A importância da automatização de processos

Automatização de processos: Qual a sua importância na gestão?

A tecnologia tem uma forte atuação em nossas vidas. É desnecessário lembrar sobre o uso dos smartphones e inúmeros aplicativos para as funções mais comuns da vida cotidiana. Por isso, é impensável que empresas ainda não utilizem extensivamente a tecnologia como aliada, especialmente para processos que necessitam de análise constante.

A automação de processos leva a inúmeros benefícios, que falaremos ao longo do artigo, mas talvez o principal deles seja a utilização de pessoas nas atividades de análise e tomada de decisão, ou seja, utilizando a tecnologia liberamos as pessoas para fazerem o que fazem de melhor..

A automação de processos está diretamente ligada à gestão empresarial, portanto, é certo dizer que seu uso implica diretamente na capacidade de gerenciamento e otimização de recursos. É graças a automação que as empresas conseguem dinamizar suas operações, além de se verem livres de gargalos que não deixam o dia a dia evoluir. A comunicação entre áreas se torna mais eficaz e menos infantil, diminuindo os “vai e voltas” de comunicados e pedidos entre equipes.

A automação auxilia, ainda, a evitar que problemas de planejamento aconteçam, deixando claras as oportunidades de melhorias em vários momentos do fluxo implantado. Afinal, um processo automatizado tende a gerar dados e informações de forma mais rápida e tempestiva.

A importância da automatização de processos para sua empresa está presente em inúmeros sentidos, que podemos elencar em seguida.

 

1 – Redução dos custos

A redução de custos é sempre uma prioridade para as empresas, que buscam otimizar recursos a fim de obter melhores desempenhos ao menor custo de operação possível.

Adicionado a isso, ainda temos que lembrar da velha máxima que nos diz que tempo é dinheiro. Neste sentido, a automação de processos é o caminho certo para quem quer economizar.

O motivo é simples: quando a tecnologia nos ajuda com processos, a produtividade aumenta e a chance de ocorrer erros é menor, principalmente em escala. Logo, não há perda com retrabalho.

 

2 – Melhor gerenciamento

Como falamos no início do artigo, a automação de processos está intimamente ligada com a capacidade de gestão de projetos e recursos – tanto financeiros quanto humanos.

Quando uma empresa pode contar com a automação de processos, sabemos que ela está conseguindo enxergar, de forma clara e objetiva, o funcionamento da corporação de forma holística.

Isso significa dizer que, graças à automatização, gerentes e líderes de negócio têm, em tempo real e rapidamente, inúmeras informações que levariam muito tempo para serem obtidas caso o processo fosse realizado manualmente.

 

3 – Otimização de tempo

O tempo é provavelmente o grande protagonista em torno da importância da automatização de processos. Afinal, quando realizada corretamente, a automatização de processos pode realizar de forma mais racional, objetiva e ágil uma tarefa que levaria muito mais tempo se feita por um colaborador.

No tópico anterior foi levantado o exemplo de informações gerenciais, como por exemplo na forma de relatórios. Enquanto um software consegue produzir um relatório de forma instantânea, uma pessoa levaria horas em apenas um.

O mesmo raciocínio poderia ser aplicado a cálculos, simulações, identificação de problemas e outra enorme variedade de situações. Independente do nicho de atuação, quando a empresa conta com uma automatização de processos, é certo dizer que ela está otimizando seu tempo ao máximo.

 

4 – Melhor administração do recurso humano

A automatização de processos tem outro benefício: ajuda a entender que o recurso humano deve ser alocado a atividades em que a análise humana é fundamental.

Mais uma vez, o gerenciamento eficaz tem um importante papel aqui. Saber onde alocar recursos e como tirar o melhor proveito dele é de suma importância para qualquer empresa.

A análise humana é inestimável e, por isso, não deve ser desperdiçada em funções que podem (e devem) ser substituídas por robôs ou softwares.

A capacidade humana deve estar inserida em funções que necessitem de criatividade, emoção e até mesmo insights. Pontos estes que nenhum robô é capaz de reproduzir.

Da mesma forma, quando os colaboradores são alocados em papéis que fogem do burocrático e mecânico, eles se sentem mais envolvidos e valiosos para a empresa.

 

5 – Maior ganho de produtividade e resultados

Quando unimos uma ferramenta ágil com colaboradores mais felizes e satisfeitos, é certo dizer que a equação terminará em um aumento significativo de produtividade.

Esse termo que todo mundo quer ter no vocabulário é facilmente alcançável quando o time consegue se dedicar às tarefas mais importantes e analíticas.

