O processo de automatização de Notas Fiscais de serviço

Desde dezembro de 2022, o Brasil conta com um processo de padronização das Notas Fiscais de serviço de mais de 100 municípios, porém isso representa em torno de apenas 50% do volume total de notas fiscais. As demais prefeituras são autorizadas a terem seus próprios templates, geralmente em PDF – e não em XML – e emitidas pelo município onde o serviço foi prestado. Assim, com mais de 5.500 prefeituras diferentes, a captura e tratamento desse tipo de documento para a automação do processo de ingresso fiscal é extremamente complexa. 

A maioria das ferramentas que prometem captura automática de NF-Se só o fazem através do Portal Nacional de NF-Se. 

 

A Complexidade das Notas Fiscais de Serviço

A diversidade de formatos e origens das notas fiscais de serviço é uma fonte de dificuldades constantes nos times de recebimento fiscal das grandes empresas. A V360 surgiu como resposta a esse desafio, desenvolvendo soluções para a automação de ingresso dessas notas, com um foco específico em atender às necessidades das grandes empresas.

A abordagem da V360 para otimização das notas fiscais de serviço envolve um processo detalhado e eficaz em 4 fases essenciais:

  • Captura e Leitura das Notas Fiscais de Serviço:

    • Utilização de múltiplas formas de captura diretamente na fonte, como webservice, robôs, portal nacional de NFSe e SEFAZ;
    • Captura automática de mais de 1.000 prefeituras, atualizada regularmente;
    • Possibilidade de captura via e-mail ou upload pelo portal de fornecedores;

 

 

 

  • Melhoria de Processos e Dashboard de Indicadores:

    • Dashboard com principais KPIs para diagnóstico de problemas e ações;
    • Identificação de divergências frequentes e fornecedores com erros;
    • Monitoramento de SLAs de tratamento de divergências.

 

Resultados Tangíveis com V360

A V360 é pioneira no processamento de NF-Se. A expertise de consultoria e tecnologia da V360 trouxeram resultados significativos para empresas que buscavam otimizar seus processos fiscais:

  • Aumento de 8 vezes na produtividade do ingresso fiscal de notas de serviço;
  • Automatização de mais de 99% do processo, reduzindo a intervenção humana;
  • Redução do tempo médio de ingresso de 8 dias para minutos;
  • Eliminação a quase zero de multas e juros por pagamento fora de prazo. 

 

Economia, Eficiência e Fluidez na Jornada Fiscal

Com a solução V360, as empresas podem finalmente superar os desafios complexos das notas fiscais de serviço. A captura automática, a leitura precisa, as validações rigorosas e a integração direta com o ERP resultam em um processo ágil e eficiente. Economia de tempo, recursos e redução drástica de riscos fiscais se tornam a norma. A jornada fiscal se torna fluida, permitindo que as empresas concentrem seus esforços no que realmente importa: o crescimento e sucesso contínuo.

Como se proteger de fraudes em pagamento a fornecedores

Segundo os especialistas, o volume de fraudes ganhou força durante a pandemia. Informações da Febraban indicam que os ataques originados de engenharia social cresceram 165% entre o segundo semestre de 2020 e os primeiros seis meses de 2021. Diversos fatores contribuíram para esse número: a popularização do PIX, a maior utilização do canal digital pelas pessoas, a digitalização dos meios de pagamento e outros… 

O aumento do número de fraudes, que era majoritariamente direcionado a pessoas físicas, entretanto, já começou a se expandir para as pessoas jurídicas. Antes, as empresas procuravam a V360 principalmente visando aumento de produtividade, redução de custos e compliance de seus processos. Nos últimos meses, temos recebido diversos contatos de empresas que sofreram algum tipo de fraude, boa parte das vezes envolvendo somas vultosas. O objetivo principal dessas empresas, nesse caso, é robustecer seus processos para garantir que eventos como esse não voltem a ocorrer. E a V360 tem conseguido suportar muitos clientes nesse caminho rumo a um processo de pagamento mais seguro. 

