O que é a antecipação de recebíveis e como fazer na sua empresa?

Antecipação de recebíveis: o que é e como fazer

A antecipação de recebíveis é uma ótima forma de pagar contas de curto prazo quando se está precisando de capital de giro em sua empresa. 

É necessário, claro, ter um planejamento e gestão para fazer a antecipação de recebíveis para não prejudicar a empresa já que essa é uma ação totalmente ligada ao fluxo de caixa. 

Vamos descobrir juntos o que é a antecipação de recebíveis, qual o momento certo de recorrer a ela e a melhor forma de utilizá-la sem prejudicar a saúde financeira da sua empresa.

 

O que é antecipação de recebíveis?

A antecipação de recebíveis é um recurso onde a empresa permite adiantar o recebimento de valores que só chegariam a ela mais para frente. 

Isso significa que, por meio desta operação, ela pode receber referente às vendas feitas a prazo, parceladas, cheques e em carnês antes da cobrança ser feita ao próprio cliente.

Com a antecipação de recebíveis, os valores referentes à essas operações de compra e venda são embolsados pela empresa de uma só vez. 

Essa é uma alternativa a ser usada em curto prazo, já que com o dinheiro em caixa a empresa pode cobrir despesas mais urgentes do seu negócio evitando, assim, a formação de dívidas que podem se tornar um problema no futuro. 

Por exemplo, digamos que você tenha uma pequena fábrica de calçados e que tenha feito uma grande venda que foi parcelada em 8x, sendo que o primeiro pagamento será apenas em 45 dias. Nesse caso, dependendo de como esteja a situação financeira da sua fábrica, esse parcelamento pode resultar em menos recursos no curto prazo e em capital de giro insuficiente para pagar as despesas. 

Assim, é possível recorrer à antecipação de recebíveis para obter, de uma vez só, os valores a serem pagos pelo cliente. Dessa forma, esse dinheiro poderá ser usado para pagar contas e compromissos fiscais.

 

Vantagens da antecipação de recebíveis:

A empresa recebe um dinheiro que seria dela de qualquer forma. Nessa modalidade, ela paga juros menores do que se contratasse um empréstimo, por exemplo. 

Com juros menores, acaba sendo mais tranquilo e válido para as finanças da empresa e do próprio empreendedor.

Essa antecipação costuma ser mais fácil de contratar e oferecer maior segurança à instituição financeira do que um empréstimo para o capital de giro, o que ajuda sobretudo as micro e pequenas empresas. 

 

Antecipação de recebíveis ou empréstimo?

É preciso compreender a diferença entre antecipação de recebíveis e empréstimo. Isso é fundamental para que você escolha a opção mais adequada ao seu negócio.

Em toda oferta de crédito, a instituição financeira faz uma avaliação do risco do contratante não pagar sua dívida.

No empréstimo, o gestor recorre à instituição financeira para embolsar um dinheiro que não é dele. Como o próprio nome diz, ele pega emprestado um valor que, depois, deve ser devolvido com taxas de juros. A dívida pode ser paga em uma única vez ou de forma parcelada.

Nesse caso, a instituição financeira avalia a nota de crédito do solicitante e determina se concederá o empréstimo e com qual taxa de juros o fará.

A desvantagem é que, ao final, a empresa terá pago um valor muito mais alto do que embolsou devido aos juros, que são proporcionais ao período estipulado para a quitação dos valores e relativos ao grau de confiabilidade da empresa contratante.

Já na antecipação de recebíveis, a empresa embolsa um valor que será dela em breve. E nesse caso, o risco de inadimplência é muito reduzido.

Então, para a instituição financeira, a avaliação é de que o cliente terá condições de pagar pelos valores tomados. Para o contratante, o resultado são juros e taxas inferiores.

 

Mas qual dessas modalidades é a melhor opção? Na prática, aquela que tiver o menor custo para a empresa.

De um modo geral, a antecipação de recebíveis dá mais segurança às duas partes. Por um lado, o empreendedor mostra que tem condições de quitar a dívida. Por outro, a instituição financeira tem condições de cobrar menos pelo risco.

Trata-se, portanto, de um recurso rápido, que pode ser utilizado em casos de emergência.

 

Sempre que possível, opte pela antecipação de recebíveis, porque ela sai por um preço mais baixo.

 

Já o empréstimo, por sua vez, é mais arriscado por envolver taxas de juros mais altas. Os riscos do empreendedor comprometer seu fluxo de caixa são maiores, já que não há necessariamente entradas de recursos programadas para a quitação.

Dessa forma, sem uma boa gestão, o empréstimo pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça para o gestor. Então, ele precisa ser evitado sempre que possível.

Sendo assim, o empréstimo é uma opção para quem não tem valores a receber, mas precisa pagar alguma conta da empresa. Também pode ser uma opção para quitar dívidas com juros ainda maiores.

Mas cuidado: a contratação do serviço só deve ser feita se o empreendedor tiver certeza que conseguirá pagar a dívida.

Também é possível citar o financiamento para a expansão dos negócios ou para a criação de um novo empreendimento. A compra de uma máquina cara, por exemplo, pode ser feita por meio de recursos emprestados, que vão se materializar em uma fonte de faturamento.

Antes de escolher o melhor recurso para sua empresa, lembre-se de avaliar todas as condições oferecidas pela instituição financeira, para não ter surpresas ruins mais tarde.

 

Quando recorrer à antecipação de recebíveis

Basicamente, o gestor deve recorrer à antecipação de recebíveis quando não tem capital de giro suficiente para manter as obrigações diárias do negócio. Nesse caso, o recurso cobre as despesas mais urgentes para que a empresa não interrompa a produção nem deixe de pagar fornecedores e funcionários.