Quando há a automatização em processos demasiadamente repetitivos, conseguimos eliminar passos que antes engargalavam a empresa em um só lugar.

Consequentemente, conseguimos encontrar melhores soluções de forma mais rápida e, com isso, alcançamos resultados que estavam distantes anteriormente.

 

Conclusão

Como vimos ao longo do artigo, a automatização de processos é de suma importância para que a empresa saia do lugar e consiga atingir novos patamares de agilidade, produtividade e eficiência..

É através do automatização de processos, que ela consegue reduzir erros, melhorar métodos e dedicar a criatividade da equipe para encontrar novos caminhos para expandir.

E, em termos mais objetivos, a automação de processos é excelente para quem busca economizar recursos financeiros, principalmente em um momento de instabilidade na economia.

Fazendo mais com menos, o dinheiro e o tempo economizados podem ser alocados em outros setores com a finalidade de oferecer melhores serviços e desempenhos.

Como a divergência de dados em questões financeiras pode ser fatal para a sua empresa?

Divergência de dados em questões financeiras pode ser prejudicial?

É praticamente impossível que uma empresa cresça sem clareza nas suas finanças. Quem não sabe quanto está entrando ou saindo do caixa corre o risco de ter péssimas surpresas, da quebra de expectativa sobre o lucro no fim do mês até o aparecimento de contas não pagas.

A divergência de dados em questões financeiras pode matar o seu negócio. E isso é uma pena.

Todo mundo quer ver os seus projetos crescendo, principalmente quando são tão importantes quanto a construção de um negócio. Entretanto, a falta de planejamento financeiro e gestão dos processos podem se tornar uma ameaça.

Queremos que você saiba por que a divergência de dados pode ser fatal para a sua empresa e como você pode evitar esse problema.

Confira aqui os 4 grandes riscos que você corre com a divergência de dados nas finanças da companhia:

 

1- Com a divergência de dados, você está perdendo dinheiro

 

A vida financeira de uma empresa é agitada. Se você não faz um registro preciso das contas que recebe e paga, corre o risco de perder dinheiro.

Pode ficar ainda pior. Por exemplo, sem ter conhecimento, você pode pagar boletos duplicados sem querer ou fazer um investimento sem poder arcar com os seus custos. 

Não tem como possuir uma noção segura das finanças sem uma boa documentação. Sinto muito, mas o cérebro humano não tem a capacidade de lembrar todos os processos financeiros de uma empresa sem consultar uma base de dados.

Tome cuidado para ter os seus fluxos financeiros bem organizados. É um conselho simples, mas aproveitável.

 

2- Quando há divergência de dados, você não faz ideia de quanto está vendendo

 

Com vendas acontecendo todos os dias, parece que tudo está sob controle, certo?

Na verdade, não. Em uma situação de divergência de dados, você perde a consciência de quanto sai do seu fluxo de caixa.

Você pode estar comemorando que suas vendas chegam a R$100 mil por mês, sem perceber que, ao mesmo tempo, seus gastos ultrapassam esse valor. Não é suficiente para cobrir as contas e você continua no prejuízo.

É importante evitar esse tipo de situação que coloca a vida da sua empresa em risco. Procure estabelecer processos de trabalho que mantenham cada detalhe registrado para posterior conferência.

 

3- A divergência de dados te leva a problemas com a Receita Federal

 

Talvez você esteja pensando que a divergência de dados é péssima apenas quando o resultado das suas contas aponta algum tipo de déficit.

Não é bem assim. Mesmo que a sua empresa esteja lucrando, não conseguir acompanhar as questões financeiras à risca pode te trazer inúmeros problemas.

Sem o controle das finanças, você pode calcular mal os seus impostos, deixar de pagar multas ou até pagar menos do que deveria sem ao menos perceber que algo está errado.

Isso é muito sério. Quem está à frente da gestão financeira de uma empresa precisa entender que divergência de dados pode gerar problemas com a situação do negócio na Receita Federal.

A multas para irregularidades tendem a ser altíssimas. Por isso, mantenha a saúde financeira da sua empresa à risca e evite contratempos.

 

4- A divergência de dados tira a sua perspectiva de futuro

 

Sem dados precisos sobre a vida financeira da sua empresa, fica difícil projetar os próximos passos.

É necessário ter o controle sobre o dinheiro que circula no seu negócio, para compreender quando é hora de investir, de recuar e de reduzir despesas. 

Afinal, precisamos ter uma boa noção do presente para criar objetivos que fazem sentido para o futuro. Isso vale tanto para empresas quanto para a vida.

