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Compliance Fiscal: Como funciona e porquê você deve se preocupar

Como funciona o Compliance Fiscal e por que você deveria se preocupar com ele

Como já vimos, a automação de processos é algo importante para as empresas. Uma vez que ela consegue reduzir os erros, é possível melhorar os métodos e dedicar a equipe para novos serviços e funções.

Quando falamos de automação de notas fiscais, pressupõe-se que um processo que antes era demorado e demandava muita atenção,  agora é  ágil e fácil. 

Para não surgir mais nenhum tipo de dúvida, vamos entender melhor sobre Compliance Fiscal.

 

O que é Compliance Fiscal?

Compliance é uma palavra da língua inglesa que tem origem no verbo “to comply” que significa ‘agir de acordo com uma regra’. O compliance pode ser aplicado em diferentes áreas e situações, como por exemplo na área jurídica, trabalhista, empresarial e fiscal.

No ramo empresarial, o compliance ficou muito conhecido com o significado de achar as melhores formas de executar um trabalho específico.

Geralmente, o compliance fiscal atua de forma preventiva, ou seja, auxiliando na adoção de formas corretas de cumprimento das obrigações tributárias ao diminuir riscos e adequar a empresa às legislações.

Os diversos tributos a serem pagos, normas a serem seguidas e inúmeras mudanças na legislação apenas comprovam a necessidade que uma empresa tem de criar normas práticas para o cumprimento de todas obrigações fiscais.

 

Porque devo aplicar o Compliance Fiscal?

Estar com a regulamentação em dia é uma questão de sobrevivência dentro do mercado. Apesar disso, quando esse trabalho é bem feito na execução das políticas fiscais e no monitoramento da operação, o seu negócio acaba gerando mais valor.

 

Acompanhamento e monitoramento das obrigações

Todo processo operacional está sujeito a falhas quando envolve ações humanas. Essas falhas, quando relacionados a algum tipo de controle fiscal, gera um grande impacto a organização. Por isso, um dos primeiros pontos positivos de estar em compliance é investir no monitoramento, que permitirá identificar e tratar as falhas a tempo.

Alguns dos problemas mais comuns que a prática do compliance ajuda a eliminar são:

  • emissão de Nota Fiscal (NF) com crédito indevido;
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) aplicado de forma incorreta;
  • emissão de NF sem ter tomado o devido crédito;
  • uso da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) inexistente ou errada, gerando tributação maior ou menor;
  • falha no cálculo da alíquota do ICMS.

 

Controle de entregas

Tão importante quanto prestar contas ao Fisco com informações corretas é fazer isso dentro do prazo estabelecido para cada tipo de movimentação financeira. Com complexidade das leis e o volume de mudanças e atualizações, o calendário fiscal de qualquer organização se torna cheio de datas a serem cumpridas.

Essa é uma das grandes vantagens de adotar práticas de compliance fiscal, ele garante a precisão das informações registradas e não coloca em risco o cumprimento dos prazos. 

É possível adotar medidas para facilitar esse trabalho, evitando que o Fisco seja sempre uma ameaça para o desempenho de cada setor.

Manter um planejamento e um cronograma atualizados é algo extremamente valioso para que os prazos deixem de ser inimigos da organização. 

 

Armazenamento e organização de documentos

Falar de armazenamento de documentos é sempre uma dificuldade. Com um volume tão grande de arquivos impressos e eletrônicos, é difícil mantê-los de maneira segura e, ao mesmo tempo, fáceis de encontrar.

O compliance, porém, tem como um de seus pilares principais a otimização do armazenamento e da organização dos documentos. Logo, é possível estabelecer critérios com base no planejamento de cada organização, facilitando o agrupamento de documentos em categorias.

Quando o prazo de um determinado documento expira, por exemplo, ele é transferido para outro arquivo junto aos registros mais antigos e menos acessados. Dessa forma, o acesso aos registros mais recentes pode ser feito com mais facilidade. 

Monitoramento das Certidões Negativas de Débitos (CNDs)

 

As CNDs são documentos que atestam a ausência de pendências fiscais de uma empresa ou indivíduo, assim como de boa conduta legal. Elas representam uma importante garantia de adequação às leis e normas. 

A adoção de práticas de compliance favorece um monitoramento mais rigoroso das CNDs. Tão importante quanto manter a conformidade com o Fisco é ter em mãos os documentos que atestam isso.

 

Alinhamento das obrigações com colaboradores e parceiros

Uma política de compliance funciona como um mecanismo de alinhamento das expectativas da empresa com os seus colaboradores e parceiros. 

A participação coletiva é um grande diferencial para evitar problemas com o Fisco.

 

Saúde financeira e jurídica da empresa

Uma organização que passa por problemas de conformidade fiscal pode sofrer para manter o seu planejamento. Isso pode ser evitado com as práticas estabelecidas pela política de compliance. 

Para complementar, a organização se mantém protegida contra ações jurídicas que poderiam não só causar mais prejuízo financeiro como abalar a imagem da empresa.

