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Recebimento fiscal: como solucionar os problemas mais comuns

O bom funcionamento da área fiscal é vital para o sucesso de uma empresa. No entanto, é também a área que sofre complicações diárias. Veja como essas dicas de solução para problemas no recebimento fiscal podem ajudar a sua empresa! 

Principalmente no Brasil, o sistema fiscal complexo e as diversas burocracias trazem empecilhos ainda maiores. Portanto, são muitas as consequências negativas que podem surgir disso. Por exemplo, a lentidão do processo, custo mais alto, juros e multas.

Conhecer os erros mais comuns e suas possíveis soluções ajuda a evitar que aconteçam de novo. Assim, sua equipe consegue alcançar os melhores resultados. Além de reduzir as multas e juros anuais e o ambiente de trabalho se torna mais leve.

Por isso, a V360 preparou um artigo completo sobre os como solucionar os problemas mais comuns no recebimento fiscal. Tendo isso em mente, você e a sua empresa podem decolar! Neste texto, você irá encontrar a nossa recomendação de solução para os seguintes problemas: 

  • Pedido não destacado na nota fiscal pelo fornecedor
  • Falta de padrão nas notas de serviço
  • Divergência na Lei Complementar 116
  • Diferença de alíquotas
  • Cadastro de fornecedores desatualizado
  • Visibilidade do status de pagamento de notas para os fornecedores

 

1 – Pedido não destacado na nota pelo fornecedor

Essa é uma etapa essencial para a maioria dos processos que envolvem o ingresso fiscal. Sem a garantia de que as informações estão corretas, não se deve permitir o ingresso de um documento fiscal no ERP. Garantir que o documento está certo se torna ainda mais difícil se o pedido de compras não tiver sido destacado pelo fornecedor. 

Portanto, todas as notas precisam estar associadas a algum pedido. Isso facilita a conferir o material/serviço, valor e impostos. De maneira geral, tanto as validações do documento quanto seu ingresso no ERP se tornam mais passíveis de automação.

Então, surge uma dúvida muito comum: qual é a melhor forma de garantir que o pedido esteja associado à nota? A solução fiscal é simples! 

  • No caso de materiais, é recomendado informar o pedido para o fornecedor no momento da requisição do material. Nela, adicione instruções de como ele pode inserir o número do pedido na própria nota;
  • Em notas de serviço, não existe o campo para o número do pedido. Portanto, na solicitação que você fizer ao fornecedor, coloque orientações! Por exemplo, como ele pode completar o campo descritivo da nota de serviço com o número do pedido.

Esta abordagem exige uma gestão da mudança e bastante contato com o fornecedor. Assim, garantindo que esteja seguindo essa política de emissão de documentos informando o número de pedido.

Existe também o esforço interno de garantir que o pedido exista previamente à emissão da nota. Isto é, garantir que, no momento da solicitação de material ou serviço, enviem as instruções de preenchimento ao fornecedor.

Caso queira saber mais sobre o tema, temos um artigo completo sobre a importância do pedido de compras no recebimento fiscal e como contar com o apoio do seu fornecedor nesse processo.

2 – Falta de padrão nas notas de serviço 

Quando falamos de notas fiscais de serviço, a situação fica mais complicada.  O Brasil possui 5570 municípios  e a legislação de serviços é controlada por município. Portanto, a grande maioria tem um padrão diferente no layout das notas fiscais (PDF e XML).  Gerenciar todos estes cenários costuma ser custoso, pois exige muita gente tratando dados manualmente, tornando o recebimento fiscal suscetível a erros.  

Para resolver esse problema, é preciso separar em três casos: 

  • Caso a prefeitura tenha webservice, é possível usá-lo via certificado digital e baixar as notas de serviço emitidas com o CNPJ da empresa. Porém, não são todos os municípios que possuem Webservice;
  • Caso a prefeitura não possua, converse com seu fornecedor! Peça que, no momento do envio da nota, envie tanto o PDF, quanto o XML, que contém os dados estruturados em texto. É ideal que você disponibilize ao fornecedor um lugar para colocar os dois documentos ao mesmo tempo. Assim, é possível ter acesso aos dados mais estruturados; 
  • Caso a prefeitura não tenha nem Webservice nem XML, disponibilize ao seu fornecedor um formulário onde ele possa preencher os dados da parte dele. Sendo assim, o fornecedor passa a te ajudar na função de preenchimento.