Nunca se esqueça de que, apesar de não sabermos quando uma crise está para acontecer, sempre podemos trabalhar para construir um cenário de segurança para o nosso negócio.

Isso demanda competência, visão e habilidade de gestão. Por isso, a divergência de dados é tão perigosa. Ela tira a sua capacidade de enxergar o que está na sua frente e de imaginar um futuro coerente.

Agora que você sabe exatamente como ela pode ser fatal para a sua empresa, vamos te contar sobre 3 medidas para manter as questões financeiras da sua empresa na ponta do lápis:

 

          1- Não subestime o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta bem conhecida de todos e que está a seu favor. Garanta que ele seja atualizado diariamente para ter segurança e controle das suas aplicações financeiras.

 

          2- Faça a conciliação bancária diária

A conciliação bancária te ajuda a evitar a convergência dos dados porque garante que toda informação confere com o seu fluxo de caixa. 

Ela consiste em conferir os extratos e saldos com o controle interno da empresa. Assim, você tem certeza de que o dinheiro recebido e utilizado para pagamentos está no lugar certo.

 

          3- Use um software de gestão financeira

Conforme o seu negócio cresce, fica cada vez mais difícil de ter o controle sobre as questões financeiras, o que aumenta o risco de divergência de dados.

Para otimizar o trabalho de seus colaboradores e agilizar a tomada de decisões, opte pelo uso de um software de gestão financeira. 

A ferramenta permite que você tenha todas as informações financeiras da sua empresa com fácil acesso e rapidez para organizar as finanças e minimizar os riscos.

 

Conclusão

A divergência de dados pode ser fatal para a sua empresa, por tirar o controle das questões financeiras de suas mãos. 

Assim como processos burocráticos ou o déficit no fim do mês, ela pode colocar em risco o desenvolvimento do seu negócio.

Por isso, planeje o presente da sua empresa com muita cautela. Invista em soluções ágeis, como um software de gestão, para o controle de fluxos de caixa, além de outros processos e transações financeiras.

Com a convicção de ter toda informação importante a fácil acesso, você pode visualizar o futuro da sua empresa com sucesso e segurança mesmo em momentos de instabilidade. 

Afinal, com preparo, você se solidifica para continuar crescendo.

Como a antecipação de recebíveis pode ajudar a sua empresa a se desenvolver?

Antecipação de Recebíveis - Como ele pode ajudar sua empresa a crescer

Manter as finanças de uma empresa em dia não é uma tarefa fácil, principalmente quando consideramos o prazo de recebimento elevado e eventuais parcelamentos, além de eventual inadimplência (agravada por um cenário de crise).

Se tudo não for muito bem planejado, o seu caixa pode entrar em uma situação irreversível, o que pode estagnar o desenvolvimento ou até mesmo fazer a empresa definhar.

Afinal, não há iniciativa que cresça sem investimento, nem empresa que sobreviva sem caixa para manter seus compromissos.

Para evitar os gargalos, é necessário ter capital de giro para manter o seu negócio em crescimento. Uma das maneiras de conquistá-lo é pela antecipação de recebíveis.

A antecipação de recebíveis consiste, basicamente, em antecipar os pagamentos de montantes a receber no futuro para agora, ou seja, utilizando o próprio contas a receber como garantia. Com isso, é possível conseguir taxas mais atrativas, bem como maior agilidade na obtenção de crédito.

Nos últimos anos, diversas Fintechs têm investido na oferta desse serviço de forma mais eficiente que bancos e fundos de crédito. A antecipação se popularizou através dos adquirentes (“maquininhas” de pagamento com cartão de crédito), mas mesmo em casos onde o pagamento é feito por outros meios (depósito em conta, boleto etc), a antecipação é possível.

Para o fornecedor, dono do crédito, obviamente isso é bastante relevante, principalmente em um cenário de crise. Para o cliente, ou seja, o comprador do material ou serviço, fornecer um programa de antecipação a seus fornecedores também pode representar ganhos significativos.

Neste artigo, vamos tratar da antecipação sob a ótica do fornecedor: como a antecipação de recebíveis pode ajudar a sua empresa a se desenvolver?

 

1 – A antecipação de recebíveis reduz a possibilidade de inadimplência

 

Com a antecipação de recebíveis, seu negócio recebe o valor das vendas a prazo rapidamente, tipicamente em um a dois dias. Os programas de antecipação funcionam em duas modalidades: risco cedente (fornecedor) ou risco sacado (comprador). A diferença básica é quem ressarce o agente financeiro em caso de inadimplência, o próprio fornecedor ou o comprador respectivamente.

