornecedor elimina o risco de inadimplência, dado que recebe de forma antecipada e a dívida do comprador passa a ser com o agente financeiro. Isso é bastante útil em várias situações, dado que a inadimplência de clientes pode virar um transtorno que gera sérios problemas para o funcionamento da sua empresa.
2 – A antecipação dos recebíveis garante a receita da empresa em momentos de crise
Em momentos como o que vivemos, a antecipação de recebíveis também é uma medida certeira para manter o seu negócio em desenvolvimento.
A pandemia tem intensificado a crise econômica que já afetava o nosso país. Com uma porcentagem elevada de pagamentos a prazo, a demora em receber os valores é acentuada.
Além disso, com os índices de desemprego e a quebra de muitas empresas, a garantia dos pagamentos que você espera pode virar um mar de incertezas.
A antecipação de recebíveis diminui os riscos, para que suas despesas essenciais sejam pagas em momentos de crise, como os impostos e o pagamento de funcionários. Por exemplo, se você estiver aguardando o recebimento de um valor parcelado em dez vezes enquanto tem urgência para outra despesa, como o pagamento de 13º salário dos funcionários, a antecipação de benefícios é uma ótima solução.
Por consequência, as suas contas serão pagas em dia, de acordo com o planejamento orçamentário definido. Por isso, fique atento ao fluxo de caixa do seu negócio de forma a tomar a melhor decisão.
A antecipação de recebíveis em períodos específicos como este é a melhor opção para muitas empresas, mas deve ser feita após a análise de sua situação financeira, dado que tem um custo (um desconto sobre o valor antecipado, que basicamente é um prêmio a agente financiador por emprestar o montante e aceitar receber mais tarde).
Com a análise do fluxo de caixa, você pode ter certeza de que a antecipação de recebíveis atingirá o seu principal objetivo. Seja ele o reforço do capital de giro ou a contenção da queda de faturamento. A necessidade de antecipação constante vai exigir um diagnóstico mais aprofundado da saúde financeira de seu negócio.
3 – Na antecipação de recebíveis se utiliza o crédito da sua própria empresa
Diferente de empréstimos ou outras linhas de capital de giro, uma grande vantagem da antecipação de recebíveis é a utilização de créditos da sua própria empresa.
Quando se contrata um empréstimo, faz-se o uso de uma quantia que não pertence à empresa e que deve ser devolvida no futuro com acréscimo de juros.
Recorrer a esse tipo de solução pode gerar mais dívidas que acentuam a crise administrativa de muitos negócios.
Por isso, a antecipação de recebíveis é mais viável para evitar inadimplência e manter as contas de uma empresa em dia, com taxas geralmente mais baixas que num empréstimo comum (isso se a empresa for qualificada para um empréstimo comum, o que é mais uma vantagem da antecipação).
4 – A antecipação de recebíveis acelera o crescimento do seu negócio
Outro problema gerado pela demora em receber pagamentos está associado à redução de recursos disponíveis para investimentos. Por exemplo, se você tem a oportunidade de conseguir um desconto de 5 ou 10% em uma compra caso pague à vista mas não tenha recursos para tal, antecipar seus recebíveis a uma taxa de desconto menor que essa certamente vai lhe dar benefício financeiro.
Não só isso: a falta de reservas para emergências também pode ocasionar sérios prejuízos.
A antecipação de recebíveis agiliza a aceleração da companhia, possibilitando aos gestores os recursos necessários para manter a empresa em crescimento.
Esse aspecto está ligado diretamente à gestão das finanças da empresa, as quais podem ser prejudicadas pela lentidão no recebimento de recursos.
Além disso, compromete o trabalho dos colaboradores, prejudicando a otimização dos processos e do tempo.
Conclusão
A antecipação de recebíveis pode ajudar a sua empresa a continuar em desenvolvimento, mesmo em momentos de crises como o que vivemos, acentuados pela pandemia.
Como é possível perceber, o gerenciamento da antecipação de recebíveis deve ser bem pensado. A decisão pela antecipação de recebíveis envolve considerar diferentes aspectos da saúde financeira da empresa e das necessidades futuras. Quando bem executado, torna-se uma excelente ferramenta para a gestão financeira.
Se você precisa cobrir dívidas urgentes ou possui outras emergências financeiras, constitui uma melhor opção que o empréstimo por utilizar o crédito da própria empresa.
Com ações ágeis e inteligentes, é possível superar a crise e manter o seu negócio crescendo. Entre em contato conosco e receba uma avaliação gratuita do seu negócio e de como a V360 pode ajudar sua empresa!