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Despadronização das NFS-e: Como grande empresa do setor de educação alcançou grandes resultados com a V360!

A despadronização das Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) é um desafio enfrentado por empresas em todo o Brasil, gerando complexidade em seus processos fiscais. Com mais de 5.500 formatos diferentes adotados pelos municípios, as organizações lutam para manter a conformidade. Esse cenário cria dificuldade para as equipes como vivenciado por um grande cliente do setor da educação que encontrou na V360 a solução. Exploraremos como essa despadronização impacta a produtividade e como soluções de automação podem mitigar esses problemas. Desafios causados pela despadronização: A falta de um padrão para as NFS-e obriga as equipes fiscais e financeiras a dedicar tempo e recursos consideráveis ao processamento manual de cada documento. Este cenário não só aumenta o risco de erros, como também prolonga os ciclos de processamento fiscal e financeiro, afetando a agilidade e a capacidade de resposta das empresas perante suas obrigações fiscais. Os principais desafios incluem:
  • Diversidade de formatos e layouts por prefeitura: Necessita de adaptações constantes nos processos de captura.
  • Baixa produtividade do time: Alto custo com BPO devido ao processamento manual intensivo.
  • Diferentes canais de recebimento da nota: E-mails, formato físico, entre outros, complicam a padronização do recebimento.
  • Falta de controle no processo: Dificuldades de gestão e pontos críticos de auditoria.
  • Automação parcial: Falta de captura de documentos de todas as prefeituras necessárias.
  • Diversidade de ferramentas: Ausência de uma ferramenta centralizada para tratamento dos diversos fluxos.
  • Número do pedido incorreto: Que não corresponde ao registro de compras.
  • Pagamento de notas extemporâneas e tempo longo de escrituração de nota: Resultando em pagamento de multas, juros e protestos.
A V360 como solução de otimização para NFS-e:
  1. Captura automática: Utilizando tecnologias de OCR avançado e inteligência artificial, a V360 extrai e estrutura automaticamente as informações das NFS-e, independentemente do formato ou origem.
  2. Validação Automática: A plataforma converte as informações capturadas para um formato padronizado e realiza mais de 40 validações simultâneas contra as regras fiscais, assegurando a precisão e a conformidade.
  3. Workflow: O processo inclui aprovação de pagamento com um clique, registro detalhado do trajeto da nota desde a recepção até o pagamento, notificações de divergências antes da aprovação, centralização de todas as informações em uma única ferramenta que facilita a análise e tomada de decisões, e relatórios detalhados para identificar gargalos e melhorar o fluxo de trabalho.
  4. Integração com ERPs: Após a validação, os dados são integrados automaticamente aos sistemas ERP, otimizando os processos e reduzindo a carga de trabalho manual.
Caso de sucesso no setor de Educação: Um exemplo do impacto da V360 pode ser visto em uma grande organização do setor de educação. A implementação da V360 proporcionou uma redução de 75% em multas e juros, devido às validações fiscais automáticas. Além disso, a centralização das informações facilitou o processamento de dados de mais de 3,5 mil fornecedores, melhorando a eficiência operacional e a tomada de decisões estratégicas. Resultados alcançados:
  • Conformidade a em processos: A V360 simplificou o ciclo de pagamento a fornecedores, tratando as complexidades tributárias e melhorando os processos de compras e medição de serviços.
  • Visibilidade e gestão centralizada: A ferramenta oferece uma visão centralizada das notas fiscais, melhorando o gerenciamento fiscal e permitindo que aos fornecedores um “auto-serviço”
  • Segurança da informação: Implementação de práticas e tecnologias robustas para proteger dados em sistemas com acesso externo, melhorando a segurança na cooperação com fornecedores.
  • Automatização e centralização: Esses processos não só elevam a eficiência operacional, mas também fortalecem a conformidade fiscal e garantem a rastreabilidade completa das transações.
  Com a tecnologia avançada da V360, é possível transformar completamente o ingresso fiscal de notas fiscais de serviço e alcançar até 99% de automação. Quer descobrir como podemos ajudar sua empresa a otimizar seus processos fiscais? Agende uma conversa com um dos nossos especialistas!