Otimização de processos: benefícios para a área fiscal

Otimização de processos

Atualmente, são poucas as empresas que não adotam tecnologias para otimização de processos internos e melhores resultados. Afinal, esse é o primeiro passo para alcançar ganho de produtividade, maior visibilidade de cadeia e, como consequência disso, redução de custos e um melhor posicionamento no mercado.

Agora, você já imaginou conseguir otimizar a área mais complexa e burocrática da sua empresa? Pois bem, acredito que você já deve saber de qual área estamos falando. Isso mesmo, da área fiscal! Nesse campo, o Brasil é considerado um dos países mais complexos do mundo. As empresas sofrem com as mais diversas exigências legais: formatação de documentos, diferentes prefeituras e multas e juros altíssimos. Não à toa, pesquisas apontam que 45% das empresas brasileiras buscam investir em automação de processos fiscais em 2022. Isso revela uma tendência de driblar a burocracia com tecnologia para resolver toda a parte manual e complexa envolvida no processo.

Nesse artigo, vamos explorar a importância da otimização de processos e os benefícios para área fiscal de uma empresa. Vamos aprofundar nos quatro mais importantes:

  • Eficiência;
  • Clareza em processos e resolução de problemas;
  • Melhor relacionamento com fornecedores;
  • Engajamento do time.

1) Otimizar processos garante mais eficiência

Sabe quando você não encontra a roupa que deseja porque seu armário está bagunçado e basta arrumá-lo para encontrar o que procura? É assim que funciona com a área fiscal! Otimizar processos auxilia a eliminar etapas desnecessárias que exigem tempo e esforço do time.

Por exemplo, com a captura e validação automáticas das notas, evita-se a digitalização manual. Assim, deixando apenas o essencial para que a cadeia fiscal flua de maneira saudável, garantindo entregas mais rápidas, de qualidade e que demandem menos da equipe.

2) Clareza de processos e resolução de problemas

Sem o tempo gasto com as diversas atividades manuais que parecem infinitas, o esforço se volta para a parte estratégica. Ou seja, eliminar o fator que ocupava grande parte da rotina da equipe possibilita maior clareza sobre o todo da cadeia. Assim, permitindo a elaboração de soluções de otimização das etapas para além da parte técnica.

E tem mais: uma solução inteligente que controla toda a cadeia fiscal possibilita maior visibilidade quando algo está errado, trazendo agilidade na correção e transparência da resolução.

3) Melhor relacionamento com fornecedores

Sabe aquele momento do mês que os fornecedores começam a ligar sem parar a respeito de notas atrasadas? Pois é, isso não precisa mais acontecer!

Construir um bom relacionamento com os fornecedores de sua empresa é uma parceria fundamental para a saúde do negócio. Com a automação da cadeia, os processos ficam mais eficientes, eliminando os atrasos de pagamentos aos fornecedores e garantido total visibilidade ao time sobre cada uma das etapas que as notas percorrem.

4) Engajamento do time

Sem hora extra, sem trabalho manual e sem rotina burocrática. Parece impossível, não é mesmo? Mas é apenas a descrição do dia a dia de um time com os processos otimizados!

Retirar as tarefas manuais e desenvolver uma rotina estratégica é uma novidade que engaja qualquer time! Afinal, trabalho manual um robô pode fazer, agora a elaboração estratégica depende dos humanos. 

Mas pera aí… E como eu otimizo os processos da minha empresa?

É preciso ter em mente que a otimização de processos não é tão simples… Não basta adotar uma tecnologia e pronto, problemas resolvidos! Otimizar a área fiscal, que normalmente é a mais complexa da empresa, não acontece do dia para a noite, é necessário um trabalho constante e estratégico de repensar todas as etapas.

É nesse ponto que entra a V360! Nosso produto automatiza toda cadeia Req2Pay, ou seja, o processo fiscal de ponta a ponta. Mas, vamos além disso! Nossa entrega não é apenas implementar a ferramenta que automatiza o ingresso fiscal, é também a construção recorrente do nosso time com a empresa para repensar todo o processo. Assim, elaboramos as melhores e mais inovadores estratégias para otimizar a cadeia ao máximo e garantir que as etapas fiquem claras e bem definidas.

Esses são são alguns pontos de atuação do V360:

  • Integração completa com qualquer ERP;
  • +40 validações, com possibilidade de padronizar de acordo com necessidade;
  • Portal de fornecedores com total visibilidade do processo para todas as partes envolvidas;
  • Captura dos mais diversos tipos de documentos (SEFAZ, prefeituras, sites de concessionárias, e-mail etc);
  • +1.400 prefeituras catalogadas para ingresso automático de nota de serviço.

Assim, solucionamos os principais problemas fiscais, acompanhando de perto todo o processo, desde a implantação e treinamento do time até as dúvidas do dia a dia.

Com o V360, é possível a redução de 98.7% das multas e juros e até 99.6% de automação total do ingresso fiscal! Ambos os resultados baseados em cases reais de sucesso que obtivemos nas maiores empresas do Brasil.

Se conquistar esses resultados e otimizar os processos fiscais com uma solução inteligente interessa a sua empresa, solicite um business case gratuito e veja como podemos te ajudar.

A importância da automatização de processos

Automatização de processos: Qual a sua importância na gestão?

