O recebimento de notas fiscais de serviço (NFSe) costuma ser um ponto problemático. Isso porque cada prefeitura tem seu modelo de legislação tributária. E no país, temos mais de 5600 municípios.

Dois grandes problemas costumam acontecer nesse processo de recebimento das notas fiscais de serviço. Em primeiro lugar está a dificuldade de obter dados estruturados referentes àquela nota. Em segundo lugar, garantir que tais dados estejam corretos. Ou seja, não só identificar o dado, mas confirmar que ele é válido.

A complexidade é um fator bastante presente na área fiscal. Isso em virtude da burocracia e legislação tributária que temos no Brasil. Muitos empecilhos acabam gerando problemas comuns na área, que afetam a eficiência do dia a dia e a automação de processos.

Nesse artigo, vamos explorar esse ambiente fiscal tão complexo, os problemas mais comuns do recebimento das notas fiscais de serviço e suas soluções. Você vai ver:

• Como identificar os dados das notas de serviço?

• Como validar a nota fiscal de serviço?

• Pedido de compras: seu maior aliado na validação

 

Como identificar os dados das notas de serviço?

A automação de processos através da tecnologia dinamiza operações e ajuda a driblar a complexidade da área fiscal. Nas notas fiscais de serviço, essa automação exige um esforço maior. O primeiro fator de complicação é a dificuldade de traduzir os dados da nota de serviço de maneira estruturada.

Identificar o dado estruturado é um entrave porque, no Brasil, a legislação de serviços é responsabilidade dos municípios. Um universo de prefeituras em que cada uma tem a sua estrutura. Portanto, coletar os dados e saber quais são relevantes é uma tarefa difícil, onde você precisa contar com a tecnologia.

Nesse cenário, cada prefeitura tem seu padrão de layout das notas fiscais de serviço. Então, não se tem uma padronização desses documentos, o que gera toda a dificuldade. A automação desse processo precisa considerar 3 tipos de estrutura de dados e formas de obtenção diferentes:

1 – Webservice:

Algumas prefeituras têm seu próprio webservice. Um serviço online que permite captura automática das notas fiscais de serviço por meio de um certificado digital. Esse é o melhor caso porque, ao baixar o dado, o programa baixa também o XML da nota.

Para prefeituras que têm webservice, recomendamos que você tenha uma solução que capture estas informações automaticamente. Leia assim os dados do XML, armazenando-os num banco de dados robusto.

2 – XML:

Outras prefeituras, apesar de não disponibilizar um webservice, possuem formas de baixar manualmente o XML no site da prefeitura. Isso facilita o processo de ingresso da nota fiscal de serviço. Pois, os dados no XML são estruturados e de fácil leitura.

Neste caso, recomendamos que você engaje o fornecedor e disponibilize para ele um portal onde ele possa enviar o XML das notas fiscais de serviço. Facilitando a obtenção e futuro processamento destes dados.

3 – PDF:

Existem prefeituras que não possuem nem o webservice e nem o XML. Nesses casos, a nota é gerada apenas em formato de PDF. Existem algumas ferramentas que fazem a leitura desse PDF, mas não são tão precisas. O que torna o processo arriscado. 

Nós da V360 recomendamos que, em casos assim, você entre em contato com o fornecedor para fazer junto dele uma gestão de mudança. E possa ceder um portal para que ele próprio faça a entrada da nota no sistema, com o pdf em anexo.

 

Como validar a nota fiscal de serviço?

Após identificar e ter os dados estruturados, é preciso validá-los. Ou seja, garantir que estão certos para entrar no seu ERP. O processo de saber se estão realmente corretos é outro ponto de dificuldade para automação.

Algumas conferências fiscais são essenciais para mitigar riscos fiscais, multas e juros. Uma das conferências mais importantes é garantir que a Lei Complementar 116 (Lcp 116) esteja correta!

A LC116 faz a classificação dos serviços em escala municipal em 40 categorias com diversos subtópicos, somando mais de 250 no total. Como falamos, cada município é responsável pela sua legislação tributária e retenção do ISS.  

Saber identificar se você deveria ou não reter o ISS e garantir que a alíquota esteja correta é fundamental, pois ajuda a evitar multas e juros. Por isso, deve-se conferir nas notas de serviços que o LC116 que consta no documento está de acordo com o serviço solicitado.

Vários outros impostos de âmbito federal também podem incidir nas notas de serviço (PIS, COFINS, CSLL, IRRF e INSS), mas o mais complexo é o ISS. Justamente porque a alíquota pode variar de município para município.

Sendo assim, é muito importante manter a matriz tributária atualizada. Algumas outras checagens também ajudam a garantir a validação:

• Garantir que o município da prestação está correto;

• Garantir que os CNPJs de fornecedor e tomador batem com a solicitação de serviço;

• Verificar se fornecedor é optante pelo simples nacional;

• Certificar se o fornecedor tem cadastro no Cepom para o item especificado (caso tenha essa obrigatoriedade)

 

Pedido de Compras: seu maior aliado na validação

Todas estas validações que falamos acima ficam muito mais fáceis se você conseguir cruzar os dados da nota que está chegando com os dados do pedido de compras, que formaliza o serviço solicitado. 

Uma dica é pedir para que o fornecedor destaque o número do pedido de compras nas notas fiscais de serviço no campo descritivo da nota. Já que, ao contrário das notas fiscais de produto, as notas de serviço não possuem um campo específico para isso. 

Com a informação do número de pedido de compras na nota, é possível saber quais são os dados corretos vindos diretamente do ERP.

Disponibilizar ao fornecedor um portal que ele possa, ao enviar a nota, informar o número do pedido de compras acordado previamente também é uma boa opção.

Com essa informação do pedido, busque no ERP os dados do pedido e cruze com os dados da nota. Após fazer todas as conferências, caso os dados não estejam certos, orientamos que faça uma revisão do pedido de compras internamente e mantenha o ERP atualizado. Ou ainda cancele a nota de serviço e peça para o fornecedor emitir uma outra.

Também vale reforçar, que os dados cadastrais do fornecedor devem estar sempre atualizados dentro do ERP, para que o cruzamento das informações da nota de serviço com as informações vinculadas no cartão CNPJ desse fornecedor estejam em conformidade. Para garantir esse processo, você pode utilizar um software de gestão de fornecedores especializado, como o da Linkana.

 

Conclusão

A dificuldade do recebimento de documentos fiscais de serviço é um problema que pode ser facilitado com uma boa ferramenta. Sabemos que a legislação tributária brasileira é complexa e por isso desenvolvemos uma  solução de automação fiscal completa, que atende todos estes problemas que falamos. 

Se a sua empresa tem problemas com a captação de dados estruturados ou pagamento de multas e juros, você vai gostar de conhecer melhor a V360. Faça agora mesmo um Business Case gratuito e veja como podemos ajudar a eficiência do seu negócio!