Fluxo de Notas Fiscais de Comissão

Sistema V360 - Animation

O V360 tem como uma de suas principais características a adaptação ao fluxo e às necessidades dos clientes em seus mais diversos cenários. Um cenário muito recorrente de nossos clientes é o fluxo de Notas Fiscais de Comissão, em que as empresas pagam seus parceiros comerciais (por exemplo, correspondentes bancários para instituições financeiras). 

Apesar das notas de comissão, na prática, serem uma nota fiscal de serviço, elas geralmente têm regras específicas de tratamento e validação que diferem dos demais serviços tomados. Muitas vezes a empresa tem um sistema ou ferramenta interna que calcula esse valor de comissão a partir de informações operacionais. Dependendo do volume, fazer a validação dessas regras de negócio específicas pode ser custoso e propenso a erros. 

Dessa forma, a partir de nossa experiência em diversas grandes empresas do Brasil, o V360 já automatiza esse processo, de forma a maximizar a produtividade e minimizar os riscos operacionais.

 

Como o V360 soluciona essa necessidade das empresas?

A partir dos sistemas / ferramentas internas que calculam os valores devidos de comissão, o V360 cria automaticamente um “Relatório de Faturamento”, que pode ou não passar por um workflow interno de aprovação. Após essa etapa, o Relatório de Faturamento fica disponível para o parceiro no Portal V360, que pode inclusive contestar os valores pelo próprio portal (caso a empresa decida permitir essa contestação). A criação do Relatório de Faturamento no V360 pode ser realizada automaticamente a partir da integração (via API ou upload de arquivo) com os sistemas internos que fazem esse cálculo.

Com a validação do parceiro em relação a valores, ele emite a NFSe, que é capturada pelo V360. O V360 captura automaticamente notas fiscais de quase 1.000 prefeituras, que totalizam 90% do volume de ISS do Brasil. Além disso, captura as notas emitidas pelo Portal Nacional de NFSes (100% dos MEIs e algumas prefeituras que aderiram) e pode capturar DANFes de serviço emitidas pela SEFAZ. Também permite a captura automática via uma caixa padronizada de e-mail ou via upload da nota no Portal pelo parceiro ou áreas internas.

Dentro do Portal V360, esse documento é validado automaticamente em relação ao Relatório de Faturamento e outras validações específicas (exemplos abaixo). Caso haja qualquer divergência, ele passa por um workflow de tratamento dessas divergências, envolvendo os responsáveis por esse tratamento (áreas internas e/ou o parceiro). 

Validações automáticas do V360 em relação às notas de comissão: 

  • Duplicidade;
  • Extemporaneidade;
  • Competência e valor (em relação ao relatório de faturamento);
  • Data de corte de recebimento;
  • Dados do Prestador;
  • Dados do tomador;
  • Opção pelo Simples Nacional;
  • Retenções de IR/ISS;
  • Alíquotas dos impostos (ISS e PCC);
  • Lei Complementar 116;

Após garantir que a NF está correta, o é escriturado automaticamente para pagamento no ERP da empresa. O V360 conta com conectores nativos para SAP e Protheus, podendo se integrar a qualquer outro ERP via APIs abertas. Uma vez escriturada, o V360 monitora nas prefeituras o status da nota até a data do pagamento, de forma a evitar o pagamento de notas canceladas – caso o fornecedor cancele uma nota já escriturada, o V360 cria automaticamente um workflow para que as áreas internas da empresa estornem o lançamento da NF e atuem junto ao fornecedor. Uma vez no ERP, a nota fiscal segue o processo padrão de pagamento ao parceiro.

Outro aspecto importante é a gestão do processo. O V360 permite que as áreas internas da empresa acompanhem, em tempo real, os principais indicadores de desempenho da operação, de forma a suportar a melhoria contínua do processo ao longo da utilização da solução. Por exemplo, os gestores conseguem informações de volumetria de notas, valor total pago em comissões (podendo quebrar por período de competência e parceiro, por exemplo), visão geral de quantas notas estão paradas em algum lugar do fluxo (e com quem), quais parceiros mais emitem notas fiscais com algum problema etc. Assim, é possível tomar as ações de melhoria de forma tempestiva, de forma a otimizar o processo.