Muitas vezes, pequenas empresas fecham negócios com clientes grandes, que pedem prazos maiores para pagamento. É possível, em situações assim, que o vendedor veja uma oportunidade de lucros, mas não tenha uma situação financeira tão tranquila e vislumbre dificuldades por não receber imediatamente pelos seus produtos.

Nesse caso, a melhor estratégia é traçar um plano adequado, que permita entender quanto dinheiro a empresa precisa para manter tudo em ordem até o recebimento. Assim, o empreendedor tem a certeza de que precisa (ou não) tomar crédito.

É preciso salientar que esse tipo de situação deve ser eventual. Recorrer à antecipação de crédito com frequência é um sinal de que você não está fazendo o planejamento financeiro e a gestão do fluxo de caixa de maneira eficiente. E nenhum negócio sobrevive por muito tempo sem essas duas ações.

Não conte com esse dinheiro como se ele fizesse parte parte do caixa todos os meses para evitar ter que contratar o recurso com frequência.

Sendo assim, a antecipação não deve fazer parte do seu planejamento mensal, e sim ser considerada um suporte eventual para a sustentação de suas atividades.

Separar as contas pessoais das contas da empresa é algo primordial na gestão de seu empreendimento. Muitos empreendedores que estão iniciando seus negócios cometem o erro de misturar ambas as contas e acabam prejudicando as finanças de seu negócio.

É essencial não contar com o dinheiro da antecipação para pagar dívidas individuais que não dizem respeito ao empreendimento.

 

Como fazer a antecipação de recebíveis

O primeiro passo para fazer a antecipação de recebíveis é analisar taxas de juros cobradas pelas instituições financeiras referentes à operação. Faça um mapeamento das condições oferecidas por cada uma, de modo a identificar a situação mais benéfica para o seu negócio.

É importante saber que, para conceder a antecipação, a instituição analisa o histórico do cliente e a solidez da empresa, a fim de verificar se há casos de inadimplência ou restrições no nome.

Muitas delas apresentam algumas tarifas e taxas para empresas no próprio site. Esses números podem servir de referência para que você selecione, entre elas, as que tendem a cobrar menos pelo crédito.

Para uma análise mais precisa, vale a pena conferir o site do Banco Central, que traz relatórios mensais com as taxas de crédito cobradas pelas instituições financeiras do país. No portal, você pode já selecionar o tipo de crédito desejado pela empresa.

Não se apegue demais a esses números. É necessário conferir de perto qual é a realidade das taxas, pois elas podem variar de acordo com a análise de crédito da sua empresa e de outros fatores que não constam no relatório do Banco Central.

Por isso, converse com o gerente da sua conta, se o seu banco atual estiver entre aqueles com taxas mais baixas, melhor ainda, pois você já possui um relacionamento com a instituição financeira e pode, assim, apresentar histórico de bom pagador mais facilmente.

 

Como usar a antecipação de recebíveis

É muito perigoso antecipar um recebível sem ter uma ideia muito clara do que você vai fazer com o dinheiro. Por isso, planejamento é a palavra-chave.

Esse planejamento deve abranger os meses posteriores à antecipação. Afinal, você não poderá contar com o dinheiro que seria recebido mais tarde.

Dessa forma, faça uma projeção do caixa nos meses seguintes para ter certeza se o montante antecipado não fará falta. 

Nesse momento as planilhas são grande aliadas para que tudo seja anotado. Nós, da v360 podemos te ajudar, na nossa plataforma você terá tudo na palma da mão, desde a parte tributária até contas a pagar. Fale com nosso time e vamos crescer juntos.

Como funciona o Compliance Fiscal e por que você deveria se preocupar com ele

Compliance Fiscal: Como funciona e porquê você deve se preocupar

Como já vimos, a automação de processos é algo importante para as empresas. Uma vez que ela consegue reduzir os erros, é possível melhorar os métodos e dedicar a equipe para novos serviços e funções.

Quando falamos de automação de notas fiscais, pressupõe-se que um processo que antes era demorado e demandava muita atenção,  agora é  ágil e fácil. 

Para não surgir mais nenhum tipo de dúvida, vamos entender melhor sobre Compliance Fiscal.

 

O que é Compliance Fiscal?

Compliance é uma palavra da língua inglesa que tem origem no verbo “to comply” que significa ‘agir de acordo com uma regra’. O compliance pode ser aplicado em diferentes áreas e situações, como por exemplo na área jurídica, trabalhista, empresarial e fiscal.

No ramo empresarial, o compliance ficou muito conhecido com o significado de achar as melhores formas de executar um trabalho específico.

Geralmente, o compliance fiscal atua de forma preventiva, ou seja, auxiliando na adoção de formas corretas de cumprimento das obrigações tributárias ao diminuir riscos e adequar a empresa às legislações.

Os diversos tributos a serem pagos, normas a serem seguidas e inúmeras mudanças na legislação apenas comprovam a necessidade que uma empresa tem de criar normas práticas para o cumprimento de todas obrigações fiscais.

 

Porque devo aplicar o Compliance Fiscal?

Estar com a regulamentação em dia é uma questão de sobrevivência dentro do mercado. Apesar disso, quando esse trabalho é bem feito na execução das políticas fiscais e no monitoramento da operação, o seu negócio acaba gerando mais valor.

 

Acompanhamento e monitoramento das obrigações

Todo processo operacional está sujeito a falhas quando envolve ações humanas. Essas falhas, quando relacionados a algum tipo de controle fiscal, gera um grande impacto a organização. Por isso, um dos primeiros pontos positivos de estar em compliance é investir no monitoramento, que permitirá identificar e tratar as falhas a tempo.

