No ambiente de negócios atual, as notas fiscais de mercadorias são fundamentais nas transações de qualquer organização. No entanto, gerenciar esses documentos pode ser uma tarefa complexa e demorada, que envolve desde a validação das informações até o ingresso físico e a escrituração. Para evitar problemas fiscais, é importante atentar para sinais que indicam a necessidade de melhorias no processo inbound. Aqui estão quatro desses sinais:

1. Pagamento de notas extemporâneas e escrituração prolongada

Sua empresa desconhece o valor exato das multas e juros que pagam? Esse é um dos principais indicadores de imaturidade do processo fiscal.
Esses custos às vezes são olhados de forma agregada, mas impactam a performance da empresa e podem significar economias altíssimas. Além de aumentar os custos operacionais, esses atrasos afetam a conformidade fiscal da empresa. Essa situação sinaliza a importância de revisar e melhorar o controle financeiro. Implementar soluções automatizadas pode assegurar que todas as notas sejam processadas a tempo, evitando penalidades e reforçando a conformidade fiscal. Isso ocorre tanto em atrasos de pagamentos a fornecedores quanto em retenções de impostos, ressaltando a necessidade de ajustes nos processos para evitar despesas desnecessárias e garantir a saúde financeira da empresa.

2. Baixa produtividade do time

Quando as empresas lidam com um grande volume de notas fiscais através de esforço humano, frequentemente surgem gargalos que diminuem a produtividade da equipe. Isso se reflete em altos custos com folha de pagamento e serviços terceirizados de processamento de documentos (BPO). A situação é agravada pelo fato de que, muitas vezes, apenas certos documentos, como materiais e frete, por exemplo, são processados automaticamente, enquanto serviços e outros tipos de documentos não fiscais continuam sendo tratados manualmente. Além disso, mesmo os processos que são parcialmente automatizados enfrentam problemas de customização para atender às necessidades específicas de cada cliente. Esses desafios contribuem para a baixa produtividade do time, custos elevados e a necessidade de retrabalho e atividades manuais extensas.

Sugerimos uma métrica para ajudar a identificar os níveis de produtividade baseada no volume de notas fiscais processadas mensalmente por cada analista: 

Baixo: 0 a 1000 notas processadas por mês.

Médio: 1001 a 2000 notas processadas por mês.

Alto: 2001 a 3000 notas processadas por mês.

Muito Alto: Acima de 3000 notas processadas por mês.

Com a ajuda do V360 os nossos clientes sempre são capazes de alcançar níveis muito altos de produtividade. 

3. Falta de controle do processo

“Qual principal fornecedor é ofensor da eficiência da operação de compra?” 

Se seu diretor fizesse essa pergunta, como você responderia? 

A ausência de um sistema robusto para gerenciar notas fiscais de mercadoria é um grande risco para qualquer empresa. A falta de controle adequado pode aumentar a incidência de erros e não conformidades, comprometendo tanto a eficiência operacional quanto a conformidade regulatória. Muitos gestores lutam para visualizar onde estão as notas, identificar quais precisam de tratamento urgente e quais estão próximas do vencimento. 

Dificuldades em rastrear notas que estavam em tratamento de divergência e ainda não retornaram também complicam a gestão do processo, o que frequentemente resulta em falhas de auditoria. Investir em tecnologias avançadas de gerenciamento e auditoria pode ajudar a estabelecer um controle mais rígido, melhorando a organização e a priorização das atividades críticas.

4. Descontinuidade operacional frequentes

A dependência de processos manuais pode causar interrupções operacionais, resultando em perdas financeiras diretas e danos à imagem e confiabilidade da empresa. Esse é um dos sinais mais sérios de um processo que precisa melhorar. Isso sinaliza a necessidade de modernizar e integrar os processos para uma operação mais fluida e menos propensa a falhas. Por exemplo, existem empresas que enfrentam problemas com cortes de energia em várias unidades devido a atrasos na captura de faturas de energia. Isso não apenas causa prejuízos financeiros, mas também prejudica a imagem da empresa. 

Atrasos na recepção de notas fiscais de materiais, muitas vezes necessitam ser digitadas manualmente no ERP, resultando em filas e custos adicionais com horas extras.

E como a V360 pode ajudar você a otimizar seu processo de pagamento?

O V360 otimiza a gestão dos pagamentos, garantindo visibilidade, produtividade, compliance e savings. Veja como a ferramenta contribui para aprimorar esses processos:

Captura Direta e Manifestação de Ciência: O V360 captura notas diretamente da Sefaz e realiza a manifestação de ciência do documento, garantindo que a empresa esteja sempre atualizada e em conformidade com a legislação vigente.

Manifestação Automática na Sefaz: O V360 realiza manifestações automáticas de ciência, desconhecimento, operação realizada ou não realizada, conforme necessário, de acordo com o andamento interno do fluxo para a NFe. Este processo assegura a conformidade fiscal e evita cobranças indevidas de impostos.

Validações Completas e Tratamento de Divergências: Diversas validações são feitas simultaneamente, desde a verificação de duplicidade até a correspondência com dados no ERP e alíquotas tributárias corretas, direcionando os erros para as áreas responsáveis automaticamente para resolução rápida.

Validação NCM e Unidade de Medida: O V360 realiza a validação de NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), essencial para garantir o crédito tributário correto e evitar problemas fiscais. Além disso, a validação de unidade de medida é automatizada usando expressões regulares para garantir consistência e precisão no tratamento de variações.

Workflow Customizável: O V360 permite a criação de workflows personalizados para tratamento de divergências, otimizando o processo e adaptando-se às necessidades específicas de cada empresa, desde a atribuição automática de tarefas até ações corretivas no próprio sistema.

Integração com ERP e Ingresso Físico Automatizado: A integração com sistemas de gestão como o ERP permite que o ingresso de mercadorias seja registrado automaticamente após a confirmação de recebimento, reduzindo erros e acelerando o processo de entrada de materiais.

Escrituração e Gestão de Pagamentos: Além de facilitar o ingresso físico, o V360 realiza a escrituração fiscal e a criação de títulos a pagar automaticamente, garantindo que todas as transações estejam alinhadas com as práticas contábeis e fiscais.

Identificar esses sinais em seu processo de gestão de NF-e é o primeiro passo para realizar grandes melhorias. Essas melhorias não apenas previnem problemas fiscais e garantem o devido crédito tributário, mas também otimizam o processo geral, aumentando a produtividade..

Reconhece algum desses sinais em seu processo de NF-e? Entre em contato com nosso time comercial e descubra como podemos ajudar a melhorar e otimizar seu inbound de NF-e!