Como uma das maiores mineradoras do mundo aumentou em 8x a produtividade do ingresso fiscal

O DESAFIO

Nosso cliente, uma das maiores empresas do mundo do setor de mineração, tinha uma dor latente: o ingresso de notas fiscais de serviço. Este tipo de documento é emitido localmente através das prefeituras, e cada uma delas utiliza um layout diferente para o documento, o que dificulta muito a padronização e tratamento automatizado.

Basicamente, a empresa recebia as notas fiscais por e-mail (em PDF), e uma célula de tratamento validava os documentos a partir do pedido de compras (já cadastrado previamente no SAP).

Se o pedido estivesse correto, o responsável cadastrava manualmente os dados da nota fiscal no módulo de Contas a Pagar do SAP.

Se houvesse alguma divergência entre a nota fiscal e o pedido, o responsável tomava as ações cabíveis (ex: alterar o pedido de compra, solicitar ao fornecedor o cancelamento e reenvio da nota fiscal etc).

Porém, como esse processo era fundamentalmente manual, ele era penoso e demorado.

O time responsável era difícil de gerir e motivar pela natureza do trabalho, e muitas vezes as checagens não eram exaustivas, gerando risco financeiro e tributário.

Com um volume de quase 20.000 notas fiscais por mês e um processo majoritariamente manual, o impacto em produtividade era claro,
conforme mostram os números a seguir.

O desafio em NÚMEROS

0 %
De automação de Ingresso Fiscal
0 dias
Em média para ingressar uma Nota Fiscal
0 pessoas
Para cadastrar Notas Fiscais de Serviço
R$ 0 MM
De multas e juros por ano

Esses números, naturalmente, geravam um custo enorme para a companhia. Além disso, havia um alto volume de ligações dos fornecedores para acompanhar o status das notas fiscais, gerando ainda mais esforço interno e custos. A empresa já tinha tentado otimizar esse processo em duas ocasiões anteriormente, com diferentes abordagens:

#1 Contratou uma empresa para realizar o tratamento das notas fiscais, terceirizando o processo de padronização dos documentos para um formato único para ingresso. Entretanto, os documentos padronizados apresentavam muitas falhas de conversão, o que causava erros e retrabalho, aumentando apenas marginalmente o nível de automação do processo (de 0 para os 6% apresentados acima).

#2 Tentou automatizar o processo utilizando RPA (Robotic Process Automation). A iniciativa se concentrou nos layouts das principais prefeituras (pelo princípio de Paretto ou 80-20), porém a instabilidade do processo continuava gerando retrabalho.

A SOLUÇÃO em meio ao caos

Para solucionar este problema, a empresa passou a utilizar a plataforma V360 para o ingresso de notas fiscais de serviço.

Com isso, todo o processo passou a ser automatizado dentro da plataforma, como descrito na figura a seguir:

Medição de Serviço ou Recebimento Físico de Material

Captura do Documento
(Nota Fiscal, Fatura etc.)

Validação Exaustiva do Documento

Registro do Documento no Contas a Pagar

Acompanhamento e Antecipação de Pagamento pelo Fornecedor

Dessa forma, o próprio fornecedor passou a ter acesso à solução, onde ele realizava a medição de serviço num formulário padronizado, que era enviado via workflow para a área tomadora do serviço aprovar. Após a aprovação, ele pode emitir a nota fiscal, que é então capturada pelo V360 e validade automaticamente contra as informações do pedido, cadastro do fornecedor etc., além de validar os dados do fornecedor contra bases públicas (ex: simples nacional, CEPOM etc).

Em caso de divergência, a nota é automaticamente rejeitada para o fornecedor ou segue via workflow para tratamento interno das divergências (dependendo da divergência). Uma vez validada a nota fiscal, ela é automaticamente ingressada no SAP, com a MIGO e MIRO automática. Ao longo do processo, as principais divergências têm a causa raiz identificada e tratada, de forma a garantir a evolução contínua do processo.

O resultado em NÚMEROS

0 %
De automação de Ingresso Fiscal

Era 7%

0 minutos
Em média para ingressar uma Nota Fiscal

Eram 8 dias

0 pessoas
Para cadastrar Notas Fiscais de Serviço

Eram 44 pessoas

0 %
De redução em multas e juros por ano

Eram 12 milhões

A implementação do V360 solucionou de forma definitiva os problemas até então reportados no processo. Os números acima ilustram essa transformação.

Além desses resultados quantitativos, diversos outros benefícios puderam ser percebidos:

  • Redução drástica do número de ligações para acompanhamento do status da nota fiscal, uma vez que os fornecedores podem entrar no próprio portal e acompanhar o status em tempo real.
  • Armazenamento de todas as notas fiscais em um único lugar, com opção de busca por qualquer um de seus campos, garantindo o compliance com as exigências legais
  • Aumento da motivação do time, que passou a fazer atividades analíticas em vez de manuais
  • Melhor gestão do processo, através de dashboard de indicadores atualizado em tempo real

A implementação do V360 solucionou de forma definitiva os problemas deste e de diversos outros clientes. Não apenas grandes empresas, mas todos os tipos e tamanhos de negócios que precisam solucionar problemas de ingresso fiscal e pagamento de altas multas

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