 

Visão de Dashboard 

A automação deste processo simplifica e agiliza o gerenciamento de comissões das empresas gerando ganhos de compliance, produtividade e custos. Além disso, o V360 dá visibilidade de todas as etapas para os parceiros, permitindo que ele acompanhe o status do documento até o pagamento. Isso evita que o parceiro entre em contato frequentemente com as áreas internas para se informar sobre o pagamento da nota.

Temos diversos clientes com esse processo de pagamento de comissões implantado no V360, apoiando nossos clientes não só com a plataforma tecnológica, mas também com boas práticas de operação desse processo, bem como uma gestão da mudança que garante o engajamento do parceiro com a solução. Só assim pode-se experimentar de forma plena os benefícios da tecnologia.

Esse é mais um exemplo de fluxo da cadeia de Request to Pay possível de ser automatizado com a tecnologia do V360. 

Nossa expertise em implantação e boas práticas é capaz de tornar até processos super específicos em um fluxo simples e automatizado.

Aqui são dois fluxos de exemplo, um deles relacionado ao Relatório de Faturamento, que pode passar por aprovações internas, e o outro relacionado a NFS-e.

 

Pronto para simplificar e otimizar seu processo de pagamentos? Entre em contato conosco para agendar uma demonstração gratuita e comece a colher os benefícios da automação em seu negócio!

 

Otimização de processos: benefícios para a área fiscal

Otimização de processos

Atualmente, são poucas as empresas que não adotam tecnologias para otimização de processos internos e melhores resultados. Afinal, esse é o primeiro passo para alcançar ganho de produtividade, maior visibilidade de cadeia e, como consequência disso, redução de custos e um melhor posicionamento no mercado.

Agora, você já imaginou conseguir otimizar a área mais complexa e burocrática da sua empresa? Pois bem, acredito que você já deve saber de qual área estamos falando. Isso mesmo, da área fiscal! Nesse campo, o Brasil é considerado um dos países mais complexos do mundo. As empresas sofrem com as mais diversas exigências legais: formatação de documentos, diferentes prefeituras e multas e juros altíssimos. Não à toa, pesquisas apontam que 45% das empresas brasileiras buscam investir em automação de processos fiscais em 2022. Isso revela uma tendência de driblar a burocracia com tecnologia para resolver toda a parte manual e complexa envolvida no processo.

Nesse artigo, vamos explorar a importância da otimização de processos e os benefícios para área fiscal de uma empresa. Vamos aprofundar nos quatro mais importantes:

  • Eficiência;
  • Clareza em processos e resolução de problemas;
  • Melhor relacionamento com fornecedores;
  • Engajamento do time.

1) Otimizar processos garante mais eficiência

Sabe quando você não encontra a roupa que deseja porque seu armário está bagunçado e basta arrumá-lo para encontrar o que procura? É assim que funciona com a área fiscal! Otimizar processos auxilia a eliminar etapas desnecessárias que exigem tempo e esforço do time.

Por exemplo, com a captura e validação automáticas das notas, evita-se a digitalização manual. Assim, deixando apenas o essencial para que a cadeia fiscal flua de maneira saudável, garantindo entregas mais rápidas, de qualidade e que demandem menos da equipe.

2) Clareza de processos e resolução de problemas

Sem o tempo gasto com as diversas atividades manuais que parecem infinitas, o esforço se volta para a parte estratégica. Ou seja, eliminar o fator que ocupava grande parte da rotina da equipe possibilita maior clareza sobre o todo da cadeia. Assim, permitindo a elaboração de soluções de otimização das etapas para além da parte técnica.

E tem mais: uma solução inteligente que controla toda a cadeia fiscal possibilita maior visibilidade quando algo está errado, trazendo agilidade na correção e transparência da resolução.

3) Melhor relacionamento com fornecedores

Sabe aquele momento do mês que os fornecedores começam a ligar sem parar a respeito de notas atrasadas? Pois é, isso não precisa mais acontecer!

