A construção de um bom relacionamento com fornecedores é indispensável para o desempenho dos negócios e também da área fiscal. Trata-se de um passo estratégico que pode facilitar os processos internos e diferenciar a empresa no mercado.
A área fiscal recebe o contato com o fornecedor já no final do ciclo e deve cuidar para manter e fortalecer a relação de parceria entre as empresas. O que só é possível através de uma comunicação fluida e da transparência na condução de todo o processo.
Nesse artigo, vamos compreender melhor como o bom relacionamento entre empresa e fornecedores impacta de forma positiva na área fiscal. Vamos aprofundar os três pontos mais importantes dessa troca:
- Parceria com fornecedores
- Transparência no relacionamento
- Agilidade na resolução de divergências
Parceria com fornecedores
Os fornecedores são peças chave de um empreendimento. Eles são parte da cadeia de valor, garantindo os insumos e serviços necessários para gerar resultados. Sendo assim, a construção de um relacionamento saudável entre a empresa e seus fornecedores é determinante para o sucesso do negócio.
Um bom relacionamento com fornecedores nasce a partir de muita comunicação e parceria. A comunicação é vital para todas as áreas da empresa, pois é o que garante que os processos evoluam de forma mais fluida e correta.
A parceria é fruto do contato durante todo o processo de compra e venda, que no universo corporativo costuma envolver muitas pessoas. Quanto mais pessoas envolvidas nos processos, maior é a necessidade de se criar uma relação de troca, parceria e confiança.
Quando falamos da área fiscal, o contato com o fornecedor ocorre em uma fase bem mais madura. Pois, geralmente ele já passou por todo processo de seleção, negociação, compra, entrega do material, ou prestação do serviço, e por fim, emissão da nota fiscal.
Presume-se então que o fornecedor já teve um bom contato com a empresa e que uma relação já foi construída até ali. Portanto, é responsabilidade do recebimento fiscal dar continuidade nessa parceira da melhor forma possível.
O relacionamento não termina no envio da nota fiscal. Pelo contrário, é comum surgir dúvidas e divergências no processo de cadastro das notas fiscais no ERP. A empresa deve se preocupar em dar amparo e garantir o bom andamento do recebimento fiscal para ambas as partes.
A comunicação é o que vai fortalecer essa parceria! Ela é o primeiro e mais importante ponto. Pensando nisso, esclareça quais são os canais de diálogo entre a empresa e seus fornecedores.
Nessa etapa, é interessante ter acesso a um software ou ferramenta que te ajude a fazer essa gestão de contato de forma mais fácil e com melhor visibilidade ao fornecedor. Os e-mails não funcionam bem porque acabam tornando a comunicação indireta, lenta e confusa. O acompanhamento de status fica mais difícil, resultando em informações perdidas.
Transparência no relacionamento
Ter processos transparentes é um requisito cada vez mais importante na gestão do relacionamento com os fornecedores.
Em geral, é comum nas empresas o fornecedor ficar no escuro e distante das informações após o envio da nota fiscal. Assim, ele fica sem ter certeza se ela foi recebida corretamente, se está disponível para o contas a pagar e se receberá seu pagamento na data acordada na condição comercial.
Nesses casos, acaba recorrendo a um contato indireto via e-mail com seus pontos de contato na empresa. Por isso, evitar esse tipo de situação é um grande diferencial nos dias de hoje.
Os fornecedores ficam muito satisfeitos quando podem acompanhar todo o processo de venda até finalização do pagamento. Dessa forma, conseguem ter melhor controle de suas operações. Principalmente no que diz respeito a data do pagamento.
Democratizar a informação é muito importante e benéfico tanto para empresa quanto para o fornecedor. A transparência permite a construção de relações mais sólidas e horizontais. Além disso, é uma forma de evitar pleitos e cobranças indevidas. Pois, tudo que foi fornecido e pago fica visível para ambas as partes.
Portanto, você, como gestor, faz o fornecedor ser parte do processo e entrega nas mãos dele o poder de acompanhar cada movimento dentro da ordem de pagamento da sua nota fiscal. Ele pode checar data, valores, itens do pagamento e ter visibilidade das regras tributárias utilizadas.
Assim, em caso de eventuais problemas, a empresa pode pontuar facilmente ao fornecedor como será resolvido, por quem será resolvido, o que precisa dele para resolver, a razão de possíveis cancelamentos de nota, etc.
A transparência estreita ainda mais a relação de parceria com os fornecedores. Desse jeito, ele vai colaborar de forma bem mais ágil e proativa em casos de ter mandado algum documento errado ou se o fiscal precisar alterar algo para tributar corretamente.
O objetivo, portanto, é criar essa relação de troca e confiança, que é muito importante para os negócios! Isso evita problemas de comunicação e evita que, futuramente, o fornecedor não queira mais fazer negócios com você ou ainda que queira aumentar preço, por exemplo.
Agilidade na resolução de problemas
A construção de uma relação de parceria com fornecedores traz um grande benefício para ambas as partes: a agilidade na resolução de divergências.
Não é raro acontecer alguns erros ou desacordos da nota com os dados cadastrados no ERP no dia a dia do recebimento fiscal. Em alguns casos, são problemas que apenas o fornecedor consegue resolver, é o caso de notas que precisam ser canceladas.
O cancelamento da nota é um processo que consome tempo do time interno. Precisam explicar os porquês do cancelamento ao fornecedor, dado que ele terá que emitir uma nota corrigida. Isso pode gerar atritos. Por isso, a comunicação e a transparência são mais uma vez essenciais para resolver tudo de forma mais rápida.
Quando se tem uma relação de parceria com o fornecedor, fica mais fácil demonstrar que os processos estão correndo bem em sua maioria e que problemas pontuais, mesmo que aconteçam, serão resolvidos rapidamente.
O fornecedor parceiro adota uma postura colaborativa, ajudando o time interno que está recebendo as notas. Já que ele sabe que o recebimento fiscal também o está ajudando. Uma relação de confiança e ganhos mútuos!
Solução
Como você tem feito a sua gestão de fornecedores? Você constrói relacionamento de parceria com eles? Essas são perguntas importantes para otimizar seus processos e trazer mais eficiência aos seus negócios.
A solução da V360 permite fazer um acompanhamento completo de todos os pontos de contato com o fornecedor no recebimento fiscal. Nela, é possível acompanhar os processos nota por nota. Assim, cada nota fiscal tem dentro do sistema o seu campo específico de contato, em que o fornecedor e a empresa podem tirar dúvidas e resolver pendências de forma prática e rápida. O fornecedor consegue acompanhar cada novo status dentro da ordem de pagamento.
Bacana, né?! Melhor ainda é que a solução é completa e traz ainda muitos outros benefícios para sua área fiscal.
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