Neste artigo você entenderá porque o pedido de compras é tão importante para o recebimento fiscal. Veja como aumentar a produtividade e automação da sua área cuidando de seus processos internos e do contato com o fornecedor.

Em primeiro lugar, é importante garantir que seu time de compras ou suprimentos faça a gestão dos pedidos de compra de materiais e serviços feitos aos fornecedores. Isso permite fácil acesso ao número de cada pedido e suas informações detalhadas. 

Em seguida, o contato com o fornecedor é fundamental para garantir que ele destaque o número do pedido na nota fiscal de material ou serviço. Isso facilita a automação da validação das notas fiscais que chegarem para você e de seu ingresso no ERP.

Falamos nesse outro post sobre como solucionar outros problemas comuns ao recebimento fiscal.

Agora você vai entender um pouco mais a fundo os benefícios de ter o número do pedido destacado na nota fiscal e como garantir que o fornecedor adote esta prática. No texto, você verá:

• Número do pedido de compras: o que é?
• Porque destacar o pedido de compras na nota fiscal?
• Como garantir que o pedido esteja destacado na nota fiscal?

 

Número do pedido de compras: o que é?

No dia a dia da operação de compras de uma empresa, toda mercadoria ou serviço comprados devem gerar no ERP um cadastro detalhado contendo um número de pedido. O pedido de compras é um documento que formaliza quais foram os produtos, serviços, quantidades, preços e condições de prazo e pagamento acordados com o fornecedor.

Numa empresa que tenha uma grande quantidade de compras realizadas é importante que todas estejam formalizadas no ERP e tenham um número que as identifique unicamente. Além disso, é importante que o fornecedor receba este pedido de compra com antecedência, ou seja, antes da emissão da nota fiscal.

Em especial, quando você recebe uma nota fiscal, ter um processo de pedido de compra estabelecido contribui para validar a negociação com o fornecedor e formalizar o compromisso do pedido. Assegurando que as informações de preço, quantidade e impostos estão corretas.

Torna-se então uma etapa essencial para a maioria dos processos que envolvem o recebimento fiscal. Somente após ter a garantia de que as informações entre pedido e nota estão corretas você deve permitir o ingresso do documento fiscal no ERP.

 

Importância de destacar na Nota Fiscal

Ter o número do pedido de cada compra da empresa é importante, mas para que esse número ajude a impulsionar o processo de recebimento fiscal é importante destacá-lo na nota fiscal.

O confronto dos dados da nota fiscal que chega com o pedido de compras evita problemas no processo de recebimento físico e fiscal. Com o número do pedido em mãos, você pode buscar todas as informações do que foi negociado com o fornecedor.

Caso alguma informação esteja divergente, o time responsável pode atuar para corrigir o problema, antes que a nota vá para o contas a pagar e gere pagamentos errados, multas ou juros. Ou seja, torna a conferência de valores, impostos e quantidades muito mais ágil. Assim, otimizando o tempo da sua equipe e também do fornecedor.

A conferência também traz melhorias no processo de recebimento de materiais. Como a emissão das notas normalmente acontece antes da entrega, no momento do faturamento, já é possível fazer uma checagem e evitar erros antes mesmo da entrega.

Portanto, destacar o número do pedido na nota fiscal auxilia também na automação da validação e ingresso do documento no ERP.

 

Como garantir que o pedido esteja destacado na nota fiscal?

O processo de destacar o número de pedido de compras na nota fiscal é bem simples. Mas, você pode estar se perguntando como garantir que o fornecedor vá de fato fazer esse registro.

Em primeiro lugar, é preciso uma mudança de mindset da equipe interna. O departamento de compras deve formalizar o processo de criação do pedido de compras com antecedência.

A gestão de mudança interna também deve incluir uma política de envio do pedido ao fornecedor contendo um manual de boas práticas. Isto para garantir que, no momento da solicitação de material ou serviço, os fornecedores recebam instruções de preenchimento.

A partir disso, vamos para a parte externa: é importante cultivar um bom relacionamento com os fornecedores. Dessa forma, fica mais fácil garantir que ele siga a política.

Nota fiscal de produto

Em compras de materiais, as notas já possuem um campo específico para o preenchimento do número de pedido. Recomendamos que informe o número no momento da requisição e junto dela coloque as instruções de como ele pode inserir na própria nota.

O campo dentro da nota fiscal de produto que compõe o número de pedido é chamado de xPed. É um dos principais campos de preenchimento, apesar de não ser obrigatório. Além disso, para cada item de produto da Nota, é importante informar junto ao xPed qual item do pedido de compras ele se refere. Esse campo de item do pedido chama-se nItemPed.

Por exemplo: em uma nota, o primeiro produto é referente ao item 5 do Pedido A e, o segundo, ao item 3 do mesmo Pedido A. Não tem problema se os pedidos forem diferentes. Logo, nessa nota, teríamos para esses dois itens o xPed preenchido com A e o nItemPed como 5 e 3, respectivamente. Dessa forma, a nota fiscal de material emitida pelo fornecedor estará devidamente amarrada ao seu Pedido de Compras emitido anteriormente.

Nota fiscal de serviço

Já as notas de serviços prestados não possuem um campo específico para o número do pedido. Nesses casos, no ato da contratação você deve orientar o fornecedor de como pode inseri-lo.  É recomendável que ele informe o número do pedido de compras no campo descritivo da nota, para que se torne um padrão e fique mais fácil a conferência.

Conclusão

Se você se identificou com o texto acima, você precisa conhecer o V360! 

Nossa solução trabalha integrada a todos os ERPs de mercado, garantindo validação da nota fiscal com o pedido de compras automática e em tempo real. Isso significa triplicar a produtividade com automação e reduzir custos com multas e juros! 

Se você quer decolar com a sua empresa, solicite um Business Case gratuito! Entenda como podemos te ajudar a automatizar seu recebimento fiscal, melhorando ainda mais a sua relação com fornecedores.