 

3 – Divergência na Lei Complementar 116

A Lei Complementar nº 116 (LC116) é referente à classificação de serviços em escala nacional. São 40 categorias com diversos subtópicos, somando mais de 250 no total. Embora exista uma classificação federal de serviços, cada município legisla sobre a tributação de ISS e precisa fazer sua legislação tributária. Como consequência, podem ter alíquotas diferentes. Mas você sabe por que isso pode trazer problemas para a sua empresa?

Nos casos onde o tomador de serviço (você) precisa reter o ISS, é preciso garantir que a alíquota está certa, para não incorrer em multas e juros. 

Sendo assim, ao chegar uma nota fiscal de serviço, é importante verificar se a LC116 que consta no documento está de acordo com o serviço solicitado. Caso seja diferente, cancele a nota ou acerte seu cadastro interno de solicitação.

 

4  –  Diferença de alíquotas

A diferença de alíquotas entre a nota fiscal e o pedido é um problema que afeta toda a validação tributária. Se o pagamento é realizado sempre pelo o que o fornecedor registrou na nota, é possível que impostos incorretos sejam pagos, incorrendo em multas e juros

Portanto, é importante garantir que, ao receber uma nota fiscal, você poderá validá-la com uma base confiável. Assim, garantindo que os impostos e alíquotas presentes no documento estejam corretos. O ideal é conseguir estas informações a partir do pedido de compras diretamente no ERP ou em conjunto com uma parametrização externa com regras para identificação. 

5 – Cadastro de fornecedores desatualizado

Esse é um problema frequente na área fiscal das empresas e também está relacionado a uma base desatualizada no ERP. No seu sistema, encontram-se diferentes tipos de cadastros, como fornecedores, pedidos e empresas do grupo. A validação de uma nota depende de muitos deles. 

Se o cadastro do fornecedor estiver desatualizado, vai haver divergência na validação da nota com o dado do sistema.

Uma das formas de lidar com isso é adotando uma solução fiscal automatizada que realize funções como: 

  • Para cada nota que chega, a ferramenta faz uma consulta no simples nacional e IMEI. Como resultado, você sabe se o fornecedor é optante do simples ou se é microempreendedor individual, já que isso muda a tributação;
  • Para cada nota que chega, há uma pesquisa sobre o fornecedor para consultar se o cadastro dele no CEPOM, referente àquela LC116 e àquele município, está correto;
  • Garantir que o processo de homologação e requalificação periódica cadastral foi feito de maneira padronizada e digital, em um software especializado, como o da Linkana.

De maneira geral, é preciso garantir que o recebimento fiscal retroalimente as equipes de cadastro de dados mestres. Gerando uma melhoria contínua que garante uma base cada vez mais atualizada do ERP. Ou seja, quanto mais saneados estiverem seus dados mestres, menor será a ocorrência desse tipo de problema.

 

6- Visibilidade do pagamento de notas para os fornecedores

Esse problema está relacionado ao contato com os fornecedores. Em primeiro lugar, é importante que eles tenham visibilidade do pagamento de suas notas para gestão interna e conciliação. Afinal, é bem comum que fornecedores precisem contactar seus clientes com frequência para obter essas informações.

Garantir maior transparência ao longo do processo de recebimento fiscal e pagamento facilita a sua vida e a de seus fornecedores.  

Sendo assim, tenha um local onde o próprio fornecedor consiga acessar a situação das notas! Isto é, uma ferramenta online que registra todo o histórico do processo de pagamento da nota fiscal onde os fornecedores possam acessar por conta própria. 

 

Conclusão 

Se você se identificou com pelo menos um desses problemas, você precisa conhecer o V360! 

Depois de muito contato com nossos clientes, mapeamos suas principais dores relacionadas ao recebimento fiscal. Assim, desenvolvemos uma ferramenta que resolve todas elas. Já pensou ter as solução fiscal para todos esses 6 problemas em um só lugar? É isso que o V360 faz!

Se você quer decolar com a sua empresa, solicite um Business Case gratuito! Entenda como podemos te ajudar a reduzir custos com juros e multas, melhorando ainda mais a sua relação com fornecedores.