Alguns dos problemas mais comuns que a prática do compliance ajuda a eliminar são:

  • emissão de Nota Fiscal (NF) com crédito indevido;
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) aplicado de forma incorreta;
  • emissão de NF sem ter tomado o devido crédito;
  • uso da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) inexistente ou errada, gerando tributação maior ou menor;
  • falha no cálculo da alíquota do ICMS.

 

Controle de entregas

Tão importante quanto prestar contas ao Fisco com informações corretas é fazer isso dentro do prazo estabelecido para cada tipo de movimentação financeira. Com complexidade das leis e o volume de mudanças e atualizações, o calendário fiscal de qualquer organização se torna cheio de datas a serem cumpridas.

Essa é uma das grandes vantagens de adotar práticas de compliance fiscal, ele garante a precisão das informações registradas e não coloca em risco o cumprimento dos prazos. 

É possível adotar medidas para facilitar esse trabalho, evitando que o Fisco seja sempre uma ameaça para o desempenho de cada setor.

Manter um planejamento e um cronograma atualizados é algo extremamente valioso para que os prazos deixem de ser inimigos da organização. 

 

Armazenamento e organização de documentos

Falar de armazenamento de documentos é sempre uma dificuldade. Com um volume tão grande de arquivos impressos e eletrônicos, é difícil mantê-los de maneira segura e, ao mesmo tempo, fáceis de encontrar.

O compliance, porém, tem como um de seus pilares principais a otimização do armazenamento e da organização dos documentos. Logo, é possível estabelecer critérios com base no planejamento de cada organização, facilitando o agrupamento de documentos em categorias.

Quando o prazo de um determinado documento expira, por exemplo, ele é transferido para outro arquivo junto aos registros mais antigos e menos acessados. Dessa forma, o acesso aos registros mais recentes pode ser feito com mais facilidade. 

Monitoramento das Certidões Negativas de Débitos (CNDs)

 

As CNDs são documentos que atestam a ausência de pendências fiscais de uma empresa ou indivíduo, assim como de boa conduta legal. Elas representam uma importante garantia de adequação às leis e normas. 

A adoção de práticas de compliance favorece um monitoramento mais rigoroso das CNDs. Tão importante quanto manter a conformidade com o Fisco é ter em mãos os documentos que atestam isso.

 

Alinhamento das obrigações com colaboradores e parceiros

Uma política de compliance funciona como um mecanismo de alinhamento das expectativas da empresa com os seus colaboradores e parceiros. 

A participação coletiva é um grande diferencial para evitar problemas com o Fisco.

 

Saúde financeira e jurídica da empresa

Uma organização que passa por problemas de conformidade fiscal pode sofrer para manter o seu planejamento. Isso pode ser evitado com as práticas estabelecidas pela política de compliance. 

Para complementar, a organização se mantém protegida contra ações jurídicas que poderiam não só causar mais prejuízo financeiro como abalar a imagem da empresa.

 

Valorização da marca

No mercado atual, o estabelecimento de parcerias está cada vez mais sujeito à confiabilidade de ambas as partes. 

O compliance bem executado é um importante aliado para valorizar a marca e garantir a confiança dos parceiros comerciais, clientes, fornecedores etc. 

Essa valorização da marca também é um critério importante para ser bem avaliado por instituições bancárias durante a análise para concessão de crédito. Por isso, mesmo estratégias de expansão dos negócios passam pela necessidade de estar em conformidade fiscal.

 

Mas, afinal, como faço para implantar essa política de compliance em minha empresa?

 

Como implementar na sua empresa.

O Compliance significa manter a sua empresa em dia com as suas obrigações fiscais. Por conta disso, para adotar o Compliance é necessário implementar diversas ações e procedimentos que irão viabilizar esse processo.

Para começar o processo de compliance, é preciso definir uma política, a forma que irá ser feita a metodologia, a estruturação das regras, normas e práticas que irão orientar os processos dentro da companhia.

Cada empresa irá montar a sua política de acordo com as particularidades de cada organização.

Depois que essa etapa estiver realizada, todos os processos serão acompanhados, calculados e monitorados antes das informações chegarem ao Fisco. Vale ressaltar que uma política de compliance efetiva busca guiar os colaboradores em suas rotinas de trabalho.

Na prática, algumas das ações que integram uma política de compliance, são:

  1. definição de um regime de tributação adequado; 
  2. escrituração correta dos documentos fiscais das empresas;
  3. elaboração de um controle de estoques fiel à realidade da empresa;
  4. preenchimento correto das informações nas obrigações tributárias acessórias;
  5. aproveitamento correto dos créditos;
  6. apuração correta da base de cálculo e aplicação precisa das alíquotas de cada tributo;
  7. manter atualizado o cadastro de itens de produtos da empresa.

 

O segredo para uma política de compliance efetiva é a execução de todas essas atividades de uma forma estruturada. 

 

Faça um bom planejamento tributário  

A criação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) promoveu a consolidação das diretrizes responsáveis por reger o sistema fiscal e tributário no país.

Porém, as regras fiscais variam conforme o regime tributário e o segmento de atuação de um negócio. Ter um bom planejamento tributário é o primeiro passo para a implantação de uma política de compliance fiscal eficiente. 

A finalidade do planejamento tributário é desenvolver uma estratégia que permita a redução da carga tributária proporcionando um alívio nos custos para manter o negócio funcionando. 

Com o planejamento tributário é possível prevenir a incidência de um determinado tributo, reduzir o valor de tributos pagos ou mesmo retardar uma determinada obrigação. 

 

Torne a gestão dos documentos fiscais uma prioridade

O processo de compliance começa com a elaboração do planejamento tributário, e é sustentado através da gestão dos documentos fiscais da empresa. 

É importante sempre estar atento quanto à veracidade das informações contidas nestes documentos. 