A tecnologia tem uma forte atuação em nossas vidas. É desnecessário lembrar sobre o uso dos smartphones e inúmeros aplicativos para as funções mais comuns da vida cotidiana. Por isso, é impensável que empresas ainda não utilizem extensivamente a tecnologia como aliada, especialmente para processos que necessitam de análise constante.

A automação de processos leva a inúmeros benefícios, que falaremos ao longo do artigo, mas talvez o principal deles seja a utilização de pessoas nas atividades de análise e tomada de decisão, ou seja, utilizando a tecnologia liberamos as pessoas para fazerem o que fazem de melhor.

A automação de processos está diretamente ligada à gestão empresarial, portanto, é certo dizer que seu uso implica diretamente na capacidade de gerenciamento e otimização de recursos. É graças a automação que as empresas conseguem dinamizar suas operações, além de se verem livres de gargalos que não deixam o dia a dia evoluir. A comunicação entre áreas se torna mais eficaz e menos infantil, diminuindo os “vai e voltas” de comunicados e pedidos entre equipes.

A automação auxilia, ainda, a evitar que problemas de planejamento aconteçam, deixando claras as oportunidades de melhorias em vários momentos do fluxo implantado. Afinal, um processo automatizado tende a gerar dados e informações de forma mais rápida e tempestiva.

A importância da automatização de processos para sua empresa está presente em inúmeros sentidos, neste texto, vamos falar o seguinte:

  • Redução dos custos
  • Melhor gerenciamento
  • Otimização de tempo
  • Melhor administração do recurso humano
  • Maior ganho de produtividade e resultados

 

1 – Redução dos custos

A redução de custos é sempre uma prioridade para as empresas, que buscam otimizar recursos a fim de obter melhores desempenhos ao menor custo de operação possível.

Adicionado a isso, ainda temos que lembrar da velha máxima que nos diz que tempo é dinheiro. Neste sentido, a automação de processos é o caminho certo para quem quer economizar.

O motivo é simples: quando a tecnologia nos ajuda com processos, a produtividade aumenta e a chance de ocorrer erros é menor, principalmente em escala. Logo, não há perda com retrabalho.

 

2 – Melhor gerenciamento

Como falamos no início do artigo, a automação de processos está intimamente ligada com a capacidade de gestão de projetos e recursos – tanto financeiros quanto humanos.

Quando uma empresa pode contar com a automação de processos, sabemos que ela está conseguindo enxergar, de forma clara e objetiva, o funcionamento da corporação de forma holística.

Isso significa dizer que, graças à automatização, gerentes e líderes de negócio têm, em tempo real e rapidamente, inúmeras informações que levariam muito tempo para serem obtidas caso o processo fosse realizado manualmente.

 

3 – Otimização de tempo

O tempo é provavelmente o grande protagonista em torno da importância da automatização de processos. Afinal, quando realizada corretamente, a automatização de processos pode realizar de forma mais racional, objetiva e ágil uma tarefa que levaria muito mais tempo se feita por um colaborador.

No tópico anterior foi levantado o exemplo de informações gerenciais, como por exemplo na forma de relatórios. Enquanto um software consegue produzir um relatório de forma instantânea, uma pessoa levaria horas em apenas um.

O mesmo raciocínio poderia ser aplicado a cálculos, simulações, identificação de problemas e outra enorme variedade de situações. Independente do nicho de atuação, quando a empresa conta com uma automatização de processos, é certo dizer que ela está otimizando seu tempo ao máximo.

 

4 – Melhor administração do recurso humano

A automatização de processos tem outro benefício: ajuda a entender que o recurso humano deve ser alocado a atividades em que a análise humana é fundamental.

Mais uma vez, o gerenciamento eficaz tem um importante papel aqui. Saber onde alocar recursos e como tirar o melhor proveito dele é de suma importância para qualquer empresa.

A análise humana é inestimável e, por isso, não deve ser desperdiçada em funções que podem (e devem) ser substituídas por robôs ou softwares.

A capacidade humana deve estar inserida em funções que necessitem de criatividade, emoção e até mesmo insights. Pontos estes que nenhum robô é capaz de reproduzir.

Da mesma forma, quando os colaboradores são alocados em papéis que fogem do burocrático e mecânico, eles se sentem mais envolvidos e valiosos para a empresa.

 

5 – Maior ganho de produtividade e resultados

Quando unimos uma ferramenta ágil com colaboradores mais felizes e satisfeitos, é certo dizer que a equação terminará em um aumento significativo de produtividade.

Esse termo que todo mundo quer ter no vocabulário é facilmente alcançável quando o time consegue se dedicar às tarefas mais importantes e analíticas.

Quando há a automatização em processos demasiadamente repetitivos, conseguimos eliminar passos que antes engargalavam a empresa em um só lugar.

Consequentemente, conseguimos encontrar melhores soluções de forma mais rápida e, com isso, alcançamos resultados que estavam distantes anteriormente.

 

Conclusão

Como vimos ao longo do artigo, a automatização de processos é de suma importância para que a empresa saia do lugar e consiga atingir novos patamares de agilidade, produtividade e eficiência.

É através do automatização de processos, que ela consegue reduzir erros, melhorar métodos e dedicar a criatividade da equipe para encontrar novos caminhos para expandir.

E, em termos mais objetivos, a automação de processos é excelente para quem busca economizar recursos financeiros, principalmente em um momento de instabilidade na economia.

Fazendo mais com menos, o dinheiro e o tempo economizados podem ser alocados em outros setores com a finalidade de oferecer melhores serviços e desempenhos.