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Armazenamento de XML: Como a automação de processos pode te ajudar

Como a automação de processos ajudam com armazenamento do XML

Mesmo hoje em dia, ainda existem empreendedores que não armazenam suas notas fiscais eletrônicas. Alguns por acharem que elas ficam armazenadas junto ao Sefaz, outras por acreditarem que seu contador fará esse serviço de armazenamento. 

Ainda tem aqueles que acham que por emitirem poucas notas fiscais, não precisam fazer o armazenamento.

 

O que são XMLs?

XML é o formato do arquivo da Nota Fiscal eletrônica (NFe).

O formato XML segue um padrão de escrituração fiscal nacional e, diferente do DANFe, não acompanha informações sobre a mercadoria negociada, essas notas são disponibilizadas para consulta do próprio fornecedor.

Algumas das informações que constam no XML da NFe:

  • Nota Fiscal eletrônica: número, data de emissão, data de saída/entrada, série, modelo e valor total;
  • Emitente: CNPJ, nome e razão social, inscrição estadual, endereço, código do município e da ocorrência do fato gerador do ICMS;
  • Destinatário: CNPJ, inscrição estadual, nome e razão social;
  • Produtos e serviços: descrição, unidade comercial, quantidade e valor;
  • ICMS: base de cálculo, valor do frete, substituição, valor dos produtos, valor do seguro, PIS, IPI e Cofins;
  • Transporte: CNPJ e endereço do transportador, modalidade de frete, dados do veículo (RNTC e placa) e dados do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
  • Cobrança: forma de pagamento e endereço;
  • Dados adicionais: fonte de impressão Danfe e outros dados de interesse do contribuinte.

 

Por que fazer a armazenamento da NFe?

Para começar, o armazenamento do XML da NFe é obrigatório para o fornecedor e para o comprador. Esse armazenamento deve ser de, no mínimo, 5 anos, já que este arquivo é necessário em caso de troca de um produto e, até mesmo, quando solicitado pela Receita Federal.

Quando não se armazena o XML, pode haver a incidência de multas e, por conta disso, o mais inteligente é fazer o backup desses documentos para prevenir  multas quando (e se) a Receita Federal solicitá-los.

Quer saber mais sobre a automação de nota fiscal? Leia este artigo

Logo, de acordo com o 6º parágrafo do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente tem a obrigação de disponibilizar para download ou fazer o encaminhamento do arquivo digital da nota fiscal eletrônica e seu protocolo de autorização ao comprador.

 

Desvantagens que um processo manual traz para o XML

O processo de preenchimento de NF-e é um pouco demorado por conta de algumas particularidades, por isso, emiti-las manualmente acaba sendo um pouco desvantajoso para as empresas.

 

Excesso de burocracia para a emissão

Preencher manualmente nota por nota cada vez que é recebida uma mercadoria ou prestado um serviço acaba sendo um processo que demanda bastante tempo de um funcionário.

Além disso, muitos funcionário não sabem emitir essas notas e acabam fazendo de forma errada o que gera bastante dor de cabeça.

 

Lentidão na aprovação

Por ser um procedimento obrigatório, sempre que ocorre a efetivação de uma operação deve-se gerar o documento fiscal. O processo de liberação, no entanto, é lento e pode comprometer o seu negócio.

 

Limitação dos produtos e serviços que podem constar em nota

Não é todo produto e/ou serviço que pode constar na nota fiscal, e essa lista é atualizada frequentemente. Quando feito manualmente, a conferência deste produto ou serviço acaba sendo um fator que atrasa o preenchimento.

Quando se usa alíquotas diferenciadas que não são objeto de operação da empresa, pode-se cair na malha fina, gerando multas pelo Fisco.

 

Falta de atualização

Quando feita manualmente, alíquotas, base de cálculo, isenções, tributos incidentes e demais informações que devem compor uma nota fiscal acabam tendo problemas.

 

Quais os benefícios da automação de processos para o XML

O arquivo XML da NFe foi criado com o objetivo de integrar informações, diminuir custos com papeladas fiscais e agilizar os processos que antes demandava muito tempo de um profissional.

Com a automação, os recursos da empresa podem ser direcionados para outras melhorias de serviço prestado e para o aumento de produção.

Outra vantagem das plataformas de armazenamento de XML é que elas permitem que os documentos fiscais fiquem mais organizados, podendo ter um controle diário de tudo e extrair relatórios a qualquer momento desejado.

Com isso, o contador da empresa consegue ter toda e qualquer informação necessária para que não haja um retrabalho da equipe, e nenhum tipo de multa, juros ou impostos desnecessários.

 

Algumas vantagens da automação de notas fiscais

Gerar redução de custos

A principal vantagem é a redução dos custos. Ao necessitar de menor mão de obra para a emissão das notas, o processo é agilizado e os custos com pessoal diminui.

 

Evitar possíveis juros e multas

Como a emissão é automática, fica sendo praticamente impossível haver algum tipo de erro ou esquecimento. Dessa forma, não há nenhum tipo de multa ou juros por atrasos, por exemplo.

 

Melhor gestão e controle

Com a automação há um maior controle sobre os prazos e pagamentos, sendo evitados atrasos, repetições de pagamentos de impostos e outros.

 

Aumento na segurança de dados

As plataformas de automação de dados realizam comunicação automática com os órgãos fiscalizadores, usando uma série de medidas de segurança como tokens de acesso, certificado digital e outros.

 

Cálculo automático de impostos

O cálculo correto dos impostos, quando a emissão é feita manualmente, pode ser uma dor de cabeça, mas isso é um grande benefício da automação, já que todos os cálculos são automáticos.

Os sistemas reúnem todas as informações referente a nota (desde o serviço até tributos e alíquotas) fazendo o cálculo automático.

 

Quer automatizar seus processos de armazenamento de XML? Fale com um de nossos consultores que teremos um prazer enorme em te ajudar!