Dessa forma, qualquer hipótese de erro, quer seja intencional ou não, é descartada e você consegue manter a sua empresa segura.

Como o cenário fiscal e tributário passa por muitas mudanças, o setor responsável por essa área acaba tendo que ser extremamente organizado para estar sempre ciente das mudanças a fim de organizar os documentos de forma segura e legal.

Lembramos, inclusive, que a melhor forma de organizar e armazenar esses documentos é através do famoso armazenamento na nuvem.

A gestão de arquivos digitais minimiza o risco de perda dos documentos, reduz custos com impressão e oferece uma forma de exercer um controle bem mais efetivo sobre as informações.

Dessa forma, a empresa ganha agilidade e garante estar se resguardando jurídica e financeiramente.

 

Esteja sempre preparado para fiscalizações

Ser fiscalizado a qualquer momento é um risco real e ter isso em mente faz toda a diferença. A conformidade precisa ser praticada todos os dias em cada processo e não ser tratada como algo esporádico. 

A essência do compliance fiscal é mantê-lo SEMPRE em dia com as obrigações. 

Não espere a Receita bater a sua porta para regularizar os processos internos do seu negócio. Procure manter os processos padronizados, os documentos fiscais organizados e se puder até invista em auditorias para averiguar a entrega das obrigações acessórias nos últimos anos.

 

Faça da tecnologia uma aliada

É importante seguir a risca a legislação e estar sempre atualizado. Por isso, não podemos deixar de mencionar como é importante ter na sua empresa uma ferramenta que te dê suporte tecnológico.

Com tantas mudanças na legislação, imagine ter que atualizar cada nova informação manualmente?

Contar com o suporte de uma tecnologia que te ajude a manter uma política de compliance através da gestão fiscal e tributária, deixou de ser um luxo, é passou a ser uma necessidade. Existem soluções tecnológicas no mercado que realizam este trabalho de forma bem mais prática, rápida e segura.

Apesar de ser possível fazer tudo isso sozinho, o mais indicado é fazer pesquisas, buscar ferramentas que se adequem a realidade da sua empresa e que te ofereça suporte sempre que necessário.

Como a automação de processos ajudam com armazenamento do XML

Armazenamento de XML: Como a automação de processos pode te ajudar

Mesmo hoje em dia, ainda existem empreendedores que não armazenam suas notas fiscais eletrônicas. Alguns por acharem que elas ficam armazenadas junto ao Sefaz, outras por acreditarem que seu contador fará esse serviço de armazenamento. 

Ainda tem aqueles que acham que por emitirem poucas notas fiscais, não precisam fazer o armazenamento.

 

O que são XMLs?

XML é o formato do arquivo da Nota Fiscal eletrônica (NFe).

O formato XML segue um padrão de escrituração fiscal nacional e, diferente do DANFe, não acompanha informações sobre a mercadoria negociada, essas notas são disponibilizadas para consulta do próprio fornecedor.

Algumas das informações que constam no XML da NFe:

  • Nota Fiscal eletrônica: número, data de emissão, data de saída/entrada, série, modelo e valor total;
  • Emitente: CNPJ, nome e razão social, inscrição estadual, endereço, código do município e da ocorrência do fato gerador do ICMS;
  • Destinatário: CNPJ, inscrição estadual, nome e razão social;
  • Produtos e serviços: descrição, unidade comercial, quantidade e valor;
  • ICMS: base de cálculo, valor do frete, substituição, valor dos produtos, valor do seguro, PIS, IPI e Cofins;
  • Transporte: CNPJ e endereço do transportador, modalidade de frete, dados do veículo (RNTC e placa) e dados do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
  • Cobrança: forma de pagamento e endereço;
  • Dados adicionais: fonte de impressão Danfe e outros dados de interesse do contribuinte.

 

Por que fazer a armazenamento da NFe?

Para começar, o armazenamento do XML da NFe é obrigatório para o fornecedor e para o comprador. Esse armazenamento deve ser de, no mínimo, 5 anos, já que este arquivo é necessário em caso de troca de um produto e, até mesmo, quando solicitado pela Receita Federal.

Quando não se armazena o XML, pode haver a incidência de multas e, por conta disso, o mais inteligente é fazer o backup desses documentos para prevenir  multas quando (e se) a Receita Federal solicitá-los.

Quer saber mais sobre a automação de nota fiscal? Leia este artigo

Logo, de acordo com o 6º parágrafo do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente tem a obrigação de disponibilizar para download ou fazer o encaminhamento do arquivo digital da nota fiscal eletrônica e seu protocolo de autorização ao comprador.

 

Desvantagens que um processo manual traz para o XML

O processo de preenchimento de NF-e é um pouco demorado por conta de algumas particularidades, por isso, emiti-las manualmente acaba sendo um pouco desvantajoso para as empresas.

 

Excesso de burocracia para a emissão

Preencher manualmente nota por nota cada vez que é recebida uma mercadoria ou prestado um serviço acaba sendo um processo que demanda bastante tempo de um funcionário.

Além disso, muitos funcionário não sabem emitir essas notas e acabam fazendo de forma errada o que gera bastante dor de cabeça.

 

Lentidão na aprovação

Por ser um procedimento obrigatório, sempre que ocorre a efetivação de uma operação deve-se gerar o documento fiscal. O processo de liberação, no entanto, é lento e pode comprometer o seu negócio.

 

Limitação dos produtos e serviços que podem constar em nota

Não é todo produto e/ou serviço que pode constar na nota fiscal, e essa lista é atualizada frequentemente. Quando feito manualmente, a conferência deste produto ou serviço acaba sendo um fator que atrasa o preenchimento.

Quando se usa alíquotas diferenciadas que não são objeto de operação da empresa, pode-se cair na malha fina, gerando multas pelo Fisco.

