Gerenciar o grande volume de pagamentos e atender às regulamentações fiscais representa um desafio para as organizações. O processo de requisição até a execução do pagamento representa um grande gargalo em muitas operações.  As empresas são confrontadas com a necessidade de processar uma enorme quantidade de transações financeiras, cada uma necessitando de bastante cuidado nos detalhes, com regras diferentes, garantindo que todos os pagamentos estarão compliantes com as regras tributárias, de negócio e prazos devidos.

Esta complexidade vai desde realizar os cálculos certos e pagar os impostos até lidar com um excesso de documentos fiscais. A tarefa é ainda mais difícil devido à necessidade de estarem sempre em dia com as mudanças na legislação, se preparar para auditorias rigorosas e produzirem relatórios financeiros exatos. As notas fiscais são conhecidas por sua demora para serem processadas e isso resulta em atrasos, com fornecedores ligando constantemente em busca de atualizações. Erros pequenos podem impactar em uma série de prejuízos para as empresas, desde multas e juros até problemas fiscais sérios.

Foi pensando nisso que a V360 foi criada, uma solução SaaS que transforma a maneira como as empresas lidam com notas fiscais. Automatizando de ponta a ponta o processo fiscal.

 

Captura

Tudo começa na ampla capacidade de  captura automática de diversos tipos de notas fiscais. Seja notas de serviços, materiais, fretes, concessionárias e outros documentos. Essa cobertura garante que nenhuma informação importante seja perdida, mantendo a empresa sempre a par de suas transações financeiras e fiscais.

O V360 utiliza APIs e robôs para capturar notas fiscais de diversos órgãos, incluindo a SEFAZ e várias prefeituras. Com desenvolvimento contínuo opera em um modelo SaaS, e o ponto principal é aprender a lidar rápido com as mudanças nos padrões de captura, pois há um time dedicado que monitora e sustenta as APIs e automações. Em particular, para a SEFAZ, a ferramenta não só captura notas fiscais, mas também realiza a manifestação automática, atualizando sobre qualquer evento relacionado, como cancelamentos ou alterações. Além disso, para contornar restrições recentes impostas pela SEFAZ, o V360 implementou uma inovação: um “espelho da SEFAZ” que replica a API da SEFAZ, e permite que sistemas internos das empresas acessem essas informações sem enfrentar limitações e também monitora prefeituras para identificar cancelamentos de notas, o que protege o cliente contra pagamentos indevidos de notas canceladas ou duplicadas.

 

Leitura

As notas fiscais capturadas  pelo V360 vem em diversos formatos como XML, PDF e imagens através de  tecnologias como OCR e inteligência artificial, a ferramenta é capaz de rapidamente transformar documentos fiscais em dados estruturados. Este processo inclui a correção de distorções em documentos digitalizados, a identificação de informações relevantes e a verificação da exatidão dos dados. Além disso, a ferramenta facilita a consulta a esses documentos por meio de um processo chamado “leitura automática da nota”, que analisa e extrai todas as informações relevantes das notas fiscais.

 

Validações

As notas fiscais, uma vez capturadas e lidas, são submetidas a um processo automático que acontece em questão de segundos. Mais de 40 verificações fixas são aplicadas às notas simultaneamente, com a possibilidade de personalização para atender às necessidades específicas dos clientes. Estas incluem:

• Duplicidade;
• Extemporaneidade;
• Competência e valor (em relação ao relatório de faturamento);
• Data de corte de recebimento;
• Dados do Prestador;
• Dados do tomador;
• Opção pelo Simples Nacional;
• Retenções de IR/ISS;
• Alíquotas dos impostos (ISS e PCC);
• Lei Complementar 116.

 

“Quando a gente fala de validações, no começo do projeto a gente pensou, como que eu consigo conviver pois tem outros sistemas e até mesmo outros ERPS  que fazem atividades similares do que o V360 faz. Então você pensa, vou ter um investimento, vou ter uma ferramenta e qual será o diferencial dela?  Isso é o mais importante.Tem ERPs que fazem a conferência fiscal, mas não tem a nota, e o v360 tem a NOTA.“

                                                                       Coordenador de Contas à pagar  – Grupo Ultra

 

Fluxo de tratamento inteligente

Após passar pelas validações, a nota fiscal é submetida a um processo de tratamento de divergências, no qual apenas as áreas específicas responsáveis por cada tipo de divergência são acionadas. Isso inclui setores como aprovação de pedidos ou módulos de medição de serviços. Adicionalmente, a plataforma facilita a aprovação de pagamentos com um único clique, garantindo um registro detalhado de todo o workflow da jornada da nota fiscal, desde o seu recebimento até o momento do pagamento.

Esses fluxos são personalizáveis de acordo com as regras de negócios e alçadas de aprovação definidas. Através de um eficiente serviço de mensageria e controle através da ferramenta. 

 

Portal do fornecedor

Com um portal dedicado aos fornecedores, a ferramenta não apenas centraliza a comunicação, mas também contribui com a implementação de boas práticas e normas de negócio específicas para o registro de notas dos fornecedores. Estas normas asseguram que todos os processos estejam em conformidade com os padrões da empresa, e contribui para a qualidade e produtividade. A clareza proporcionada pelo portal permite que os fornecedores monitorem de perto o status de pagamento. Esta estratégia melhora o relacionamento , minimiza a necessidade de ligações e cobranças frequentes, e isso resulta em uma gestão de parcerias mais ágil e produtiva.

 

Integração com ERP

Integrando-se a diversos ERPs, como SAP, Protheus, Oracle etc.. O V360 automatiza a escrituração de notas fiscais, alcançando até 99% de automação. O processo, da captura ao pagamento das notas, ocorre com mínima intervenção humana, minimizando erros e permitindo que os recursos humanos se concentrem em tarefas estratégicas.

 

Inteligência de Dados

O V360 disponibiliza dashboards e relatórios inteligentes para o monitoramento eficiente das operações. Estes dados são apresentados de maneira executiva, ágil e prática, permitindo que as equipes acompanhem a evolução da cadeia de pagamentos, identifiquem áreas de otimização e reconheçam fornecedores que podem estar impactando negativamente o fluxo operacional. Além dos relatórios automáticos, o sistema também oferece opções personalizadas para atender às necessidades específicas de cada cadeia de suprimentos.

A visibilidade desses dados pode mudar a forma como sua empresa paga suas contas, apontando onde estão os principais ofensores da sua operação, quais os processos que estão lentos e onde podem haver ganhos de eficiência e financeiro.

 

Ganhos com o V360

A implementação da V360 não é apenas uma mudança no processamento de notas fiscais: representa uma transformação estratégica na gestão financeira e fiscal. Ao automatizar o ciclo de pagamentos, desde a captura até a escrituração, a V360 minimiza os riscos de erros e atrasos e torna o processo mais eficiente.

Os benefícios da V360 oferecem às empresas uma visão mais detalhada e exata do seu ‘Request to Pay‘,  reformulando a forma como interagem com seus parceiros e fornecedores. Com clientes como Vale, Gerdau e Whirlpool, a V360 aprendeu a atender a demandas de grandes corporações com suas especificidades e cenários diversos. Temos como missão evoluir processos fiscais e otimizar cadeias de pagamento, de grandes organizações que buscam inovação nos seus processos.