Assim, para programas com risco sacado, o fornecedor elimina o risco de inadimplência, dado que recebe de forma antecipada e a dívida do comprador passa a ser com o agente financeiro. Isso é bastante útil em várias situações, dado que a inadimplência de clientes pode virar um transtorno que gera sérios problemas para o funcionamento da sua empresa.

 

2 – A antecipação dos recebíveis garante a receita da empresa em momentos de crise

 

Em momentos como o que vivemos, a antecipação de recebíveis também é uma medida certeira para manter o seu negócio em desenvolvimento.

A pandemia tem intensificado a crise econômica que já afetava o nosso país. Com uma porcentagem elevada de pagamentos a prazo, a demora em receber os valores é acentuada.

Além disso, com os índices de desemprego e a quebra de muitas empresas, a garantia dos pagamentos que você espera pode virar um mar de incertezas.

A antecipação de recebíveis diminui os riscos, para que suas despesas essenciais sejam pagas em momentos de crise, como os impostos e o pagamento de funcionários. Por exemplo, se você estiver aguardando o recebimento de um valor parcelado em dez vezes enquanto tem urgência para outra despesa, como o pagamento de 13º salário dos funcionários, a antecipação de benefícios é uma ótima solução.

Por consequência, as suas contas serão pagas em dia, de acordo com o planejamento orçamentário definido. Por isso, fique atento ao fluxo de caixa do seu negócio de forma a tomar a melhor decisão.

A antecipação de recebíveis em períodos específicos como este é a melhor opção para muitas empresas, mas deve ser feita após a análise de sua situação financeira, dado que tem um custo (um desconto sobre o valor antecipado, que basicamente é um prêmio a agente financiador por emprestar o montante e aceitar receber mais tarde).

Com a análise do fluxo de caixa, você pode ter certeza de que a antecipação de recebíveis atingirá o seu principal objetivo. Seja ele o reforço do capital de giro ou a contenção da queda de faturamento. A necessidade de antecipação constante vai exigir um diagnóstico mais aprofundado da saúde financeira de seu negócio.

 

3 – Na antecipação de recebíveis se utiliza o crédito da sua própria empresa

 

Diferente de empréstimos ou outras linhas de capital de giro, uma grande vantagem da antecipação de recebíveis é a utilização de créditos da sua própria empresa.

Quando se contrata um empréstimo, faz-se o uso de uma quantia que não pertence à empresa e que deve ser devolvida no futuro com acréscimo de juros.

Recorrer a esse tipo de solução pode gerar mais dívidas que acentuam a crise administrativa de muitos negócios.

Por isso, a antecipação de recebíveis é mais viável para evitar inadimplência e manter as contas de uma empresa em dia, com taxas geralmente mais baixas que num empréstimo comum (isso se a empresa for qualificada para um empréstimo comum, o que é mais uma vantagem da antecipação).

 

4 – A antecipação de recebíveis acelera o crescimento do seu negócio

 

Outro problema gerado pela demora em receber pagamentos está associado à redução de recursos disponíveis para investimentos. Por exemplo, se você tem a oportunidade de conseguir um desconto de 5 ou 10% em uma compra caso pague à vista mas não tenha recursos para tal, antecipar seus recebíveis a uma taxa de desconto menor que essa certamente vai lhe dar benefício financeiro.

Não só isso: a falta de reservas para emergências também pode ocasionar sérios prejuízos.

A antecipação de recebíveis agiliza a aceleração da companhia, possibilitando aos gestores os recursos necessários para manter a empresa em crescimento.

Esse aspecto está ligado diretamente à gestão das finanças da empresa, as quais podem ser prejudicadas pela lentidão no recebimento de recursos.

Além disso, compromete o trabalho dos colaboradores, prejudicando a otimização dos processos e do tempo.

 

Conclusão

 A antecipação de recebíveis pode ajudar a sua empresa a continuar em desenvolvimento, mesmo em momentos de crises como o que vivemos, acentuados pela pandemia.

Como é possível perceber, o gerenciamento da antecipação de recebíveis deve ser bem pensado. A decisão pela antecipação de recebíveis envolve considerar diferentes aspectos da saúde financeira da empresa e das necessidades futuras. Quando bem executado, torna-se uma excelente ferramenta para a gestão financeira.

Se você precisa cobrir dívidas urgentes ou possui outras emergências financeiras, constitui uma melhor opção que o empréstimo por utilizar o crédito da própria empresa.

No último artigo, falamos sobre outro risco para a sua empresa: os processos burocráticos. Clique aqui para acessar o conteúdo.

Com ações ágeis e inteligentes, é possível superar a crise e manter o seu negócio crescendo.