 

Falta de atualização

Quando feita manualmente, alíquotas, base de cálculo, isenções, tributos incidentes e demais informações que devem compor uma nota fiscal acabam tendo problemas.

 

Quais os benefícios da automação de processos para o XML

O arquivo XML da NFe foi criado com o objetivo de integrar informações, diminuir custos com papeladas fiscais e agilizar os processos que antes demandava muito tempo de um profissional.

Com a automação, os recursos da empresa podem ser direcionados para outras melhorias de serviço prestado e para o aumento de produção.

Outra vantagem das plataformas de armazenamento de XML é que elas permitem que os documentos fiscais fiquem mais organizados, podendo ter um controle diário de tudo e extrair relatórios a qualquer momento desejado.

Com isso, o contador da empresa consegue ter toda e qualquer informação necessária para que não haja um retrabalho da equipe, e nenhum tipo de multa, juros ou impostos desnecessários.

 

Algumas vantagens da automação de notas fiscais

Gerar redução de custos

A principal vantagem é a redução dos custos. Ao necessitar de menor mão de obra para a emissão das notas, o processo é agilizado e os custos com pessoal diminui.

 

Evitar possíveis juros e multas

Como a emissão é automática, fica sendo praticamente impossível haver algum tipo de erro ou esquecimento. Dessa forma, não há nenhum tipo de multa ou juros por atrasos, por exemplo.

 

Melhor gestão e controle

Com a automação há um maior controle sobre os prazos e pagamentos, sendo evitados atrasos, repetições de pagamentos de impostos e outros.

 

Aumento na segurança de dados

As plataformas de automação de dados realizam comunicação automática com os órgãos fiscalizadores, usando uma série de medidas de segurança como tokens de acesso, certificado digital e outros.

 

Cálculo automático de impostos

O cálculo correto dos impostos, quando a emissão é feita manualmente, pode ser uma dor de cabeça, mas isso é um grande benefício da automação, já que todos os cálculos são automáticos.

Os sistemas reúnem todas as informações referente a nota (desde o serviço até tributos e alíquotas) fazendo o cálculo automático.

 

Quer automatizar seus processos de armazenamento de XML? Fale com um de nossos consultores que teremos um prazer enorme em te ajudar!

Como a automação de processos pode evitar problemas fiscais?

Como evitar problemas fiscais com a Automação de Processos

O Brasil é um dos países que possui um dos sistemas tributários mais complexos do mundo e é claro que lidar com tanta burocracia não é uma tarefa fácil.

Quando surgem problemas fiscais dentro das empresas, é necessário bastante esforço e mão de obra para que tudo fique resolvido, além de que, muitas vezes pode afetar também o financeiro na companhia.

Essa alta burocracia, resulta em muitas modificações e atualizações das leis tributárias, fazendo com que as pessoas que lidam com a parte fiscal de uma empresa estejam sempre  atentas e atualizadas. 

Já falamos aqui no blog sobre as automações das notas fiscais e como é importante aderir a essa prática. Hoje, vamos detalhar como evitar qualquer tipo de problema com as automações de processos.

 

Quais são os principais problemas fiscais

Cometer algum tipo de erro na parte fiscal de uma empresa, geralmente custa caro. Além de gerar diversas multas e ressarcimentos de tributos, ainda pode prejudicar a imagem da empresa no mercado.

Evitar questões que possam trazer dor de cabeça é fundamental e, a melhor forma de fazer isso, sempre é conhecer seu inimigo. Mas quais são os principais problemas fiscais? Continue lendo.

 

Escolha incorreta do regime de tributação

O regime de tributação não irá dizer apenas os valores a serem pagos mas a complexidade das declarações e obrigações acessórias. Por conta disso, escolher o regime de tributação correto é uma tarefa de extrema importância para evitar problemas fiscais.

Quando se faz essa escolha equivocada, a empresa pode sofrer com uma contabilidade mais difícil, cara e até mesmo, desnecessária para seu tipo de negócio.

 

Falta de regularidade

Essa escolha incorreta pode afetar também a questão da falta de regularidade. Quanto mais difíceis e complexas, mais chances de a empresa fazer um envio incorreto.

Vale ressaltar que quando não há uma automação ou uma empresa especializada, as chances de ocorrer um preenchimento incorreto de documentos, como notas fiscais, aumenta.

 

Má gestão de documentos dificulta fiscalização

A maioria dos documentos fiscais necessitam ser guardados por anos, normalmente a faixa é de, pelo menos 5 anos de armazenamento. Eles irão servir como uma garantia que todos os trâmites estão sendo feitos de forma correta e legal. 

Para que esse armazenamento ocorra de forma correta, é necessária muita organização e uma metodologia. Nesse ponto, a automação também pode ajudar fazendo esse armazenamento automático e organizado para que nada se perca.

 

Falta de auditorias

Realizar auditorias periódicas é de extrema importância para que tudo esteja sempre atualizado e em dia. Assim, quando acontecer uma fiscalização não vai ter nenhuma irregularidade.

Essas auditorias são tão importantes pois caso algum erro tenha passado despercebido, é o momento de tomar ciência dele e consertar sem tomar nenhum tipo de multa do fisco.

 

Como a automação de processos pode ajudar a evitar problemas fiscais

Como dito algumas vezes ao longo do artigo, a automação pode facilitar muito uma organização, tirando o peso do trabalho manual relacionado às obrigações fiscais. 

Com a automação, algo que é demorado, trabalhoso e que exige uma expertise muito grande de quem está operando, se transforma em algo simples, rápido e prático.

Mas se ainda têm dúvida de como a automação pode te ajudar, vamos seguir.