O Contas a Pagar de empresas com alto volume de pagamentos mensais é suscetível a uma série de riscos. Ao otimizar o processo para performance operacional, geralmente as empresas fazem centralizações e mudanças que, se não considerarem todos os cenários, podem acarretar no comprometimento de barreiras importantes contra fraudes – das quais os fraudadores, cada vez mais sofisticados e muitas vezes com informação interna, se aproveitam para desfalcar a companhia. Alguns exemplos de vulnerabilidades:

  • Pagamento de notas indevidas devido a falta de relacionamento com o fornecedor: A centralização do processo de pagamentos tira a responsabilidade pelo pagamento da área contratante, que detém o relacionamento com o fornecedor e o maior conhecimento sobre os bens e serviços contratados. O documento para pagamento passa a ser recebido por uma área centralizada de pagamentos, que não tem o histórico para julgar a procedência da cobrança. Isso, aliado a não realização das validações em sua completude, faz com que a empresa pague uma nota indevida (e muitas vezes falsa);
  • Documentos fraudulentos a contas indevidas: Um documento fraudulento referente a um pagamento devido é enviado à empresa, com dados de pagamento incorretos, de forma que a empresa realize os pagamentos em uma conta indevida (geralmente de um “laranja”). Esse tipo de fraude geralmente ocorre a partir de informações internas (da empresa, do fornecedor ou ainda de entes externos que tiveram acesso ao documento, como por exemplo factorings ou bancos);
  • Pagamentos em duplicidade: Por exemplo, um fornecedor, de má fé ou por erro operacional, pode cancelar uma nota fiscal enviada anteriormente, e, que já tinha sido ingressada no Contas a Pagar da empresa. Ao emitir uma nova nota fiscal, caso a empresa não identifique o cancelamento da nota original, ela pode realizar o pagamento indevido de ambos os documentos. 

 

Esses são alguns exemplos de fraudes comuns que temos visto com frequência no mercado, mas os fraudadores são cada vez mais criativos e bem informados. Certamente, neste momento, há diversas pessoas pensando em outras formas de lesar as empresas. 

Com um processo bem estruturado e com automatizações inteligentes é possível mitigar esse risco. Dessa forma, muitas empresas têm recorrido à V360, que automatiza todos esses controles com o objetivo de evitar erros operacionais, como forma de se blindar dessas fraudes cada vez mais frequentes. O V360 realiza diversas validações automáticas que, caso tivessem que ser realizadas manualmente, tornariam o processo altamente improdutivo em ambientes de grande volume de pagamentos. 

Abaixo listamos algumas dessas validações e melhorias: 

  • Confronto do documento de pagamento (NFe, CTe, NFSe, CTeOS, boleto etc) com pedidos de compra, medição (folha de registro) de serviço, contratos, registro do recebimento físico do material, matriz fiscal, matriz de distâncias e custos de frete etc;
  • Verificação da autenticidade de notas fiscais, isto é, se a nota realmente foi emitida pela prefeitura (para NFSes não recebidas por captura automática, ou seja, recebidas por e-mail ou upload no portal) ou pela SEFAZ;
  • Verificação de duplicidade do documento (a partir do número, série, ano de emissão, fornecedor etc.);
  • Verificação do cancelamento da nota, seja via eventos da SEFAZ (para notas de mercadorias e frete) ou verificação direto nas prefeituras (para notas de serviço), até a data do pagamento (com alerta em caso de cancelamento de nota já escriturada para pagamento);
  • Verificação da conta bancária para depósito junto às contas cadastradas para o fornecedor no ERP da empresa;
  • Workflow de validação do pagamento pela área requisitante, caso não haja processo prévio de criação de pedido, medição de serviço, recebimento de mercadoria etc;
  • Notificação automática de notas recebidas e pagas ao fornecedor, de forma que este possa identificar inconsistências.

 

Uma das grandes vantagens de estarmos em diversas das principais empresas do Brasil é podermos identificar rapidamente estes riscos e compartilhar as soluções entre todos os nossos clientes. Ao mesmo tempo, o V360 se adequa totalmente ao processo do cliente, de forma que essas barreiras sejam criadas mesmo em processos menos robustos. 

Fraudes como as citadas podem comprometer o resultado da empresa e causar demissões e inquéritos internos. Fale conosco para identificar como podemos ajudá-lo a evitá-las e conheça outros benefícios que o V360 pode trazer para o seu negócio e agende um papo com um dos nossos especialistas:

  • Redução de Multas Juros;
  • Boas Práticas de Processo de Pagamento.