Construir um bom relacionamento com os fornecedores de sua empresa é uma parceria fundamental para a saúde do negócio. Com a automação da cadeia, os processos ficam mais eficientes, eliminando os atrasos de pagamentos aos fornecedores e garantido total visibilidade ao time sobre cada uma das etapas que as notas percorrem.

4) Engajamento do time

Sem hora extra, sem trabalho manual e sem rotina burocrática. Parece impossível, não é mesmo? Mas é apenas a descrição do dia a dia de um time com os processos otimizados!

Retirar as tarefas manuais e desenvolver uma rotina estratégica é uma novidade que engaja qualquer time! Afinal, trabalho manual um robô pode fazer, agora a elaboração estratégica depende dos humanos. 

Mas pera aí… E como eu otimizo os processos da minha empresa?

É preciso ter em mente que a otimização de processos não é tão simples… Não basta adotar uma tecnologia e pronto, problemas resolvidos! Otimizar a área fiscal, que normalmente é a mais complexa da empresa, não acontece do dia para a noite, é necessário um trabalho constante e estratégico de repensar todas as etapas.

É nesse ponto que entra a V360! Nosso produto automatiza toda cadeia Req2Pay, ou seja, o processo fiscal de ponta a ponta. Mas, vamos além disso! Nossa entrega não é apenas implementar a ferramenta que automatiza o ingresso fiscal, é também a construção recorrente do nosso time com a empresa para repensar todo o processo. Assim, elaboramos as melhores e mais inovadores estratégias para otimizar a cadeia ao máximo e garantir que as etapas fiquem claras e bem definidas.

Esses são são alguns pontos de atuação do V360:

  • Integração completa com qualquer ERP;
  • +40 validações, com possibilidade de padronizar de acordo com necessidade;
  • Portal de fornecedores com total visibilidade do processo para todas as partes envolvidas;
  • Captura dos mais diversos tipos de documentos (SEFAZ, prefeituras, sites de concessionárias, e-mail etc);
  • +1.400 prefeituras catalogadas para ingresso automático de nota de serviço.

Assim, solucionamos os principais problemas fiscais, acompanhando de perto todo o processo, desde a implantação e treinamento do time até as dúvidas do dia a dia.

Com o V360, é possível a redução de 98.7% das multas e juros e até 99.6% de automação total do ingresso fiscal! Ambos os resultados baseados em cases reais de sucesso que obtivemos nas maiores empresas do Brasil.

Se conquistar esses resultados e otimizar os processos fiscais com uma solução inteligente interessa a sua empresa, solicite um business case gratuito e veja como podemos te ajudar.

A importância da automatização de processos

Automatização de processos: Qual a sua importância na gestão?

A tecnologia tem uma forte atuação em nossas vidas. É desnecessário lembrar sobre o uso dos smartphones e inúmeros aplicativos para as funções mais comuns da vida cotidiana. Por isso, é impensável que empresas ainda não utilizem extensivamente a tecnologia como aliada, especialmente para processos que necessitam de análise constante.

A automação de processos leva a inúmeros benefícios, que falaremos ao longo do artigo, mas talvez o principal deles seja a utilização de pessoas nas atividades de análise e tomada de decisão, ou seja, utilizando a tecnologia liberamos as pessoas para fazerem o que fazem de melhor.

A automação de processos está diretamente ligada à gestão empresarial, portanto, é certo dizer que seu uso implica diretamente na capacidade de gerenciamento e otimização de recursos. É graças a automação que as empresas conseguem dinamizar suas operações, além de se verem livres de gargalos que não deixam o dia a dia evoluir. A comunicação entre áreas se torna mais eficaz e menos infantil, diminuindo os “vai e voltas” de comunicados e pedidos entre equipes.

A automação auxilia, ainda, a evitar que problemas de planejamento aconteçam, deixando claras as oportunidades de melhorias em vários momentos do fluxo implantado. Afinal, um processo automatizado tende a gerar dados e informações de forma mais rápida e tempestiva.