 

Automatize a emissão das notas fiscais

Quando se automatiza a emissão de notas fiscais, se ganha diversos benefícios, sendo alguns deles:
– ganho de produtividade
– respeito às legislações
– redução de erros
– integração com os principais meios de pagamento

 

Centralizar informações

Quando se usa ferramentas de automação, todos os processos ficam centralizados em um mesmo ambiente.

Com isso, se torna possível interagir com outros setores, prevenindo divergências de informações nas operações do dia a dia. 

 

Maior controle de custo e receitas

O grande gargalo de qualquer empresa é o financeiro. Investir em soluções tecnológicas eficientes é fundamental para o sucesso das organizações.

Quando a plataforma de automação é integrada a gestão do fluxo de caixa, ela permite criação de relatórios financeiros, não só confiáveis como também assertivos.

O monitoramento de documentos fiscais é uma das tarefas mais importantes feitas pelos sistemas de automação em prol do controle financeiro e da automação de processos.

 

Praticidade para envio do eSocial

O eSocial é o sistema de escrituração fiscal digital das obrigações fiscais previdenciárias e trabalhistas. É uma ferramenta para consolidar as obrigações da área trabalhistas de uma empresa em uma única entrega. 

As informações ficam armazenadas de maneira detalhada, o que garante a confiabilidade dos dados transmitidos.

 

Envio fácil do Sped Fiscal

As plataformas de automação atuam como um facilitador para o envio da escrituração Sped, minimizando os custos desse trabalho. O Sped é uma obrigação referente à apuração de impostos, como o ICMS, IPI e outros.

Evita erros na hora do envio das documentações.

 

Redução de Custos

A automação do processo fiscal proporciona a relação brutal de tempo, fazendo com que a companhia possa reduzir diversas formas de custos. O tempo de trabalho dos colaboradores passa a ser mais bem aproveitado, dispensa novas contratações e permite operar com equipes reduzidas.

 

Melhor integração sobre as tarefas

Maior integração entre as diferentes tarefas e processos realizados pelos setores envolvidos nos processos fiscais.

O próprio sistema indica quais funções devem ser cumpridas, em qual ordem e o que precisa ser coletado.

Isso diminui atrasos por falta de comunicação entre colegas ou até atrasos por falta de informações.

 

A V360 pode te ajudar a automatizar a sua empresa de modo que a adaptação a esse novo modo de trabalho seja mais simples. Fale com um de nossos especialistas.

O que é automação de notas fiscais e como fazer na sua empresa

Automação de notas fiscais: o que é e quando colocá-la em prática

A automação de processos é algo muito importante para as empresas. Graças às automações, os processos que normalmente seriam demorados e complexos podem ser finalizados de forma rápida e segura. Com as notas fiscais não é diferente, e nós vamos entender um pouco mais sobre este assunto no decorrer deste artigo.

 

Você encontrará neste artigo:

  • Porque automatizar processos
  • O que é a automação de notas fiscais
  • Quando colocar em prática a automação de notas fiscais
  • Benefícios da Automação das Notas Fiscais
  • 5 erros na hora da emissão de notas fiscais 
  • 3 dicas para a gestão de notas fiscais 

 

Por que automatizar processos?

Se você é dono de uma empresa, já deve ter se perguntado o porquê de contratar uma empresa de automação de serviços. A resposta para essa pergunta se dá por diversos motivos, sendo os principais: 

  • redução dos custos
  • melhor gerenciamento
  • otimização de tempo
  • melhor administração do recurso humano
  • maior ganho de produtividade e resultados

 

A automação de processos é ótima para que a empresa consiga ser mais ágil, produtiva e eficiente. Uma vez que ela consegue reduzir os erros, é possível melhorar os métodos e dedicar a equipe para novos serviços e funções.

 

O que é a automação de notas fiscais

A automação de notas fiscais é quando se emite documentos de forma automática, por meio da nota fiscal eletrônica de produto, nota fiscal de serviço eletrônica e nota fiscal de consumidor eletrônica. 

Com esse serviço, não é necessário que uma pessoa fique na função de digitar os dados da venda ou de utilizar os sistemas das prefeituras e das secretarias da fazenda.

Quando se automatiza as notas fiscais, este trabalho que, em geral, é demorado, exige atenção e que é propício a erros, se torna rápido, simples e seguro.

 

Quando colocar em prática a automação de notas fiscais

Mas quando saber que está na hora da sua empresa contratar uma automação de notas fiscais? 

É muito característico de cada negócio quando é a melhor hora para escolher a automação das notas fiscais, mas apesar disso, existem alguns pontos em comum que podem ser analisados e que ajudaram na tomada de decisão. 

Se a sua empresa já faz mais de 5 vendas por dia, já é cabível a automação de notas fiscais, já que com esse número diário de vendas, serão emitidos, mais ou menos, 100 documentos mensalmente. 

Em uma conta rápida, se gasta-se 4 minutos por nota fiscal, são 400 minutos (quase um dia de trabalho) que aquele profissional estará dedicando somente para a emissão das notas.

Isso sem contar que após o preenchimento de todas as informações da venda, é preciso enviar e-mail para os clientes, dentre outras tarefas. Logo, é preciso de muito tempo para esta função. 

É por conta disso, inclusive, que muitas empresas utilizam um funcionário somente para esta tarefa. Porém, a repetição incessante da mesma tarefa pode gerar erros que não aconteceriam se o serviço fosse automatizado. 

Logo, pode-se dizer, que com mais de 5 vendas por dia, uma empresa já está apta a automação de notas fiscais.

 

Benefícios da Automação das Notas Fiscais

Já vimos quando é a hora de se escolher pela automação de notas fiscais e agora vamos conhecer melhor os benefícios de escolher este caminho.

 

Ganho de Produtividade

A automação de tarefas é algo essencial dentro de uma empresa que quer ser mais produtiva. 

