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Automação de notas fiscais: o que é e quando colocá-la em prática

O que é automação de notas fiscais e como fazer na sua empresa

A automação de processos é algo muito importante para as empresas. Graças às automações, os processos que normalmente seriam demorados e complexos podem ser finalizados de forma rápida e segura. Com as notas fiscais não é diferente, e nós vamos entender um pouco mais sobre este assunto no decorrer deste artigo.

 

Você encontrará neste artigo:

  • Porque automatizar processos
  • O que é a automação de notas fiscais
  • Quando colocar em prática a automação de notas fiscais
  • Benefícios da Automação das Notas Fiscais
  • 5 erros na hora da emissão de notas fiscais 
  • 3 dicas para a gestão de notas fiscais 

 

Por que automatizar processos?

Se você é dono de uma empresa, já deve ter se perguntado o porquê de contratar uma empresa de automação de serviços. A resposta para essa pergunta se dá por diversos motivos, sendo os principais: 

  • redução dos custos
  • melhor gerenciamento
  • otimização de tempo
  • melhor administração do recurso humano
  • maior ganho de produtividade e resultados

 

A automação de processos é ótima para que a empresa consiga ser mais ágil, produtiva e eficiente. Uma vez que ela consegue reduzir os erros, é possível melhorar os métodos e dedicar a equipe para novos serviços e funções.

 

O que é a automação de notas fiscais

A automação de notas fiscais é quando se emite documentos de forma automática, por meio da nota fiscal eletrônica de produto, nota fiscal de serviço eletrônica e nota fiscal de consumidor eletrônica. 

Com esse serviço, não é necessário que uma pessoa fique na função de digitar os dados da venda ou de utilizar os sistemas das prefeituras e das secretarias da fazenda.

Quando se automatiza as notas fiscais, este trabalho que, em geral, é demorado, exige atenção e que é propício a erros, se torna rápido, simples e seguro.

 

Quando colocar em prática a automação de notas fiscais

Mas quando saber que está na hora da sua empresa contratar uma automação de notas fiscais? 

É muito característico de cada negócio quando é a melhor hora para escolher a automação das notas fiscais, mas apesar disso, existem alguns pontos em comum que podem ser analisados e que ajudaram na tomada de decisão. 

Se a sua empresa já faz mais de 5 vendas por dia, já é cabível a automação de notas fiscais, já que com esse número diário de vendas, serão emitidos, mais ou menos, 100 documentos mensalmente. 

Em uma conta rápida, se gasta-se 4 minutos por nota fiscal, são 400 minutos (quase um dia de trabalho) que aquele profissional estará dedicando somente para a emissão das notas.

Isso sem contar que após o preenchimento de todas as informações da venda, é preciso enviar e-mail para os clientes, dentre outras tarefas. Logo, é preciso de muito tempo para esta função. 

É por conta disso, inclusive, que muitas empresas utilizam um funcionário somente para esta tarefa. Porém, a repetição incessante da mesma tarefa pode gerar erros que não aconteceriam se o serviço fosse automatizado. 

Logo, pode-se dizer, que com mais de 5 vendas por dia, uma empresa já está apta a automação de notas fiscais.

 

Benefícios da Automação das Notas Fiscais

Já vimos quando é a hora de se escolher pela automação de notas fiscais e agora vamos conhecer melhor os benefícios de escolher este caminho.

 

Ganho de Produtividade

A automação de tarefas é algo essencial dentro de uma empresa que quer ser mais produtiva. 

A automação de notas fiscais eletrônicas ajuda com que você seja mais produtivo, pois não será preciso preencher dados e enviar documentos para os clientes individualmente.

Além disso, no caso das notas fiscais, as plataformas de automação ainda se responsabilizam pelas tentativas de emissão da nota, caso haja alguma instabilidade na prefeitura ou secretaria da fazenda. Quando há essa instabilidade, se a sua empresa não tem uma automação, pode ocorrer a perda de prazos de data de emissão, tendo a empresa que arcar com multas e juros.

 

Respeito às legislações

O Brasil é, de acordo com o Banco Mundial, o país mais burocrático do mundo! 

Com a automação de notas fiscais, não é preciso se preocupar com as diversas regras tributárias, por exemplo, ou com o layout que foi modificado. Todas essas burocracias se tornam, automaticamente, responsabilidade do seu parceiro de automação.

