O processo de recebimento fiscal é uma rotina comum nas empresas, seja para a execução de um serviço, ou até mesmo a compra de materiais.
Este artigo tem por objetivo demonstrar quais são os principais erros cometidos na área de recebimento fiscal das empresas e, por sua vez, como evitá-los. No texto vamos abordar:
- Mas o que é Recebimento Fiscal?
- Quais são os erros mais comuns na área de Recebimento Fiscal?
- Qual é a solução?
Mas o que é Recebimento Fiscal?
O processo de recebimento fiscal é a operação que ocorre quando uma mercadoria chega até a sua empresa através do fornecedor. Em geral, é feita a recepção do documento e os produtos são conferidos para que, a partir deste momento, o material adquirido possa ser usado na linha de produção da sua empresa.
Esse processo parece bem simples, mas na prática não é assim que funciona. Uma série de etapas acontece entre diversos setores da empresa – tributário, fiscal, financeiro, suprimentos e almoxarifado e se tratando de uma grande cadeia, muitos erros podem acontecer.
Quais são os erros mais comuns na área de Recebimento Fiscal?
Falta de verificação a nota fiscal quando a mercadoria chega à minha empresa
Ao adquirir uma mercadoria, muitas corporações não se preocupam em confirmar se a nota fiscal recebida é válida ou se foi cancelada pelo fornecedor.
Na maioria dos casos, a checagem realizada é somente a física, conferindo se o número de mercadorias no caminhão corresponde à quantidade apontada.
O ideal é acessar as informações nos sistemas da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para analisar a validade dessa nota fiscal na hora que está recebendo a mesma. Para notas fiscais de serviços, a mesma informação geralmente pode ser encontrada no site da respectiva prefeitura.
Erro na escrituração da nota fiscal em relação aos impostos
Após a conferência da nota fiscal, podem surgir divergências na escrituração relacionadas à tributação dos impostos. Os casos mais comuns envolvem o código de situação tributária, a origem de mercadoria, a alíquota da tributação e a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).
Tenha certeza se o preenchimento está validado de acordo com o Fisco ou simplesmente foi aceito do jeito que o fornecedor enviou.
Controle do que foi (ou não foi) emitido contra a empresa
Você tem total controle sobre tudo o que foi escriturado ou emitido contra a sua empresa? Dentro da carteira é possível que existam fornecedores gerando notas frias com o seu CNPJ e você nem imagina!
Em muitos casos, o cliente além de não saber dessa emissão, a mercadoria nunca chega à empresa. Fique Atento, pois erros como esse podem causar autuações ou até multas graves para a empresa.
Muitos processos feitos de forma manual
Esse erro é mais comum do que gostaríamos. Ao tomar a decisão de desenvolver uma etapa do processo de recebimento fiscal de forma manual, a empresa sabe que está passível a erros.
Lembre-se: é um ser humano digitando, conferindo informações e divergências de uma infinidade de XMLs, tributos e declarações. E se valores forem inseridos com divergências? É sempre bom conferir duas vezes para evitar problemas com a Receita Federal.
Falta de auditoria nos processos
Quando conferimos cada ação, a chance de encontrar erros no processo é muito menor. Quando falamos de recebimento de documentos fiscais eletrônicos, existem três pontos-chave onde a auditoria faz a diferença, evitando erros, autuações e até multas. Sendo eles:
- Depois da emissão da nota fiscal, checando o arquivo XML do fornecedor junto à SEFAZ.
- A escrituração da nota fiscal dentro da empresa, confirmando o que foi escriturado.
- A checagem do SPED, para confirmar se o que vai para o Fisco está mesmo correto.
Falta de tempo e colaboradores sobrecarregados
É comum a área fiscal e tributária sentir-se sobrecarregada, por exemplo, se a sua empresa recebe 500 notas por dia, não há como verificar se essas notas estão ou não corretas.
Logo, o processo é feito por amostragem, os erros vão surgir, mas – sem controle – eles serão notados apenas na hora de enviar o SPED ao Fisco, perdendo-se tempo de conferência.
Então, qual é a solução?
Estudos de mercado apontam a utilização de tecnologia como a principal tendência para superar esse desafio. Com a implementação de inteligência artificial e automatização.
A verificação, escrituração, controle e auditoria serão realizados por meio de um sistema, de acordo com as regras do Fisco, economizando tempo e diminuindo a margem de erros, tornando a empresa mais eficiente e produtiva.
Isso vale também para a diminuição do trabalho manual, direcionando profissionais para áreas mais estratégicas, e tirando a sobrecarga dos ombros dos colaboradores.
Como a V360 pode ajudar a sua empresa?
A V360 transforma seu processo de ingresso e antecipação de pagamentos a fornecedores, triplicando a produtividade, eliminando multas e gerando receita financeira.
A plataforma V360 automatiza a captura e o ingresso de todos os documentos, como: NFe, CTe, NFSe, faturas de concessionárias, notas de débito e muitos outros.
Contando com a ajuda de um sistema de automação, você irá:
- ter maior controle de suas obrigações fiscais
- evitar ou até mesmo eliminar erros e retrabalhos
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- possuir uma gestão eficiente de todos seus documentos
Além de todos os benefícios que só a V360 pode oferecer para a sua empresa, como:
- Tributos e Recebimentos Fiscais: Redução no pagamento de multas e juros por atraso / recolhimento incorreto e aumento da produtividade em tributos e recebimentos fiscais.
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