A automação de notas fiscais eletrônicas ajuda com que você seja mais produtivo, pois não será preciso preencher dados e enviar documentos para os clientes individualmente.

Além disso, no caso das notas fiscais, as plataformas de automação ainda se responsabilizam pelas tentativas de emissão da nota, caso haja alguma instabilidade na prefeitura ou secretaria da fazenda. Quando há essa instabilidade, se a sua empresa não tem uma automação, pode ocorrer a perda de prazos de data de emissão, tendo a empresa que arcar com multas e juros.

 

Respeito às legislações

O Brasil é, de acordo com o Banco Mundial, o país mais burocrático do mundo! 

Com a automação de notas fiscais, não é preciso se preocupar com as diversas regras tributárias, por exemplo, ou com o layout que foi modificado. Todas essas burocracias se tornam, automaticamente, responsabilidade do seu parceiro de automação.

 

Redução de erros

Como sabemos, a nota fiscal precisa conter todos os dados da venda. Dentre eles: NCM, inscrição estadual, CFOP, endereço do remetente e muitos outros. Logo, qualquer número que seja digitado errado é capaz de impossibilitar a emissão da nota ou o pagamento de impostos.

Quando se utiliza da automação, é necessário, somente, configurar o perfil da sua empresa na plataforma  em seu primeiro acesso e a ferramenta de automação irá realizar todo o procedimento. Dessa forma, é possível reduzir os erros e suas consequências.

 

5 erros na hora da emissão de notas fiscais 

Como falamos anteriormente, o Brasil é um dos países mais burocráticos e isso dá margem a maior possibilidade de erros. Vamos falar dos 5 erros mais comuns em relação a notas fiscais para que você fique atento e não caia neles.

 

Utilizar um certificado digital menos produtivo

O certificado digital identifica uma pessoa física ou jurídica. É ele que valida as informações contidas em contratos e em notas fiscais e é assim que a fiscalização tem garantia de que os dados presentes nesses documentos são válidos. 

Muitos municípios pedem um certificado para que seja possível emitir notas fiscais, garantindo maior segurança e integridade no processo de assinaturas de NF-e, evitando possíveis fraudes.

Existem alguns modelos de certificados, sendo os principais A1 e o A3.

O certificado A1 é digital e é instalado no seu computador ou no emissor de nota fiscal automática. A sua validade é de 1 ano.

Já o certificado A3 é físico, como um token ou um pendrive. Ele tem validade de 1 a 3 anos, e precisa ser inserido na sua máquina em todas vezes que for utilizá-lo.

O certificado A1 é a escolha certa para quem deseja ter mais autonomia na rotina. Além de ser mais seguro (pois é possível fazer um backup na nuvem e utilizá-lo a qualquer momento e em qualquer lugar), ele permite a automação de notas fiscais, sendo a melhor opção para empreendedores que desejam essa automação.

Já o certificado A3 precisa ser carregado a todos os lugares para que seja possível assinar documentos, entrar em portais do Governo e emitir notas. Sendo assim se ele ficar na empresa e você precisar usar em casa, isso não será possível.

 

Não armazenar os documentos fiscais

Todo XML (versão digital da nota fiscal propriamente dita) de nota fiscal eletrônica emitido pela sua empresa deve ser armazenado por, pelo menos, 5 anos. 

Cometer o erro de não armazená-los é algo perigoso, pois, o Fisco pode solicitá-los a qualquer momento em casos de fiscalização.

 

Emissão Manual de Nota Fiscal

É algo que pode fazer sentido no início de sua empresa, mas com o passar do tempo este processo se torna confuso e um tanto caótico. 

Imagine você, o trabalho que demandará para informar os dados de centenas de vendas.

Chega uma hora que a automação é a melhor solução, além de agilizar o processo é um passo importante para o crescimento da empresa.

 

Agrupar todas as vendas de um mês em uma única nota fiscal

Infelizmente, esse é um erro comum que pode causar muitos problemas, independente do tipo da sua empresa. 

Ao emitir uma nota fiscal com o valor total das vendas de um mês inteiro, ou uma semana, você pode ser autuado pela fiscalização. Seu cliente tem o direito de receber UMA nota fiscal para CADA compra realizada.

 

3 dicas para a gestão de notas fiscais 

Agora que você já conhece alguns dos principais erros em relação a emissão de notas fiscais, vamos a algumas dicas.

 

Armazenamento seguro das NFes

A lei prevê o armazenamento dos arquivos XML das notas fiscais eletrônicas por, pelo menos, 5 anos. É importante ter a garantia de que esses documentos estão guardados de forma segura a fim de evitar multas e sanções para a sua empresa.

 

Compliance Fiscal

É importante garantir o compliance fiscal para que ocorra um bom andamento de qualquer negócio. Estando dentro dos conformes, o risco de multas e tributações diminuem drasticamente. Além de contribuir para uma empresa eticamente responsável, protegida e transparente.

 

Software emissor de alta performance

Caso a solução fiscal da sua empresa não tenha alta capacidade de processamento, podem ocorrer erros durante a emissão das notas, e até lentidão no envio ao Fisco.

 

Lembre-se que documentos fiscais são necessários para que o negócio funcione mas que apenas emitir esses documentos, não é o suficiente. 

É necessário uma operação eficiente e agilidade nos processos para estar à frente da concorrência. 

Converse com nosso time de especialistas e venha conhecer a melhor automação de processos para sua empresa.

Recebimento Fiscal: descubra quais são os erros mais comuns e como evitá-los.

Como evitar erros no recebimento fiscal e quais são os principais?

O processo de recebimento fiscal é uma rotina comum nas empresas, seja para a execução de um serviço, ou até mesmo a compra de materiais. 