 

Redução de erros

Como sabemos, a nota fiscal precisa conter todos os dados da venda. Dentre eles: NCM, inscrição estadual, CFOP, endereço do remetente e muitos outros. Logo, qualquer número que seja digitado errado é capaz de impossibilitar a emissão da nota ou o pagamento de impostos.

Quando se utiliza da automação, é necessário, somente, configurar o perfil da sua empresa na plataforma  em seu primeiro acesso e a ferramenta de automação irá realizar todo o procedimento. Dessa forma, é possível reduzir os erros e suas consequências.

 

5 erros na hora da emissão de notas fiscais 

Como falamos anteriormente, o Brasil é um dos países mais burocráticos e isso dá margem a maior possibilidade de erros. Vamos falar dos 5 erros mais comuns em relação a notas fiscais para que você fique atento e não caia neles.

 

Utilizar um certificado digital menos produtivo

O certificado digital identifica uma pessoa física ou jurídica. É ele que valida as informações contidas em contratos e em notas fiscais e é assim que a fiscalização tem garantia de que os dados presentes nesses documentos são válidos. 

Muitos municípios pedem um certificado para que seja possível emitir notas fiscais, garantindo maior segurança e integridade no processo de assinaturas de NF-e, evitando possíveis fraudes.

Existem alguns modelos de certificados, sendo os principais A1 e o A3.

O certificado A1 é digital e é instalado no seu computador ou no emissor de nota fiscal automática. A sua validade é de 1 ano.

Já o certificado A3 é físico, como um token ou um pendrive. Ele tem validade de 1 a 3 anos, e precisa ser inserido na sua máquina em todas vezes que for utilizá-lo.

O certificado A1 é a escolha certa para quem deseja ter mais autonomia na rotina. Além de ser mais seguro (pois é possível fazer um backup na nuvem e utilizá-lo a qualquer momento e em qualquer lugar), ele permite a automação de notas fiscais, sendo a melhor opção para empreendedores que desejam essa automação.

Já o certificado A3 precisa ser carregado a todos os lugares para que seja possível assinar documentos, entrar em portais do Governo e emitir notas. Sendo assim se ele ficar na empresa e você precisar usar em casa, isso não será possível.

 

Não armazenar os documentos fiscais

Todo XML (versão digital da nota fiscal propriamente dita) de nota fiscal eletrônica emitido pela sua empresa deve ser armazenado por, pelo menos, 5 anos. 

Cometer o erro de não armazená-los é algo perigoso, pois, o Fisco pode solicitá-los a qualquer momento em casos de fiscalização.

 

Emissão Manual de Nota Fiscal

É algo que pode fazer sentido no início de sua empresa, mas com o passar do tempo este processo se torna confuso e um tanto caótico. 

Imagine você, o trabalho que demandará para informar os dados de centenas de vendas.

Chega uma hora que a automação é a melhor solução, além de agilizar o processo é um passo importante para o crescimento da empresa.

 

Agrupar todas as vendas de um mês em uma única nota fiscal

Infelizmente, esse é um erro comum que pode causar muitos problemas, independente do tipo da sua empresa. 

Ao emitir uma nota fiscal com o valor total das vendas de um mês inteiro, ou uma semana, você pode ser autuado pela fiscalização. Seu cliente tem o direito de receber UMA nota fiscal para CADA compra realizada.

 

3 dicas para a gestão de notas fiscais 

Agora que você já conhece alguns dos principais erros em relação a emissão de notas fiscais, vamos a algumas dicas.

 

Armazenamento seguro das NFes

A lei prevê o armazenamento dos arquivos XML das notas fiscais eletrônicas por, pelo menos, 5 anos. É importante ter a garantia de que esses documentos estão guardados de forma segura a fim de evitar multas e sanções para a sua empresa.

 

Compliance Fiscal

É importante garantir o compliance fiscal para que ocorra um bom andamento de qualquer negócio. Estando dentro dos conformes, o risco de multas e tributações diminuem drasticamente. Além de contribuir para uma empresa eticamente responsável, protegida e transparente.

 

Software emissor de alta performance

Caso a solução fiscal da sua empresa não tenha alta capacidade de processamento, podem ocorrer erros durante a emissão das notas, e até lentidão no envio ao Fisco.

 

Lembre-se que documentos fiscais são necessários para que o negócio funcione mas que apenas emitir esses documentos, não é o suficiente. 

É necessário uma operação eficiente e agilidade nos processos para estar à frente da concorrência. 

Converse com nosso time de especialistas e venha conhecer a melhor automação de processos para sua empresa.