 

Valorização da marca

No mercado atual, o estabelecimento de parcerias está cada vez mais sujeito à confiabilidade de ambas as partes. 

O compliance bem executado é um importante aliado para valorizar a marca e garantir a confiança dos parceiros comerciais, clientes, fornecedores etc. 

Essa valorização da marca também é um critério importante para ser bem avaliado por instituições bancárias durante a análise para concessão de crédito. Por isso, mesmo estratégias de expansão dos negócios passam pela necessidade de estar em conformidade fiscal.

 

Mas, afinal, como faço para implantar essa política de compliance em minha empresa?

 

Como implementar na sua empresa.

O Compliance significa manter a sua empresa em dia com as suas obrigações fiscais. Por conta disso, para adotar o Compliance é necessário implementar diversas ações e procedimentos que irão viabilizar esse processo.

Para começar o processo de compliance, é preciso definir uma política, a forma que irá ser feita a metodologia, a estruturação das regras, normas e práticas que irão orientar os processos dentro da companhia.

Cada empresa irá montar a sua política de acordo com as particularidades de cada organização.

Depois que essa etapa estiver realizada, todos os processos serão acompanhados, calculados e monitorados antes das informações chegarem ao Fisco. Vale ressaltar que uma política de compliance efetiva busca guiar os colaboradores em suas rotinas de trabalho.

Na prática, algumas das ações que integram uma política de compliance, são:

  1. definição de um regime de tributação adequado; 
  2. escrituração correta dos documentos fiscais das empresas;
  3. elaboração de um controle de estoques fiel à realidade da empresa;
  4. preenchimento correto das informações nas obrigações tributárias acessórias;
  5. aproveitamento correto dos créditos;
  6. apuração correta da base de cálculo e aplicação precisa das alíquotas de cada tributo;
  7. manter atualizado o cadastro de itens de produtos da empresa.

 

O segredo para uma política de compliance efetiva é a execução de todas essas atividades de uma forma estruturada. 

 

Faça um bom planejamento tributário  

A criação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) promoveu a consolidação das diretrizes responsáveis por reger o sistema fiscal e tributário no país.

Porém, as regras fiscais variam conforme o regime tributário e o segmento de atuação de um negócio. Ter um bom planejamento tributário é o primeiro passo para a implantação de uma política de compliance fiscal eficiente. 

A finalidade do planejamento tributário é desenvolver uma estratégia que permita a redução da carga tributária proporcionando um alívio nos custos para manter o negócio funcionando. 

Com o planejamento tributário é possível prevenir a incidência de um determinado tributo, reduzir o valor de tributos pagos ou mesmo retardar uma determinada obrigação. 

 

Torne a gestão dos documentos fiscais uma prioridade

O processo de compliance começa com a elaboração do planejamento tributário, e é sustentado através da gestão dos documentos fiscais da empresa. 

É importante sempre estar atento quanto à veracidade das informações contidas nestes documentos. 

Dessa forma, qualquer hipótese de erro, quer seja intencional ou não, é descartada e você consegue manter a sua empresa segura.

Como o cenário fiscal e tributário passa por muitas mudanças, o setor responsável por essa área acaba tendo que ser extremamente organizado para estar sempre ciente das mudanças a fim de organizar os documentos de forma segura e legal.

Lembramos, inclusive, que a melhor forma de organizar e armazenar esses documentos é através do famoso armazenamento na nuvem.

A gestão de arquivos digitais minimiza o risco de perda dos documentos, reduz custos com impressão e oferece uma forma de exercer um controle bem mais efetivo sobre as informações.

Dessa forma, a empresa ganha agilidade e garante estar se resguardando jurídica e financeiramente.

 

Esteja sempre preparado para fiscalizações

Ser fiscalizado a qualquer momento é um risco real e ter isso em mente faz toda a diferença. A conformidade precisa ser praticada todos os dias em cada processo e não ser tratada como algo esporádico. 

A essência do compliance fiscal é mantê-lo SEMPRE em dia com as obrigações. 

Não espere a Receita bater a sua porta para regularizar os processos internos do seu negócio. Procure manter os processos padronizados, os documentos fiscais organizados e se puder até invista em auditorias para averiguar a entrega das obrigações acessórias nos últimos anos.

 

Faça da tecnologia uma aliada

É importante seguir a risca a legislação e estar sempre atualizado. Por isso, não podemos deixar de mencionar como é importante ter na sua empresa uma ferramenta que te dê suporte tecnológico.

Com tantas mudanças na legislação, imagine ter que atualizar cada nova informação manualmente?

Contar com o suporte de uma tecnologia que te ajude a manter uma política de compliance através da gestão fiscal e tributária, deixou de ser um luxo, é passou a ser uma necessidade. Existem soluções tecnológicas no mercado que realizam este trabalho de forma bem mais prática, rápida e segura.

Apesar de ser possível fazer tudo isso sozinho, o mais indicado é fazer pesquisas, buscar ferramentas que se adequem a realidade da sua empresa e que te ofereça suporte sempre que necessário.