Este artigo tem por objetivo demonstrar quais são os principais erros cometidos na área de recebimento fiscal das empresas e, por sua vez, como evitá-los.

 

Mas o que é Recebimento Fiscal?

O processo de recebimento fiscal é a operação que ocorre quando uma mercadoria chega até a sua empresa através do fornecedor. Em geral, é feita a recepção do documento e os produtos são conferidos para que, a partir deste momento, o material adquirido possa ser usado na linha de produção da sua empresa.

Esse processo parece bem simples, mas na prática não é assim que funciona. Uma série de etapas acontece entre diversos setores da empresa – tributário, fiscal, financeiro, suprimentos e almoxarifado e se tratando de uma grande cadeia, muitos erros podem acontecer.

 

Quais são os erros mais comuns na área de Recebimento  Fiscal?

 

Falta de verificação a nota fiscal quando a mercadoria chega à minha empresa

Ao adquirir uma mercadoria, muitas corporações não se preocupam em confirmar se a nota fiscal recebida é válida ou se foi cancelada pelo fornecedor.

Na maioria dos casos, a checagem realizada é somente a física, conferindo se o número de mercadorias no caminhão corresponde à quantidade apontada.

O ideal é acessar as informações nos sistemas da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para analisar a validade dessa nota fiscal na hora que está recebendo a mesma. Para notas fiscais de serviços, a mesma informação geralmente pode ser encontrada no site da respectiva prefeitura.

 

Erro na escrituração da nota fiscal em relação aos impostos

Após a conferência da nota fiscal, podem surgir divergências na escrituração relacionadas à tributação dos impostos. Os casos mais comuns envolvem o código de situação tributária, a origem de mercadoria, a alíquota da tributação e a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).

Tenha certeza se o preenchimento está validado de acordo com o Fisco ou simplesmente foi aceito do jeito que o fornecedor enviou.

 

Controle do que foi (ou não foi) emitido contra a empresa

Você tem total controle sobre tudo o que foi escriturado ou emitido contra a sua empresa? Dentro da carteira é possível que existam fornecedores gerando notas frias com o seu CNPJ e você nem imagina!

Em muitos casos, o cliente além de não saber dessa emissão, a mercadoria nunca chega à empresa. Fique Atento, pois erros como esse podem causar autuações ou até multas graves para a empresa.

 

Muitos processos feitos de forma manual

Esse erro é mais comum do que gostaríamos. Ao tomar a decisão de desenvolver uma etapa do processo de recebimento fiscal de forma manual, a empresa sabe que está passível a erros.

Lembre-se: é um ser humano digitando, conferindo informações e divergências de uma infinidade de XMLs, tributos e declarações. E se valores forem inseridos com divergências? É sempre bom conferir duas vezes para evitar problemas com a Receita Federal.

 

Falta de auditoria nos processos

Quando conferimos cada ação, a chance de encontrar erros no processo é muito menor. Quando falamos de recebimento de documentos fiscais eletrônicos, existem três pontos-chave onde a auditoria faz a diferença, evitando erros, autuações e até multas. Sendo eles:

  • Depois da emissão da nota fiscal, checando o arquivo XML do fornecedor junto à SEFAZ.
  • A escrituração da nota fiscal dentro da empresa, confirmando o que foi escriturado.
  • A checagem do SPED, para confirmar se o que vai para o Fisco está mesmo correto.

 

Falta de tempo e colaboradores sobrecarregados

É comum a área fiscal e tributária sentir-se sobrecarregada, por exemplo, se a sua empresa recebe 500 notas por dia, não há como verificar se essas notas estão ou não corretas.

Logo, o processo é feito por amostragem, os erros vão surgir, mas – sem controle – eles serão notados apenas na hora de enviar o SPED ao Fisco, perdendo-se tempo de conferência.

 

Então, qual é a solução?

Estudos de mercado apontam a utilização de tecnologia como a principal tendência para superar esse desafio.  Com a implementação de inteligência artificial e automatização.

A verificação, escrituração, controle e auditoria serão  realizados por meio de um sistema, de acordo com as regras do Fisco, economizando tempo e diminuindo a margem de erros, tornando a empresa mais eficiente e produtiva.

Isso vale também para a diminuição do trabalho manual, direcionando profissionais para áreas mais estratégicas, e tirando a sobrecarga dos ombros dos colaboradores.

 

Como a V360 pode ajudar a sua empresa?

A V360 transforma seu processo de ingresso e antecipação de pagamentos a fornecedores, triplicando a produtividade, eliminando multas e gerando receita financeira.

A plataforma V360 automatiza a captura e o ingresso de todos os documentos, como: NFe, CTe, NFSe, faturas de concessionárias, notas de débito e muitos outros.

 

Contando com a ajuda de um sistema de automação, você irá:

  • ter maior controle de suas obrigações fiscais
  • evitar ou até mesmo eliminar erros e retrabalhos
  • contar com maior segurança das suas informações
  • possuir uma gestão eficiente de todos seus documentos

 

Além de todos os benefícios que só a V360 pode oferecer para a sua empresa, como:

  • Tributos e Recebimentos Fiscais: Redução no pagamento de multas e juros por atraso / recolhimento incorreto e aumento da produtividade em tributos e recebimentos fiscais.
  • Contas a pagar: Redução no pagamento de multas e juros a fornecedores por atraso de pagamento dentro do seu departamento de contas a pagar.
  • Suprimentos: Maior informação para negociação com fornecedores, de forma centralizada e de fácil acesso para sua área de suprimentos.
  • Tesouraria: Receita financeira a partir da antecipação de recebíveis com melhor utilização do caixa próprio ou via instituição financeira, o que pode ser um ganho para sua tesouraria.

 

Grandes clientes já utilizam a V360, fale com nosso time e vamos crescer juntos!