A importância da automatização de processos para sua empresa está presente em inúmeros sentidos, neste texto, vamos falar o seguinte:

  • Redução dos custos
  • Melhor gerenciamento
  • Otimização de tempo
  • Melhor administração do recurso humano
  • Maior ganho de produtividade e resultados

 

1 – Redução dos custos

A redução de custos é sempre uma prioridade para as empresas, que buscam otimizar recursos a fim de obter melhores desempenhos ao menor custo de operação possível.

Adicionado a isso, ainda temos que lembrar da velha máxima que nos diz que tempo é dinheiro. Neste sentido, a automação de processos é o caminho certo para quem quer economizar.

O motivo é simples: quando a tecnologia nos ajuda com processos, a produtividade aumenta e a chance de ocorrer erros é menor, principalmente em escala. Logo, não há perda com retrabalho.

 

2 – Melhor gerenciamento

Como falamos no início do artigo, a automação de processos está intimamente ligada com a capacidade de gestão de projetos e recursos – tanto financeiros quanto humanos.

Quando uma empresa pode contar com a automação de processos, sabemos que ela está conseguindo enxergar, de forma clara e objetiva, o funcionamento da corporação de forma holística.

Isso significa dizer que, graças à automatização, gerentes e líderes de negócio têm, em tempo real e rapidamente, inúmeras informações que levariam muito tempo para serem obtidas caso o processo fosse realizado manualmente.

 

3 – Otimização de tempo

O tempo é provavelmente o grande protagonista em torno da importância da automatização de processos. Afinal, quando realizada corretamente, a automatização de processos pode realizar de forma mais racional, objetiva e ágil uma tarefa que levaria muito mais tempo se feita por um colaborador.

No tópico anterior foi levantado o exemplo de informações gerenciais, como por exemplo na forma de relatórios. Enquanto um software consegue produzir um relatório de forma instantânea, uma pessoa levaria horas em apenas um.

O mesmo raciocínio poderia ser aplicado a cálculos, simulações, identificação de problemas e outra enorme variedade de situações. Independente do nicho de atuação, quando a empresa conta com uma automatização de processos, é certo dizer que ela está otimizando seu tempo ao máximo.

 

4 – Melhor administração do recurso humano

A automatização de processos tem outro benefício: ajuda a entender que o recurso humano deve ser alocado a atividades em que a análise humana é fundamental.

Mais uma vez, o gerenciamento eficaz tem um importante papel aqui. Saber onde alocar recursos e como tirar o melhor proveito dele é de suma importância para qualquer empresa.

A análise humana é inestimável e, por isso, não deve ser desperdiçada em funções que podem (e devem) ser substituídas por robôs ou softwares.

A capacidade humana deve estar inserida em funções que necessitem de criatividade, emoção e até mesmo insights. Pontos estes que nenhum robô é capaz de reproduzir.

Da mesma forma, quando os colaboradores são alocados em papéis que fogem do burocrático e mecânico, eles se sentem mais envolvidos e valiosos para a empresa.

 

5 – Maior ganho de produtividade e resultados

Quando unimos uma ferramenta ágil com colaboradores mais felizes e satisfeitos, é certo dizer que a equação terminará em um aumento significativo de produtividade.

Esse termo que todo mundo quer ter no vocabulário é facilmente alcançável quando o time consegue se dedicar às tarefas mais importantes e analíticas.

Quando há a automatização em processos demasiadamente repetitivos, conseguimos eliminar passos que antes engargalavam a empresa em um só lugar.

Consequentemente, conseguimos encontrar melhores soluções de forma mais rápida e, com isso, alcançamos resultados que estavam distantes anteriormente.

 

Conclusão

Como vimos ao longo do artigo, a automatização de processos é de suma importância para que a empresa saia do lugar e consiga atingir novos patamares de agilidade, produtividade e eficiência.

É através do automatização de processos, que ela consegue reduzir erros, melhorar métodos e dedicar a criatividade da equipe para encontrar novos caminhos para expandir.

E, em termos mais objetivos, a automação de processos é excelente para quem busca economizar recursos financeiros, principalmente em um momento de instabilidade na economia.

Fazendo mais com menos, o dinheiro e o tempo economizados podem ser alocados em outros setores com a finalidade de oferecer melhores serviços e desempenhos.